Organizando as finanças do consultório - faça o controle de suas receitas e despesas

O controle financeiro é parte integral e essencial da gestão de um consultório médico. Partindo do registro preciso das receitas e despesas do consultório, diversas estatísticas podem ser geradas, permitindo organizar as finanças e fazer previsões, orientando os processos de tomada de decisão.

Se você ainda não mantêm um controle financeiro completo de seu consultório, é hora de se organizar e começar a registrar os dados para obter todos os benefícios de uma gestão informada.

Para isso, você deve contar com um sistema financeiro prático de usar e que ofereça todas as estatísticas e relatórios de que você precisa. O ideal é que o sistema financeiro funcione integrado ao seu software médico, facilitando o lançamento de dados e centralizando toda a gestão do consultório.

O HiDoctor®, por exemplo, conta com um sistema de controle financeiro completo, para você fazer o lançamento de consultas e procedimentos, bem como das suas despesas, e acompanhar o crescimento do consultório.

Confira como o módulo financeiro do HiDoctor® organiza com facilidade as finanças em seu consultório médico:

Lançamento de receitas e despesas

O modo mais prático de lançar valores recebidos é a partir do próprio HiDoctor®, aproveitando o registro de consultas e procedimentos para facilitar o lançamento da receita.

Tanto na agenda do HiDoctor® quanto ficha de Guias, há o botão “Financeiro”, que permite fazer de modo prático o lançamento do compromisso e/ou procedimento selecionado. A grande vantagem é que várias informações já estarão automaticamente preenchidas quando a tela de lançamento for aberta, como descrição detalhada, valor, convênio e categoria. Ainda é possível adicionar outras informações antes de salvar o lançamento.

O ideal é sempre preencher todos os campos, completando as informações adicionais, pois a partir dessas informações o sistema poderá gerar relatórios mais detalhados sobre suas receitas, permitindo uma melhor compreensão, por exemplo, dos procedimentos mais rentáveis, os convênios mais atendidos, as formas de pagamentos mais utilizadas, etc.

Também há a opção de lançar receitas manualmente, direto no sistema financeiro, caso no qual a tela de lançamento é aberta com os campos em branco e o médico deve preenchê-los com as respectivas informações sobre a receita.

Essa forma manual é, também, a maneira como é feito o lançamento de suas despesas. Aqui, novamente, é importante preencher todos os dados, com atenção especial para o campo “Categoria”, que permitirá analisar os tipos de despesas que mais impactam seu orçamento, por exemplo. O sistema já possui alguns tipos de categorias cadastrados, como ‘aluguel’, ‘conta de luz’, ‘salário’, etc., e você também pode cadastrar outras categorias conforme seja necessário.

Outro campo importante de considerar no momento de fazer um lançamento é o campo “Frequência”. Este campo irá permitir que você lance receitas e/ou despesas recorrentes com facilidade, especificando no campo “Repetições” quantas vezes o lançamento em questão irá se repetir. Assim, é possível lançar manualmente a despesa do aluguel, por exemplo, apenas uma vez, indicando que essa despesa deverá automaticamente ser repetida mensalmente.

Acompanhando receitas e despesas

O acompanhamento dos dados sobre receitas e despesas pode ser feito através dos relatórios “Análise de receitas” e “Análise de despesas”. Selecionando o período e o critério de busca que deseja visualizar, basta clicar no botão “Gerar relatório”.

O sistema irá apresentar as receitas ou as despesas que contemplam os filtros, apresentando gráficos que auxiliam a compreender os convênios, procedimentos e centro de custo mais rentáveis, dentre outros dados que trarão informações sobre os ganhos do consultório, bem como gráficos que auxiliam a visualizar os gastos do consultório e analisar possíveis cortes de gasto.

A análise periódica desses relatórios é uma ferramenta essencial para conhecer seu consultório, compreender o estado em que ele se encontra, e enxergar os melhores caminhos a seguir para alcançar resultados cada vez melhores.

Fluxo de caixa automático

O fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para acompanhar os movimentos de entrada e saída de dinheiro do consultório. Com ele é possível projetar o saldo disponível nos próximos meses e avaliar a liquidez e disponibilidade de caixa.

No HiDoctor® Financeiro, a ferramenta está disponível pelo menu lateral, na opção “Fluxo de caixa”. Este relatório é gerado automaticamente pelo sistema a partir dos lançamentos de receitas e despesas.

Com a projeção dos lançamentos nos próximos meses que o relatório gera, você pode visualizar e planejar o futuro do consultório.

Controle de pendências

Nem todas receitas e despesas que você lançar estarão entrando ou saindo do caixa no mesmo dia do lançamento. Muitas vezes você fará o lançamento de uma consulta que acabou de realizar, por exemplo, porém o pagamento dela só entrará efetivamente em sua conta no próximo mês, caso se trate de um atendimento por convênio, de pagamento em cartão de crédito, etc.

Portanto, para ter controle sobre esses valores que já foram lançados, mas ainda não entraram ou saíram efetivamente de sua conta, é importante acompanhar de perto as pendências.

O módulo financeiro do HiDoctor® lista as pendências de pagamento e recebimento do consultório. Acesse a ferramenta no menu lateral, opção “Pendências”. Através dos filtros é possível visualizar, por exemplo, apenas os lançamentos já vencidos, apenas as despesas e mesmo selecionar por conta, paciente ou convênio.

Quando uma pendência for paga, basta fazer essa marcação na lista e o valor será refletido no saldo de sua conta, bem como a pendência sairá dessa lista.

Visão geral das finanças

A visão geral do módulo financeiro do HiDoctor® apresenta um resumo de suas finanças nos últimos 30 dias, com contas a pagar e receber, estatísticas de convênios e procedimentos mais rentáveis e o balanço do caixa com receitas, despesas e saldo final.

Esses dados, somados às informações dos demais relatórios e gráficos gerados pelo sistema, permitem que você acompanhe o desenvolvimento do seu consultório e saiba identificar as melhores oportunidades para otimizar sua rentabilidade.

Com suas finanças organizadas, e acompanhando os dados financeiros de seu consultório periodicamente, você consegue projetar ganhos e gastos para o futuro e tomar as melhores decisões para seu consultório.

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O HiDoctor® Financeiro tem todas as ferramentas de que você precisa para organizar as finanças do consultório e ter mais controle sobre suas receitas e despesas. Com o controle financeiro integrado e uma gestão centralizada, seu consultório será capaz de alcançar excelentes resultados.

O HiDoctor® é a única plataforma médica completa para seu consultório e o software mais utilizado por médicos e clínicas no Brasil. A Centralx® conta com mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de tecnologias para a área médica.