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Esses sinais indicam que é hora de mudar de prontuário eletrônico

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O prontuário eletrônico é uma ferramenta que já faz parte da rotina de grande parte dos médicos. Cada vez mais o prontuário médico em papel está sendo eliminado, com a adoção da versão digital deste documento trazendo mais praticidade no atendimento e maior organização e segurança dos dados nos consultórios.

Mas ele não é apenas um meio digital de registrar os dados do paciente, ele pode ir muito além, quando faz parte de um software completo. Um sistema de prontuário eletrônico é capaz de suprir as mais diversas necessidades do consultório, concentrando várias funcionalidades em um único programa, trazendo maior eficiência para todos os processos do consultório e assim garantindo maior produtividade e um atendimento de ainda mais qualidade.

Se o seu sistema de prontuário não consegue suprir todas as suas necessidades no dia a dia, fique atento aos seguintes sinais que podem indicar que está na hora de mudar de prontuário eletrônico para tirar o máximo de proveito desta tecnologia.

Suporte

Um serviço de suporte de qualidade é uma característica imprescindível que a empresa desenvolvedora de seu prontuário eletrônico deve oferecer. Imprevistos sempre podem acontecer e, nesses casos, você precisa ter a segurança que terá acesso ao suporte que precisa para que seu problema seja resolvido o quanto antes, sem afetar seus atendimentos.

Além do suporte disponível para resolução de problemas, é importante que a empresa também ofereça o devido treinamento para que você aprenda com facilidade a utilizar todas as funcionalidades do software. Por fim, se o horário em que o serviço de suporte está disponível é ruim, dificultando que você consiga de fato utilizá-lo, também é um sinal para procurar uma empresa com horário estendido de atendimento, que garanta que você possa utilizar a ajuda especializada.

Disponibilidade dos dados

Provavelmente você utilizará o prontuário eletrônico a maior parte do tempo dentro do consultório, quando estiver realizando atendimentos. Mas isso não quer dizer que seus dados devam estar disponíveis apenas nesta situação. Para um médico, é de enorme importância que os dados dos pacientes possam ser acessados a qualquer momento, seja no caso de uma emergência, para tirar uma dúvida que o paciente tenha, ou para rever alguma informação. E não só o prontuário, mas também a agenda, por exemplo, e outros dados do sistema devem estar disponíveis sempre que o médico precisar.

Se o seu prontuário eletrônico não permite que você acesse seus dados em qualquer dispositivo e em qualquer circunstância, seja com ou sem acesso à internet, então seus dados não têm total disponibilidade. Mais um sinal de que buscar outro sistema de prontuário poderá ser de grande ajuda. Há softwares que permitem uso do sistema em computador, tablet ou celular, estando offline ou através da internet, e inclusive com aplicativos próprios para smartphone. Seus dados estão ao seu alcance em qualquer dispositivo, a qualquer momento.

Independência de terceiros e posse dos dados

Quanto mais empresas e recursos envolvidos no funcionamento do prontuário eletrônico que você utiliza, maiores as chances de problema, pois são várias partes das quais você depende, e uma falha em qualquer uma delas coloca em risco a sua produtividade no consultório. Por exemplo, se você depende da internet para utilizar o prontuário durante o atendimento, no dia em que seu provedor de internet tiver qualquer problema, você fica sem acesso ao prontuário para realizar suas consultas.

Outra questão é estar informado de quem de fato detém a posse de seus dados. Principalmente no caso de empresas que o software funciona exclusivamente na nuvem, a situação mais comum é que elas utilizem servidores de outras empresas, como da Amazon, para armazenagem dos dados.

Isto implica em duas situações: a primeira, como exemplificado anteriormente, é que você fica sujeito a possíveis falhas destes terceiros, como quando os servidores da Amazon saíram do ar algum tempo atrás; a segunda é que você não detém de fato a posse de seus dados, não havendo por exemplo uma cópia offline deles, que possa ser salva em mídia externa como backup, somado ao fato de que outras empresas, além da desenvolvedora de seu sistema de prontuário, também passam a ter posse de seus dados, diminuindo a segurança dos mesmos.

