O que procurar em um software médico para consultório

Procurar o software médico perfeito para seu consultório pode ser uma tarefa árdua. Esteja você iniciando um novo consultório, deixando de usar prontuários em papel ou tentando mudar para um novo software, isso requer muita pesquisa e testes para chegar a um software médico que atinja o equilíbrio certo entre recursos e preço, oferecendo o melhor custo-benefício.

Você precisa de uma plataforma que esteja equipada para lidar com uma variedade de funções básicas em seu consultório médico, que podem variar de registros de dados dos pacientes e emissão de documentos médicos a ferramentas de agendamento e gestão financeira. Provavelmente, esse software será responsável ainda por mais tarefas intermediárias.

Como você e sua equipe dependerão desse sistema para uma variedade de tarefas ao longo do dia, uma experiência fluida, ágil e prática é crítica. Este texto pode servir como um guia para ajudá-lo a compreender os principais recursos de uma plataforma médica completa, que é solução ideal para o consultório por englobar prontuário eletrônico, ferramentas de gestão, telemedicina, controle financeiro, além de garantir uma implementação simples e fácil.

O que procurar em um software médico para consultório?

• Recursos do prontuário eletrônico
• Ferramentas de gestão
• Recursos de telemedicina
• Controle financeiro
• Fácil implementação e suporte adequado

Recursos do prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico de saúde percorreu um longo caminho em pouco tempo. O que antes era um software desajeitado apenas para desktop, agora funciona perfeitamente em desktops e dispositivos móveis, com todos os dados sincronizados.

Os smartphones são quase onipresentes; da mesma forma, os tablets têm desempenhado um grande papel em como os consultórios e clínicas funcionam no dia a dia e, portanto, seu prontuário eletrônico deve se encaixar perfeitamente em um ecossistema móvel.

A mobilidade dos prontuários abre um mundo de flexibilidade e permite interações mais pessoais com o paciente. Mas esse é apenas o primeiro passo, já que uma vez que o software está sendo executado em qualquer de seus dispositivos, garantir que ele funcione com eficiência em todos eles com base nas necessidades específicas da sua prática médica muitas vezes é um fator esquecido pelos médicos.

Certifique-se de que a plataforma de sua escolha tenha formulários personalizados e biblioteca de modelos de textos que garantam a possibilidade de fazer os registros do paciente do seu jeito, e de forma completa. Idealmente, seu software médico terá alguns modelos prontos para usar de forma imediata, mas também deve permitir que você personalize o prontuário de acordo com seus fluxos de trabalho específicos, conforme você os otimiza ao longo do tempo.

Além dos formulários reais que os médicos usam, procure por ferramentas inteligentes para tornar o preenchimento do prontuário do paciente ainda mais fácil. Um desses recursos a observar é a captura de fotos com o celular diretamente para o prontuário. Isso permite que o médico tire uma foto, carregue-a no prontuário e faça anotações como quiser, tudo sem sair do software médico.

Outro recurso interessante é o uso de macros, que facilitam a utilização dos modelos prontos de textos para prescrições, atestados, etc., substituindo automaticamente as informações específicas de cada paciente no momento de salvar ou imprimir o texto. Recursos como esses pouparão a você uma quantidade significativa de tempo a longo prazo.

Finalmente, para otimizar a prescrição de medicamentos aos pacientes, certifique-se de que sua plataforma médica tenha recursos como assinatura digital integrada. A prescrição eletrônica é um recurso crucial para os consultórios modernos, permitindo que enviem prescrições de modo totalmente digital para os pacientes, que possam ser devidamente validadas pelas farmácias.

Muitos outros recursos tem espaço em um software médico completo, mas esses estão entre os mais importantes.

Ferramentas de gestão essenciais do software médico

Além do trabalho envolvido diretamente com o que acontece durante as consultas, um software médico deve ter um conjunto de recursos disponíveis para facilitar o gerenciamento do consultório. Essas ferramentas podem economizar tempo e dinheiro, automatizando tarefas administrativas e reduzindo a carga de trabalho sobre a equipe.

Adicionar mais pessoal à equipe para lidar com uma alta carga de trabalho na parte administrativa do consultório é caro e pode significar ter que ver mais pacientes e gastar menos tempo com cada um apenas para compensar os custos.

Como tal, você deve procurar recursos em seu software médico que auxiliem no gerenciamento do consultório para aliviar essa carga administrativa.

Um recurso essencial é uma agenda médica completa, incluindo funcionalidade de agendamento online integrado. Juntas, essas ferramentas garantem agilidade e organização para a recepção do consultório ao gerenciar os agendamentos, além de permitir que os pacientes agendem suas próprias consultas por meio de seu site ou perfil online, sem ter que esperar para serem atendidos ao telefone, nem depender do horário de funcionamento do consultório para marcar a consulta.

