As soluções da tecnologia para problemas que impedem o crescimento do consultório

Mesmo que sua clínica esteja crescendo no momento, sustentar esse sucesso no futuro significa que você está continuamente procurando maneiras de continuar a crescer para melhor atender às necessidades de seus pacientes.

Mas crescimento não significa apenas atender mais pessoas da mesma maneira – em muitos casos, exige grandes mudanças operacionais e até culturais.

Se você e sua equipe estão gastando a maior parte do tempo apagando incêndios, pode parecer impossível recuar das tarefas diárias por tempo suficiente para obter a flexibilidade necessária para expandir seu consultório médico.

Sem um plano de crescimento sólido, as etapas que você tomar hoje podem sair pela culatra no futuro. A adição de equipe, software ou espaço extras muito cedo ou sem planejamento suficiente pode consumir rapidamente qualquer lucro adicional.

O reconhecimento e a superação dos obstáculos comuns associados ao crescimento são essenciais para que seu consultório continue a crescer: depois de saber quais são seus obstáculos, a tecnologia (pelo menos quando ela se encaixa rapidamente nos fluxos de trabalho existentes e pode crescer com você) pode reduzir ou eliminar muitas das dores e armadilhas associadas a um consultório em crescimento.

Em outras palavras, as dores de crescimento não são inevitáveis – ter as ferramentas, informações e sistemas certos que tornará a expansão muito mais fácil.

Veja alguns dos principais problemas enfrentados por consultórios e as principais tecnologias para simplificar ou eliminar esses problemas:

Acesso à informação

O problema:

A falta de percepção do seu cenário competitivo e as barreiras de crescimento específicas da sua organização tornam impossível uma boa tomada de decisões.

Você não pode crescer de maneira sustentável sem ter uma ideia clara de suas estatísticas atuais, incluindo receita, lucros, volume de pacientes e participação de mercado.

A obtenção de dados aprimorados, como informações sobre a porcentagem de pacientes novos e que retornam à sua clínica, a proporção do faturamento advindo de cada convênio atendido e o índice de não comparecimento às consultas, é fundamental para estabelecer tendências e métricas de sucesso ao longo do tempo.

Como a tecnologia pode ajudar:

Não há escassez de informações na área da saúde – os dados estão por toda parte. O truque é garantir que você possa acessá-los e usá-los de forma eficaz.

• A tecnologia da informação em saúde é um elemento crucial para gerar e acessar informações – como com o uso de um software médico completo, que registra os dados médicos e de gestão do consultório para serem analisados sempre que necessário.
• Ferramentas apropriadas para registrar dados financeiros e administrativos e que geram relatórios a partir desses dados são um modo prático de obter informações essenciais para a avaliação do consultório como um todo.
• A tecnologia também pode fornecer ferramentas de coleta de informações, como pesquisas digitalizadas respondidas por pacientes, para fornecer uma visão pessoal da experiência deles com o atendimento médico.

Reputação e alcance do consultório

O problema:

É cada vez mais difícil ser encontrado por pacientes em potencial. A concorrência crescente dificulta que muitos médicos possam alcançar a visibilidade que desejam.

Muitos consultórios ainda dependem de referências, mas as referências não são suficientes. Para expandir de maneira sustentável, você precisa aparecer nos lugares em que as pessoas estão procurando por cuidados de saúde, e permanecer visível nesses locais.

Como a tecnologia pode ajudar:

A tecnologia já mudou a maneira como os pacientes acessam informações sobre seu consultório.

A maioria das pessoas escolhe médicos com base nas avaliações que vê online. A maioria diz ainda que os perfis online mudam a opinião que tem sobre um médico, e a geração do milênio usa as avaliações online como seu principal critério para escolher um profissional de saúde.