Podem parecer situações remotas, que muito dificilmente irão acontecer, mas com cada vez mais problemas de cybersecurity, afetando até mesmo grandes empresas (que são os alvos preferidos), não é, na verdade, um cenário tão impossível assim.

Portanto, a melhor forma de garantir a maior segurança para seus dados é se você de fato detém a posse dos mesmos, com possibilidade de backup fácil para salvá-los em mídia externa e possuindo acesso aos mesmos também offline em seu computador, independente da nuvem. Além disso, busque garantir que o mínimo de empresas tenham acesso aos seus dados, com o cenário ideal sendo que eles fiquem somente entre você e a empresa desenvolvedora, que para tanto deve possuir recursos próprios de servidores, armazenamento e transmissão de dados seguros, etc. Se esta não é sua situação atual, mais um sinal que é hora de rever sua escolha de prontuário.

Eficiência e agilidade no preenchimento

Para que o prontuário eletrônico seja uma ferramenta que realmente traz mais agilidade e facilidade para o registro de dados durante a consulta, o sistema deve ser intuitivo, de fácil uso e ágil no processamento. A possibilidade de uso offline faz enorme diferença na agilidade do sistema, pois você pode utilizar toda a capacidade de processamento de seu computador, sem depender da velocidade de sua conexão com a internet.

Além disso, para um uso com praticidade no dia a dia, a mobilidade se torna importante. Se você pode usar o prontuário em qualquer equipamento, fica fácil levá-lo com você para a sala de exames, para fazer anotações enquanto faz as devidas avaliações, por exemplo. Outras funcionalidades importantes na rotina de atendimento são a captura fácil de imagens para inserção no prontuário, possibilidade de anexar diversos tipos de documentos, etc.

Se você gasta o mesmo tempo, ou um tempo ainda maior, para inserir dados no seu prontuário eletrônico, em comparação com a utilização de um prontuário em papel, com certeza é um sinal para mudar de sistema.

Facilidades para a recepção

Como citamos no início, o sistema de prontuário eletrônico ideal vai além simplesmente do prontuário; ele apresenta funcionalidades completas para o gerenciamento de todo o seu consultório. Dessa forma, você deve se perguntar: "Meu sistema facilita o funcionamento da recepção em meu consultório?" Caso a resposta seja não, você está perdendo uma excelente oportunidade para facilitar a rotina de sua secretária e tornar o atendimento aos pacientes mais eficiente e de mais qualidade.

Um bom sistema irá oferecer agenda eletrônica completa e de uso fácil e prático, possibilidade de enviar lembretes das consultas para os pacientes, bem como confirmação automática das consultas por SMS, ajudando a reduzir as faltas no consultório, sem sobrecarregar sua secretária. Outras funcionalidades ainda podem incluir o agendamento online de consultas integrado à agenda e chat interno para comunicação instantânea e discreta entre médico e recepção.

Possibilidades do software

Além das facilidades para a recepção, seu sistema de prontuário, para ser realmente completo, deve apresentar ainda outras possibilidades, como personalização de formulários para se adatar às necessidades de sua especialidade, ferramenta fácil de prescrição, biblioteca para salvar modelos dos textos mais utilizados, bulário para inserção prática dos medicamentos nas receitas, módulo para controle financeiro, sincronização dos dados em diferentes equipamentos para permitir mobilidade no uso, disponibilidade de acesso em qualquer situação, atualização constante para que o sistema esteja sempre acompanhando as novas tecnologias, backup prático para garantir a segurança de seus dados e até mesmo integração com um site médico para ajudar na divulgação de seu consultório.

Todas essas características citadas, e ainda outras, podem ser encontradas nos melhores softwares de prontuário eletrônico, e se você não tem acesso a elas, já sabe, sinal para migrar seus dados e começar a utilizar um sistema completo que realmente possa suprir todas as suas necessidades e facilitar sua vida.

Um prontuário eletrônico tem o potencial de fazer enorme diferença em sua prática médica, levando seu consultório e seu atendimento para um nível de excelência, mas para tanto é importante que você escolha um sistema completo, que irá lhe oferecer todas as possibilidades para aumentar sua produtividade. O HiDoctor® é o único software médico completo para seu consultório, com mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de tecnologias para a área médica. Conheça e migre para o HiDoctor®:

 

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