Dicas para otimizar a gestão financeira do consultório

Ser médico é sinônimo, na grande maioria dos casos, de uma agenda cheia, um dia corrido e uma constante falta de tempo para fazer muitas outras atividades que se gostaria de fazer.

Considerando isso, para o médico que possui consultório próprio, então, fica complicado conseguir tempo suficiente para se dedicar às tarefas administrativas de seu negócio, ao mesmo passo que, para ser bem-sucedido, o consultório necessita de uma boa gestão. Como resolver esse impasse e conseguir conciliar o atendimento aos pacientes e a boa administração do seu negócio?

Um ponto crucial da administração do consultório é a gestão financeira. Para manter as contas do consultório e pessoais em dia, além de manter capital para que seja possível investir na constante melhoria sua e do ambiente, bem como estar preparado para situações inesperadas, o médico deve fazer o completo controle financeiro do consultório.

Abaixo damos algumas dicas fundamentais para otimizar a gestão financeira e garantir o sucesso e lucratividade do consultório.

Separação de contas

Este é um fator indispensável não apenas no consultório médico, mas em qualquer negócio. Para garantir a saúde financeira, é necessário ter total separação de suas contas pessoais e do consultório. Você deve criar contas bancárias separadas e preferencialmente estabelecer um ‘salário’ fixo para você, que irá retirar mensalmente dos lucros do consultório e passar para sua conta pessoal.

Dessa forma, você pode não apenas fazer o planejamento financeiro futuro do consultório, como terá maior facilidade para controlar e planejar também seus gastos pessoais, para uma vida financeira saudável.

Registro completo

Para um controle financeiro eficiente, é necessário que seja feito o devido registro de todos os gastos e ganhos do consultório. A ferramenta para manter esse registro é o chamado “Fluxo de caixa”. Ele consiste basicamente em um documento onde toda saída e entrada de dinheiro é registrada, por exemplo: cada consulta realizada, exame feito ou recebimento de convênio deve ser registrado, bem como o pagamento do aluguel, do salário dos funcionários e dos gastos com materiais.

Apenas mantendo esse registro completo você poderá visualizar a média que seu consultório fatura e a média que gasta por mês, e o consequente lucro.

Software

Para registrar todos esses dados, gerando o fluxo de caixa e outros dados, a melhor maneira é o uso de um software médico completo, que permita o registro prático de todos os dados integrado às informações do prontuário.

Com a integração, os dados de receitas podem ser lançadas de modo quase automático, com poucos cliques, assim como as despesas podem ser registradas programando facilmente gastos fixos, poupando tempo para fazer o registro completo e facilitando para que não se esqueça de lançar os dados, já que esse processo funciona incorporado à rotina de utilização do software no consultório.

Acompanhamento

Não basta ter o registro completo das finanças do consultório se esses dados não forem devidamente acompanhados e utilizados para otimizar a gestão financeira. O intuito é que se mantenha acompanhamento mensal dos dados, identificando eventuais problemas antes que se tornem maiores, bem como observando os pontos fortes que podem ser ainda melhor aproveitados.

A análise das finanças tem muito a dizer sobre os pontos fortes e fracos do consultório, permitindo que você trabalhe constantemente para melhorar o que for possível e otimizar assim os lucros que pode alcançar.

Planejamento

Quando você acompanha de perto as finanças de seu consultório, consegue estabelecer uma gestão eficiente focada em planejamento. Com as previsões geradas e conhecendo os momentos de maior e menor retorno, você pode planejar novos investimentos para a época mais propícia, se preparar para períodos de menor movimento, economizar quando souber que terá menores ganhos, etc.

Quando a administração do consultório é baseada em planejamento prévio, ao invés de reagir ao que ocorre a cada mês, o caminho para o sucesso é bem mais simples e rápido.

Auxílio profissional

É claro que toda a gestão financeira do consultório vai muito além de registrar os dados e acompanhá-los. Existem partes burocráticas que exigem conhecimentos específicos, como o devido cálculo de tudo que deve ser pago aos funcionários, o cálculo dos impostos, etc.

Para questões como essas, pode ser interessante considerar a contratação de um profissional para auxiliá-lo, como um contador, já que são tarefas que demandam tempo e podem sobrecarregá-lo, enquanto seu foco principal deve ser sempre os pacientes.

Algumas atitudes simples de serem adotadas podem trazer um enorme ganho para sua gestão financeira e, consequentemente, para os resultados de seu consultório. Com o uso de um software que centraliza os processos do consultório, então, se torna ainda mais fácil manter as finanças sempre em dia.

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