Como fazer com que sua equipe seja ainda mais produtiva

Para que um consultório médico seja produtivo, é necessário que haja esforço coletivo por parte de toda a equipe, já que as atividades de cada um são dependentes das atividades dos demais. O médico pode ter uma boa produtividade em seus atendimentos, mas se a recepção não está funcionando bem, isso irá comprometer a produtividade do médico, e vice-versa.

Existem algumas estratégias simples que podem ser incorporadas na cultura do consultório para que haja aumento da produtividade por parte de todos os colaboradores. Confira:

Bom relacionamento

A existência de um bom ambiente de trabalho, em que as pessoas se relacionam bem, é indispensável para que haja produtividade. Quando existem problemas entre médico e equipe, ou entre os próprios membros da equipe, isso pode resultar em uma comunicação prejudicada, discussões, mau humor e, consequentemente, pior qualidade das tarefas executadas, impactando diretamente no nível do atendimento prestado aos pacientes.

Para que todos sejam produtivos, a harmonia é essencial, bem como o diálogo para resolver quaisquer situações que ocorram e possam vir a ser prejudiciais para o ambiente de trabalho. Com uma boa comunicação e relacionamento entre todos os envolvidos no consultório, a rotina de trabalho flui com muito mais facilidade.

Motivação e valorização

Esses dois fatores são aplicáveis em qualquer circunstância de nossas vidas. Se estamos motivados a fazer algo, e nos sentimos valorizados, então conseguimos produzir muito mais e gerar melhores resultados. Funcionários desmotivados tendem a ter baixa produtividade, cometer mais erros e mesmo negligenciar tarefas. Busque sempre maneiras de motivar seus colaboradores e demonstre apreciação pelo trabalho que eles executam. São atitudes simples que podem ser tomadas, mas capazes de trazer enormes melhorias.

Feedback construtivo

O processo de dar e receber feedbacks é essencial para qualquer organização, sendo o caminho mais fácil para melhorar processos e corrigir falhas. É importante estar sempre atento ao trabalho desempenhado por cada membro da equipe e dar retornos, não apenas quando perceber algo “errado”, mas também para elogiar tudo que está sendo bem feito. Esteja atento às melhores formas de dar feedback, mantendo sempre em mente que toda crítica deve ser construtiva para que possa ser bem absorvida e trabalhada, em prol da busca de melhores resultados.

Estabelecimento de metas e funções

Quanto melhor dividido for o trabalho entre os colaboradores, maior a produtividade. Definir com clareza quais são as funções de cada um permite que as pessoas possam se organizar melhor para executar todas as tarefas que lhes cabem. Se alguém na equipe está sobrecarregado de trabalho, acaba comprometendo não só seu rendimento, mas também o de quem depende dele. Isso vale inclusive para o médico, que muitas vezes acumula várias funções administrativas, etc., por ter receio de não serem executadas como ele deseja, o que acaba sendo prejudicial. Saber delegar funções é uma qualidade imprescindível para qualquer médico / gestor.

Além disso, deve haver no consultório clara definição das metas que se busca atingir, para que todos possam caminhar em uma mesma direção para alcançá-las. São as metas que irão ajudar a motivar os colaboradores. Às vezes, um membro da equipe pode estar focado em uma tarefa e sendo muito produtivo, mas não é uma tarefa essencial para a meta estabelecida, de modo que seria mais interessante que outra tarefa mais importante fosse priorizada.

Treinamento contínuo

O mundo está em constante evolução, e a área da saúde não é diferente. Existem sempre novas soluções, tecnologias, métodos, etc. Assim como o médico busca sempre especializações e participação em congressos, a equipe também deve ter treinamento contínuo para aprimorar os conhecimentos e trazer melhorias para o consultório. Além disso, mesmo o treinamento de “reciclagem”, para reforçar comportamentos ideais já conhecidos pela equipe, mas que com o tempo acabam caindo em certo desuso, é uma ótima forma de manter a equipe motivada e interessada.

Uso de listas de tarefas

Incentive que todos mantenham listas com as tarefas que devem ser executadas no dia / semana / mês, facilitando definir as prioridades de cada tarefa e garantindo que nenhuma seja esquecida. Como sempre podem surgir novas demandas, é importante ter o registro de todas as pendências para que o tempo seja bem distribuído, garantindo maior produtividade.

Organização do espaço

Assim como a devida organização das tarefas permite maior eficiência, também a organização do espaço do consultório é indispensável. Seja no que se refere ao espaço físico e disposição dos recursos, ou em relação aos registros e documentos utilizados no dia a dia, tudo deve ser pensado para que haja fluidez no fluxo de trabalho. Equipamentos utilizados com frequência devem estar dispostos próximos do posto de trabalho; os arquivos devem ter padrão de organização para que sejam facilmente encontrados e acessados; deve haver controle da utilização de materiais e do estoque para que nada falte; entre outras questões.

Avaliação dos processos internos

Em qualquer empresa, os fluxos estão em constante mudança. Um processo que no ano anterior funcionava bem, neste ano pode já não estar trazendo os mesmos resultados. O fluxo de pacientes pode ter aumentado, novas parcerias podem ter sido feitas, e tudo isso influencia nos processos do consultório. Para que não haja queda da produtividade, deve haver uma avaliação periódica dos processos internos, analisando se, e como, eles podem ser melhorados.

Um ponto-chave nesta questão é estar sempre aberto ao feedback da equipe. São eles que estão diretamente envolvidos nas atividades do dia a dia, e os primeiros a notar quando surgem quaisquer problemas e gargalos. Quanto antes estas questões forem abordadas, mais rápido novos métodos podem ser implementados para garantir que a produtividade seja mantida e a qualidade do atendimento aos pacientes não seja prejudicada.

Uso da tecnologia

É inegável como a tecnologia facilita as mais diversas atividades que temos que realizar, seja no escopo pessoal ou profissional. O uso de um software médico completo no consultório, capaz de centralizar e integrar todas as atividades, é uma das melhores formas para aumentar a produtividade de todos os colaboradores.

Uso de agenda eletrônica na recepção, confirmação automática de consultas por SMS, criação prática de ficha do paciente já integrada ao prontuário, tudo isso otimiza o tempo gasto em cada tarefa, deixando mais tempo para dar atenção aos pacientes e para implantar novos processos que levem o consultório ao crescimento.

Avaliação dos resultados

Por fim, para saber aquilo que realmente funciona em seu consultório e o que deve mudar, é necessário que haja medições e análise de resultados. Você pode implementar algumas novas estratégias e perceber que a produtividade aumentou, mas apenas uma impressão não basta. Para saber exatamente onde agir e se manter sempre melhorando, você deve acompanhar diversos indicadores e manter registro das informações para que elas possam ser devidamente avaliadas, com base estatística para afirmar as estratégias que de fato funcionaram ou não.

Esta questão pode parecer um pouco complexa, mas para ajudar nós temos um e-Book explicando os principais indicadores de desempenho para medir seu sucesso.

A produtividade influencia diretamente na excelência do atendimento ao paciente em seu consultório. Para garantir o sucesso, esteja sempre atento aos diversos fatores envolvidos na produtividade da equipe, e da sua própria, para adotar estratégias e métodos que garantam que ela esteja sempre em um ótimo nível.

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