Como começar um novo consultório médico? Confira a checklist!

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Começar um novo consultório médico é um processo que envolve várias etapas e exige planejamento e organização. São vários os detalhes e burocracias que devem ser observados para que tudo esteja nos conformes quando o consultório começar a operar.

Para ajudar nesse processo, de modo que algumas etapas não sejam esquecidas, elaboramos uma checklist para guiar a abertura de novos consultórios médicos em 5 etapas.

Para obter um guia fácil de seguir sobre o que você precisa fazer, basta baixar a checklist abaixo (clique sobre a imagem para baixar em PDF) e ler as explicações detalhadas sobre cada etapa.

Acesse cada etapa:

Etapa 1: Prepare seu consultório
Etapa 2: Organize suas operações
Etapa 3: Compre software e equipamentos
Etapa 4: Defina fluxos de trabalho da equipe
Etapa 5: Promova seus serviços

Observe que esta checklist exclui algumas tarefas que todos que estão abrindo um novo consultório médico particular devem realizar no início, como a obtenção de licença médica estadual e a escolha de um local para o consultório.

Depois que essas tarefas estiverem feitas, você pode começar a marcar os itens de sua lista principal. Confira os detalhes para ajudá-lo em cada fase:

Etapa 1: Prepare seu consultório

Vamos repassar as tarefas envolvidas no início de seu novo consultório.

Determine o modelo de negócios e o tipo de estabelecimento

O primeiro passo é decidir que tipo de consultório médico você deseja operar. A seguir listamos alguns dos modelos de consultório ou clínica mais comuns para ajudá-lo a começar a pensar sobre suas opções:

» Consultório individual

Uma modalidade inicialmente mais simples para montar. Um médico trabalhando como autônomo precisa apenas conseguir um lugar, as licenças necessárias e pode começar seu atendimento. A dificuldade principal neste caso é criar sua base de pacientes. Pode ou não realizar procedimentos simples, dependendo da especialidade.

» Consultório com até 2 especialidades

Esta modalidade oferece alguns pontos de vantagem em relação ao consultório individual. Os custos iniciais para montagem do espaço são divididos com seu(s) sócio(s), demandando menor investimento. O marketing e divulgação também ficam mais fáceis, tendo mais médicos para atrair pacientes para o consultório.

» Clínica Popular

Modalidade que tem crescido muito recentemente, as clínicas populares apresentam a vantagem de conseguir grande número de pacientes rapidamente, devido aos valores mais baixos cobrados. Normalmente são multidisciplinares e de baixo custo. É mais comum que uma clínica popular realize alguns procedimentos, até pela maior variedade de especialidades oferecidas, mas não é regra.

» Clínica geral com procedimentos simples

Uma clínica já pensada para realização de procedimentos demanda maior planejamento e investimento, considerando espaço, equipamentos, materiais e insumos que serão necessários. A estrutura é maior e envolve mais médicos, além de outros profissionais da saúde, como técnicos, enfermeiros, etc.

Qualquer que seja a modalidade escolhida, é importante definir também se você irá trabalhar com atendimento apenas particular ou também fará atendimento por convênios médicos.

Cada modalidade de atendimento oferece diferentes vantagens, e a escolha de que tipo de estabelecimento abrir irá depender de seus objetivos e prioridades e do que planeja para sua vida profissional.

Abra uma conta bancária para o consultório

Depois de decidir sobre seu modelo de negócios, abra uma conta corrente para o consultório no banco. Manter suas finanças pessoais e do consultório separadas é um ponto indispensável para a organização financeira do seu negócio.

Esse também é um bom momento para avaliar se você irá contratar um contador para cuidar das burocracias de contabilidade do consultório e, se sim, pesquisar por um bom profissional e fechar o contrato de serviço.

Obtenha seu CNPJ, alvarás e outros documentos de formalização

Por fim, nesta etapa de preparação, você deverá obter todos os documentos necessários para a formalização do seu consultório, que incluem diversos alvarás, licenças e também seu registro de pessoa jurídica.

Se você contratou um contador na etapa anterior, ele é a pessoa ideal para ajudá-lo agora a obter todos os documentos necessários. Você também pode consultar nosso guia de formalização do consultório médico para auxiliá-lo nessa etapa:

» Guia para formalizar seu consultório médico

Etapa 2: Organize suas operações

Veja o que você precisa fazer para organizar as operações em seu novo consultório:

Faça um seguro de Responsabilidade Civil Profissional

O seguro de Responsabilidade Civil Profissional, que ampara contra erros médicos, é importante. Existe um enorme número de opções no mercado, com grandes variações de valor e de coberturas oferecidas. Então é importante pesquisar bastante e mesmo pedir aconselhamento profissional de um advogado para fazer a melhor escolha.