O Think with Google descobriu que 77% dos pacientes usam pesquisas online para encontrar um médico, e esses são dados de 2012 – o número de pessoas que usam ferramentas digitais disparou desde então. Quase metade das pessoas que procuram um médico em dispositivos móveis acaba marcando uma consulta.

O Think with Google também revelou que a reputação do consultório é o fator mais importante ao escolher um novo médico, com 94% das pessoas destacando isso como um fator-chave.

A tecnologia é essencial para garantir que você apareça para essas pessoas da maneira certa.

Está ficando mais difícil competir com grandes hospitais e clínicas, que possuem um orçamento de marketing enorme. Mas o uso correto da tecnologia também para o marketing e a publicidade ajuda a direcionar pacientes altamente específicos para sua área, tornando seus gastos estrategicamente bem-sucedidos e mantendo-o competitivo. Ter um site bem organizado e atrativo é essencial, e promovê-lo através de anúncios na internet pode trazer ótimos retornos.

Ferramentas das mídias sociais também oferecem várias vantagens. Aumentar sua presença nesses canais não é difícil e a maioria das pessoas está nas mídias sociais.

Em suma, dados os recursos tecnológicos disponíveis, você deve ter os sistemas e a tecnologia para garantir que os pacientes que procuram atendimento sejam imediatamente informados sobre quem você é e o que o torna melhor do que seus concorrentes.

Experiência do Paciente

O problema:

A retenção de pacientes é uma questão importante. Os pacientes têm mais opções do que nunca, o que significa que você terá que trabalhar mais para continuar conquistando as pessoas – mesmo depois que elas já estiverem em sua clínica.

Todos os estágios da experiência de um paciente com seus cuidados – desde a primeira vez em que ouvem seu nome até a indicação de amigos para visitar sua clínica – devem fazer parte de suas estratégias de marketing e crescimento.

Melhorar a experiência do paciente é o que permitirá que você agregue mais valor do que qualquer outro consultório, criando fãs que indicarão outras pessoas e acabarão mais felizes e saudáveis.

Como a tecnologia pode ajudar:

Os pacientes estão extremamente interessados em usar a tecnologia para seus cuidados de saúde.

Por exemplo, em uma pesquisa, 85% disseram que ver a mais recente tecnologia no consultório de um médico os fazia sentirem-se mais confortáveis com a qualidade dos cuidados oferecidos.

A partir de 2018, 70% preferem serviços de saúde digitalizados e mais poder de decisão quando se trata de visualizar informações sobre saúde, escolher profissional, gerenciar decisões financeiras e manter sua saúde por meio de prescrições e cuidados.

• Se você não possui uma plataforma médica, agora é a hora de começar a investir em uma. As ferramentas que uma plataforma oferece podem gerar retenção, adesão, comunicação, engajamento e satisfação com baixo custo.
• A programação de lembretes ajuda a engajar os pacientes e reduz as faltas, melhorando a receita do consultório.
• Usar a tecnologia para educar os pacientes e oferecer informações sobre saúde confiáveis pode melhorar a adesão aos tratamentos e os resultados dos pacientes, tornando-os mais felizes.
• A mobilidade da plataforma médica facilita a rotina do médico e permite prestar atendimento aos pacientes em casos de urgência, independente de estar no consultório.
• Reduzir o número de etapas que os pacientes precisam tomar na sua jornada do atendimento também é um elemento-chave da experiência, tornando os processos mais convenientes.

Eficiência do fluxo de trabalho

O problema:

Para expandir seu consultório ou clínica, você precisa ter uma visão geral de seus processos.

Se você está repleto de obrigações diárias, é quase impossível tomar o tipo de decisão que precisa para crescer de maneira sustentável. Esse tipo de estresse também é um fator importante que pode contribuir para o burnout do médico e da equipe.

Uma maneira de lidar com esse problema é contratar mais pessoas, mas isso leva tempo, e é caro encontrar as pessoas certas, treiná-las e pagar seus salários.

