Gostou do artigo? Compartilhe!

Fluxo de caixa: faça o controle financeiro do consultório integrado ao software médico

A+ A- Alterar tamanho da letra
Avalie este artigo

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para fazer o controle financeiro de qualquer negócio, inclusive de consultórios médicos. Ele se refere ao fluxo do dinheiro no caixa da empresa, ou seja, ao montante de dinheiro recebido e gasto durante um período de tempo definido.

A grande importância está não apenas em saber ao certo quais suas fontes de renda e quais seus gastos no consultório, mas também na possibilidade de fazer projeções para períodos futuros a partir destes dados, facilitando a gestão financeira e o planejamento em prol da manutenção ou aumento dos lucros, para que continue sempre crescendo.

Para que de fato ofereça uma visão realista, é imprescindível a disciplina no registro de dados, pois todos os menores gastos e ganhos devem ser levados em conta. Valores que parecem insignificantes podem se somar e fazer diferença. Apenas a partir da criação de uma base de dados completa do caixa do consultório que a ferramenta de fato oferece seu valor: auxiliar nas tomadas de decisão quanto às finanças do consultório.

Saber o momento financeiro que você vive permitirá que você saiba os períodos certos para fazer novos investimentos, os períodos em que os gastos devem ser mais controlados, etc. Isso evita que você resolva fazer uma reforma no consultório, por exemplo, para só depois perceber que os rendimentos estavam caindo, de modo que ficará mais difícil pagar os gastos nos próximos meses. Assim como ajuda a perceber quando os gastos aumentaram muito e os rendimentos não acompanharam, significando que é hora de rever os valores cobrados pelos seus serviços.

Mas então, como de fato fazer o fluxo de caixa do consultório? Apesar da aparente simplicidade, fazer manualmente esse registro de todas as entradas e saídas de caixa, seja em um caderno ou mesmo em uma planilha no computador, pode se tornar trabalhoso e levar a esquecimentos, de modo que o registro não será completo. Uma ferramenta própria para esse tipo de registro pode ser de grande utilidade para economizar tempo e garantir a exatidão dos dados, principalmente se ela se integrar ao seu sistema médico, automatizando parte do processo.

No HiDoctor®, o Módulo Financeiro se integra ao software para que o lançamento de dados seja feito com apenas alguns cliques. Veja como funciona:

Lançamento de receitas

Os recebimentos podem ser lançados de forma prática através da agenda do HiDoctor® ou através das guias. Quando um compromisso é registrado na agenda, com seu valor informado, basta clicar no botão “Financeiro” para lançar a receita no módulo. Ele será aberto com as informações do lançamento preenchidas automaticamente, para você revisar e confirmar, sendo possível também preencher informações adicionais conforme desejar. O lançamento através de uma guia é feito da mesma forma, bastando selecionar a guia após criá-la e então clicar no botão “Financeiro” exibido na ficha.

Há dois pontos importantes de se observar ao fazer o lançamento: a indicação se o lançamento já foi pago e a seleção da categoria.

Receitas marcadas como pagas já são incluídas diretamente no fluxo de caixa, enquanto aquelas que ainda não tiverem sido recebidas ficarão na lista de pendências, entrando no fluxo de caixa apenas após a marcação do recebimento da quantia.

Já a seleção da categoria em que o lançamento se enquadra é importante para manter a organização das contas e poder realizar uma análise efetiva do seu fluxo de caixa posteriormente, sendo possível, por exemplo, identificar os convênios que mais geram receita, os procedimentos mais lucrativos, etc.

O lançamento de receitas também pode ser feito manualmente diretamente no Módulo Financeiro. Para tanto, basta abrir o módulo, clicar no botão na parte inferior da tela e selecionar a opção “Receita”. Para estatísticas mais completas, lembre-se de preencher todos os campos para os quais tiver as informações, como paciente, convênio relacionado, categoria, etc.

Lançamento de despesas

O lançamento das despesas é feito manualmente pelo Módulo Financeiro, da mesma maneira como é feito o lançamento manual de receitas: basta clicar no botão e selecionar a opção “Despesa”, preenchendo então os dados relativos ao lançamento.