Enquanto você está pesquisando um seguro de responsabilidade médica, pergunte às operadoras se elas também oferecem cobertura de seguro de vida corporativa, saúde e invalidez e/ou pessoal, que podem ser outros seguros interessantes para seu consultório.

Estabeleça uma tabela de preços

Outra tarefa importante para organizar as operações do consultório é desenvolver uma tabela de preços, que é uma lista simples de todos os serviços que você oferecerá e o valor que cobrará por cada um. Uma das melhores maneiras de os profissionais médicos fazerem isso é ver o que outros médicos em sua área estão cobrando.

Peça a seus colegas uma cópia de suas tabelas de preços para obter alguns valores estimados e, em seguida, veja quais ajustes você deve fazer para pagar as contas.

Se credencie a convênios médicos

Para encerrar a fase de planejamento, você deve pesquisar o procedimento para se credenciar aos planos de saúde pelos quais deseja prestar atendimento. Como cada operadora tem seu trâmite próprio para o credenciamento, será necessário entrar em contato com cada uma para se inteirar dos requisitos e próximos passos.

De modo geral, há alguns documentos comuns que serão solicitados por qualquer operadora de plano de saúde, e você já deve tê-los preparados. Em nosso blog você pode consultar um artigo com mais informações sobre o credenciamento junto a convênios médicos:

» Como se credenciar a um convênio

Etapa 3: Compre software e equipamentos

A próxima etapa é adquirir os softwares, equipamentos e suprimentos médicos de que você precisa para os seus atendimentos.

Escolha um software médico

O site Software Advice conversou com milhares de médicos independentes nos Estados Unidos e, em um estudo dessas interações, descobriu que uma porcentagem significativa de médicos que pedem recomendações de software são aqueles que estão iniciando um novo consultório médico.

Muitos desses médicos disseram que gostariam de escolher um sistema de prontuário eletrônico para que possam ser “organizados e eficientes desde o início”. De fato, adotar o uso não apenas de prontuário eletrônico, mas de um software médico completo, que informatize todas as tarefas de seu consultório, é a melhor maneira de garantir eficiência, praticidade e organização para todos os fluxos de trabalho, da parte clínica à gestão.

Para fazer a melhor escolha de software médico, você pode consultar esses materiais em nosso blog:

» [CHECKLIST] Tudo que o melhor software para consultório médico tem

» [GUIA] 12 perguntas a fazer antes de escolher um novo software médico

Tenha uma ferramenta para controle financeiro

Controlar e acompanhar as finanças do seu consultório é indispensável para planejar o futuro e garantir o crescimento do consultório no longo prazo. Como dito, o ideal é que você tenha um software médico completo que integre também ferramentas de gestão, principalmente uma ferramenta de controle financeiro.

Como todos os serviços prestados em seu consultório serão registrados de alguma forma no software médico, é muito mais fácil traduzir isso em receitas a partir de uma ferramenta integrada que lance esses dados no módulo financeiro. Nele você poderá então lançar também suas despesas, e obterá assim relatórios e estatísticas completas sobre as finanças do consultório, como fluxo de caixa, informações sobre convênios e procedimentos mais rentáveis, etc.

Obtenha equipamentos e suprimentos médicos

Quando se trata de suprimentos, a frugalidade é uma boa ideia quando seu negócio está apenas começando. Não caia na armadilha da alta sobrecarga.

Existem várias peças de equipamento médico profissional que você pode obter por um preço muito inferior entrando em contato com médicos aposentados ou hospitais e clínicas com excesso de estoque.

Veja uma lista de necessidades comuns:

Equipamentos: mesas de exame, estetoscópios, otoscópios, monitores de pressão arterial, termômetro.
Hardware: impressoras, computadores, telefones, máquinas de cartão de crédito.
Suprimentos: pomadas, luvas, bisturis, seringas, gaze, lenços umedecidos antibacterianos.
Serviços: telefone, internet, limpeza.
Roupas: jalecos, uniformes da equipe, crachás, aventais de paciente.
Mobiliário: cadeiras, mesas, decorações, armários.

Etapa 4: Defina fluxos de trabalho da equipe

Confira a seguir as tarefas para organizar o trabalho da equipe de seu consultório:

Delineie as funções dos funcionários

Neste ponto, você deve ser capaz de dizer de quantos membros precisará em sua equipe para que seu consultório médico funcione.