Estabelecer fluxos de trabalho padronizados também ajuda, mas ainda pode ser ineficiente, especialmente se você não tiver uma maneira clara de acompanhar se sua equipe está seguindo os procedimentos que você configurou.

Fluxos de trabalho mais eficientes, que reduzem o tempo de duração das consultas por apenas alguns minutos e que permitem à equipe realizar mais tarefas importantes sem ficar sobrecarregada, podem economizar um enorme valor em dinheiro por ano para as clínicas.

Como a tecnologia pode ajudar:

Um dos principais benefícios do uso de um software médico completo, que centraliza toda a gestão do consultório com ferramentas integradas, é justamente organizar os fluxos de trabalho e garantir eficiência na execução das tarefas de rotina do consultório, desde a recepção até a consulta médica propriamente, e ainda nas tarefas administrativas como o controle financeiro.

As ferramentas do software médico também aumentam o tempo de interação com o paciente, melhorando sua experiência de atendimento, por agilizarem o registro de dados, tanto por parte da recepção quanto do médico.

Alguns exemplos da tecnologia otimizando os fluxos de trabalho:

• Um software médico pode automatizar determinadas etapas, como associar os códigos CID-10 das condições diagnosticadas.
• Também é possível otimizar operações administrativas, como agendamento de compromissos, cadastros, documentação física, controle financeiro e outras com o uso de um software médico.
• A tecnologia também pode reduzir a ineficiência da emissão de documentos durante a consulta e do registro de resultados de exames, com ferramentas apropriadas para agilizar essas tarefas.

Infraestrutura do consultório

O problema:

Novo hardware, software e até mesmo a adição de novos serviços ou locais de atendimento podem ser essenciais para ampliar seu consultório, mas é difícil dimensionar a infraestrutura ao longo do tempo devido a restrições de TI e de financiamento.

É caro e difícil para novas ferramentas acompanharem as mudanças nos padrões e regulamentações do setor. As tecnologias se tornam obsoletas rapidamente e o uso de ferramentas desatualizadas consome o tempo da equipe.

Como a tecnologia pode ajudar:

Nessa situação, a tecnologia é o problema e a solução.

A chave para o crescimento sustentável da infraestrutura física e de TI é escolher ferramentas escalonáveis que se ajustem aos seus processos existentes, e que tenham o compromisso de continuarem a ser atualizadas para trazer inovações e acompanhar a evolução tecnológica da área.

Um software médico que é constantemente atualizado e que permite que você expanda o uso, incorporando diferentes módulos e ferramentas conforme surja a necessidade, é a melhor maneira para que a tecnologia possa acompanhar seu crescimento gradativamente, sempre atendendo às novas demandas do consultório.

Ao mesmo tempo, se o médico não precisa investir constantemente em novas ferramentas, esse capital pode ser direcionado para expandir outras partes da infraestrutura, como investimento na ampliação do ambiente ou da equipe.

Tecnologia facilita a expansão rápida do consultório

O crescimento do consultório é uma necessidade para qualquer médico que pretenda permanecer independente.

No entanto, para garantir que seus pacientes obtenham a melhor experiência possível, é necessário avaliar todos os aspectos da comunicação e do tratamento.

A tecnologia pode aliviar os encargos da rápida expansão e da agitação que vem com a reavaliação do modelo de negócios de seu consultório para tornar cada etapa do caminho agradável e segura, com retornos mais claros e menos erros.

Uma plataforma de software médico e ferramentas de engajamento de pacientes e de gestão que sejam práticas e tragam maior eficiência podem permitir que você alcance crescimento sem precisar de enormes investimentos ou uma grande equipe.

No final, as tecnologias mais poderosas são aquelas que permitem que os médicos se concentrem em oferecer o melhor atendimento possível. A simplificação do lado comercial das operações diárias de seu consultório faz exatamente isso, aliviar as piores dores de crescimento e garantir que o investimento tenha um retorno fácil.

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