Aqui também quanto mais campos forem preenchidos, mais completas serão as estatísticas geradas pelo sistema, com atenção especial para a informação da categoria a que a despesa pertence e para a marcação se essa despesa já foi paga ou não. Despesas que ainda não foram pagas também ficam na lista de pendências até que sejam assinaladas como pagas, para então serem incluídas no fluxo de caixa.

Repetição de valores recorrentes

Tanto no lançamento de receitas como no de despesas, é possível indicar a frequência com que aquele lançamento ocorre, de modo que ele seja registrado automaticamente no sistema de acordo com a frequência e repetições definidas.

Assim, você não precisa todo mês registrar a despesa com o aluguel, por exemplo, basta lançar a despesa uma primeira vez informando a frequência e o número de repetições que deseja programar. No caso do aluguel, seria selecionada a frequência “Mensalmente”, e configurado o número de repetições, que poderia ser 12, por exemplo, de modo que o aluguel para o ano inteiro estaria configurado, precisando realizar uma nova configuração apenas no próximo ano, após conferir se haverá ajustes no valor, etc.

O mesmo pode ser feito para receitas recorrentes, configurando a frequência e o número de repetições que desejar.

É importante lembrar que ao configurar lançamentos recorrentes, os lançamentos futuros sempre estarão na lista de pendências e deverão ser marcados como pagos a cada mês para que sejam incluídos no fluxo de caixa.

Pendências

A tela de pendências lista todos os lançamentos (receitas e despesas) que foram registrados, porém ainda não foram pagos. Quando você receber uma receita ou pagar uma despesa, basta selecionar o lançamento na lista de pendências e clicar no botão “Marcar como pago”, assim o lançamento será incluído no fluxo de caixa.

É possível visualizar as pendências da semana, as do mês e também apenas as pendências futuras ou as passadas. Isso auxilia para ter uma visão geral do que está mais próximo de vencer, do que já venceu e também de tudo que ainda tem a pagar ou receber, podendo ainda filtrar a visualização por conta, tipo de lançamento, paciente ou convênio.

Análise do Fluxo de caixa

A tela do fluxo de caixa é onde você verá comparativamente todo o dinheiro que está entrando e que está saindo do caixa da empresa, optando pela visualização diária, semanal ou mensal, e selecionando ver dados de todas as contas bancárias registradas no sistema ou apenas uma.

Aqui é possível perceber a importância da indicação da categoria de cada lançamento, pois as receitas e despesas são apresentadas exibindo a soma de cada categoria geral, dando uma visão das áreas de onde vêm os rendimentos e para onde vão os gastos. A linha de geração de caixa indica qual foi o balanço de cada dia / semana / mês, sendo este positivo quando houver mais ganhos e negativo quando os gastos forem maiores.

Analisar os três tipos de visualização é importante por causa disso; no início do mês, por exemplo, você pode ter vários dias de caixa negativo por ter várias contas a pagar, mas na visualização mensal irá perceber que nas demais semanas a receita foi maior, gerando um balanço positivo ao fim do mês.

Considerando ainda o saldo que possui disponível na(s) conta(s) bancária(s), o fluxo de caixa faz o acompanhamento do saldo remanescente ao fim de cada dia, semana ou mês, mostrando como anda a saúde financeira do consultório.

...

Realizando sempre a análise do seu fluxo de caixa, você pode manter um ótimo controle financeiro do consultório, percebendo quando os rendimentos estão caindo ou os gastos aumentando e buscando tomar providências, bem como percebendo os momentos prósperos que permitem novos investimentos e crescimento.

Algo essencial quanto ao controle financeiro é sempre manter as finanças pessoais e do consultório separadas, o que ajuda tanto para o controle de seus gastos pessoais, como para evitar que se crie impressões equivocadas sobre a situação financeira do consultório, o que pode prejudicar qualquer processo de tomada de decisão.

 

Gostou do artigo? Compartilhe!