Por exemplo, se você optar por não terceirizar o faturamento de convênios e esperar construir um grande painel de pacientes, você se beneficiará de um funcionário dedicado para lidar com o faturamento.

Além disso, uma secretária ou recepcionista que cuide dos agendamentos e de todo o gerenciamento da agenda, bem como da recepção e cadastro dos pacientes, é indispensável mesmo para os menores consultórios.

De acordo com sua especialidade e tamanho do seu consultório, você pode precisar ainda de outros profissionais, como uma enfermeira, ou mais pessoas trabalhando na recepção.

Defina exatamente quais serão as funções de cada funcionário para garantir que a equipe esteja cobrindo todas as necessidades do consultório.

Estabeleça as expectativas para a equipe

Sua próxima etapa é definir as expectativas para cada função antes do início do processo de contratação. Além disso, crie um manual do funcionário que reitere essas expectativas.

No manual, inclua as políticas do consultório médico (por exemplo, horários e frequência) e benefícios (por exemplo, opções de plano de saúde e auxílio alimentação). Reserve um tempo para organizar os benefícios que serão oferecidos e providenciar os serviços de folha de pagamento, se necessário.

Realize uma avaliação de risco de segurança

Ao descobrir os fluxos de trabalho da equipe, você também terá que lidar com questões de privacidade e segurança do paciente. Para estar em conformidade com a LGPD e com as regulamentações específicas do CFM, você precisará realizar uma avaliação de risco de segurança. A avaliação deve incluir a documentação do seguinte:

Uma visão geral de todas as informações de saúde protegidas que você cria, recebe ou transmite.
Uma lista de todos os locais físicos e/ou digitais onde essas informações são armazenadas ou mantidas.
Uma avaliação das medidas de segurança atuais em seu consultório médico.
Um resumo das possíveis ameaças e vulnerabilidades.
Uma avaliação da probabilidade de cada ameaça.
Uma determinação do impacto de ameaças potenciais.

Certifique-se de treinar sua equipe nas práticas recomendadas para evitar violações da LGPD. Além disso, verifique se o seu software médico inclui determinados recursos de segurança para fornecer proteção adicional.

Etapa 5: Promova seus serviços

A última etapa para inaugurar um consultório de sucesso é divulgar seus serviços e ganhar visibilidade no mercado.

Faça networking com colegas

Depois que toda a logística for tratada, é hora de começar a promover seu consultório médico para atrair pacientes. Uma das melhores coisas que você pode fazer é interagir com colegas, ingressando em uma associação médica ou participando de grupos e fóruns exclusivos para médicos, além de participar de conferências médicas e outros eventos da área.

Você poderá encontrar médicos de outras especialidades que podem encaminhar seus pacientes para avaliações complementares em seu consultório. Você também pode obter conselhos valiosos de colegas sobre como eles promovem seus próprios consultórios.

Certifique-se de pedir a ajuda de um mentor de confiança que já abriu um consultório ou clínica médica de sucesso. Muitos médicos não pedem ajuda e tentam fazer tudo por conta própria, mas os conselhos de quem já passou pelo mesmo processo podem ser valiosos.

Construa uma presença online

Ao divulgar seu consultório médico, é importante estabelecer uma presença online o mais rápido possível. Em uma pesquisa recente, pelo menos 65% dos pacientes norte-americanos relatam o uso de avaliações online como um primeiro passo para escolher um médico. E no Brasil, com o amplo uso da internet, o cenário não é muito diferente.

Crie um perfil em plataformas como o CatalogoMed para que os pacientes encontrem você facilmente. Além disso, invista também nas redes sociais, como Instagram e Facebook, que são cada vez mais utilizadas como ferramentas de busca por serviços.

Quando você já tiver uma base de pacientes, incentive que eles deixem avaliações sobre você em seus perfis, o que ajudará a atrair novos pacientes.

Participe de atividades na sua comunidade

Outra boa estratégia é envolver-se com a comunidade local. Isso o ajudará a estabelecer conexões pessoais com pacientes em potencial e divulgar o nome da sua clínica ou consultório.

Considere ser voluntário, fazer um discurso em reuniões da comunidade (por exemplo, a câmara de comércio local, grupos religiosos) ou organizar uma feira de saúde em um parque próximo.

Próximos passos

Esperamos que essa checklist para começar um novo consultório possa ajudá-lo a abrir um negócio próspero no qual você vai adorar trabalhar. Pode ser intimidante começar um novo negócio por conta própria, mas a liberdade que você sentirá quando tudo estiver pronto e funcionando pode fazer todo o trabalho valer a pena.

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