Com a consulta agendada, conforme a data se aproximar você vai querer saber se o paciente vai de fato comparecer. Os lembretes de compromissos automatizados por e-mail irão contribuir muito para reduzir as faltas. Além disso, o software também deve oferecer funcionalidades para a confirmação das consultas, com o envio automático de SMS para os pacientes um dia antes da consulta, por exemplo, e que permitam que o paciente responda confirmando ou desmarcando o compromisso. A visualização das respostas da confirmação diretamente na agenda otimizam muito o trabalho da recepção em preencher eventuais horários que fiquem vagos.

Também é importante que o software permita a programação da agenda. Isso pode ser uma grande economia de tempo, porque permite que você pré-determine os horários reservados a cada tipo de compromisso, e quanto tempo cada tipo deve durar.

A gestão do consultório pode ser bastante simplificada com o uso das ferramentas certas, que ainda trazem o excelente benefício de aumentar a eficiência e precisão das tarefas diárias da recepção.

Recursos de telemedicina para priorizar

A telemedicina e as teleconsultas se tornaram rapidamente um item obrigatório no setor de saúde. Os pacientes se acostumaram com a experiência e a maioria deseja que a telemedicina permaneça por muito tempo. As probabilidades são de que seus pacientes tenham um smartphone, então se você quiser estar equipado para atendê-los onde eles já estão, você precisa encontrar um fornecedor de software que ofereça ferramentas de telemedicina.

Nem todos os serviços são construídos da mesma forma, pois muitos novos serviços estão surgindo devido ao ambiente pandêmico. No entanto, uma plataforma de telemedicina excepcional é mais do que apenas as teleconsultas.

Em primeiro lugar, para facilitar ao máximo sua rotina, o ideal é que a ferramenta de telemedicina seja integrada ao software médico. Crie a sala da consulta através do software, compartilhe o link para a teleconsulta com o paciente e realize a teleconsulta com praticidade, assistindo ao vídeo do paciente no modo ‘picture-in-picture’ ao mesmo tempo em que visualiza o prontuário do paciente e faz todas as anotações necessárias.

Dessa forma, com a ferramenta de telemedicina funcionando naturalmente junto ao sistema de prontuário eletrônico, você tem o benefício adicional de consultas mais fáceis e práticas.

Além disso, busque também pela ferramenta de assinatura digital integrada, como citamos no tópico sobre o prontuário eletrônico, para facilitar a emissão de documentos assinados para o paciente, enviados de modo totalmente eletrônico.

Esses recursos são um bom ponto de partida para um serviço de telemedicina.

Controle financeiro do consultório

Manter as finanças do consultório organizadas é essencial para a saúde financeira. Se você selecionar um software médico com ferramentas integradas de controle financeiro, isso simplificará muito as coisas.

O funcionamento integrado permite lançar receitas e despesas diretamente das guias do prontuário e dos compromissos da agenda para o módulo financeiro, evitando erros que são tão comuns quando valores são inseridos manualmente.

Com a entrada precisa de dados, as ferramentas de relatórios e gráficos ajudarão a entender como está o desempenho de seu consultório. Com o controle financeiro integrado ao software médico, você pode visualizar procedimentos mais rentáveis, convênios mais atendidos, entre outros dados específicos relativos aos seus atendimentos.

Com o acompanhamento dos relatórios financeiros, é possível se planejar para o futuro e agir no momento certo para manter seu consultório no caminho do crescimento e dos melhores resultados.

Fácil implementação do software médico e suporte adequado

Depois de tudo pesquisado, e cada recurso e integração serem considerados, a peça final de seu quebra-cabeça para a escolha de um software médico é o processo de implementação.

Encontrar a solução perfeita para seu consultório ou clínica é uma coisa, mas garantir que você receba o suporte adequado enquanto aprende a usá-la é outra totalmente diferente. Um processo de implementação bem estruturado pode ser a diferença entre uma experiência frustrante e outra perfeita.

A implementação deve ser oferecida aos médicos de modo remoto e em horários estendidos, que não atrapalhem os atendimentos, como na parte da noite e aos sábados. Além disso, após a implementação, deve ser oferecido treinamento gratuito ao médico e à secretária, para que aprendam sobre o funcionamento do software e possam começar a utilizá-lo sem contratempos.

Adicionalmente, o suporte deve estar disponível quando o médico precisar, para receber ajuda em processos, tirar dúvidas, etc.

Outra questão gira em torno da migração de dados. Se você estiver mudando de um software para outro, o novo fornecedor deverá ser capaz de transferir os dados médicos para o novo sistema. Portanto, certifique-se de saber como funciona o processo de migração antes de contratar o novo software.

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Escolher um software médico é uma grande decisão para qualquer consultório. Embora haja muito a ser considerado, as informações acima devem ajudar a colocá-lo no caminho certo para a escolha do software ideal para trazer o máximo de benefícios para sua prática médica.

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