Cinco dicas de baixo custo para aumentar a produtividade em seu consultório

Softwares médicos, apps de medicina, smartphones, dispositivos médicos inteligentes, dados de assistência médica na nuvem — muitos médicos estão se sentindo mais produtivos do que nunca, graças a uma revolução digital na assistência médica. Ainda assim, sempre há espaço para melhorias.

Curiosamente, mesmo com o aumento do uso da tecnologia, a produtividade do trabalhador diminuiu bastante desde 2007, de acordo com o Bureau of Labor Statistics^[1], do Estados Unidos. Neste artigo, os especialistas dizem que o declínio pode ser devido à aposentadoria de baby boomers altamente qualificados, à falta de investimentos da empresa em ferramentas para aumentar a produtividade ou à falha em medir a produtividade corretamente.

Esses motivos geralmente se aplicam aos cuidados de saúde; no entanto, também pode haver outros (diferentes): não otimizar o software médico, não automatizar determinadas tarefas repetitivas, treinamento insuficiente e uma tendência a se concentrar demais na produtividade e no volume de pacientes, esquecendo o moral da equipe.

Independentemente do motivo da queda na produtividade, os consultórios médicos de hoje como o seu não podem ficar para trás. Seu consultório precisa operar como máquinas bem lubrificadas, com foco em atendimento de alta qualidade, além de reduzir custos e agilizar os esforços administrativos. A seguir veja cinco estratégias de baixo custo que podem ajudar:

Seja esperto quanto ao uso de software médico

Um software médico não aumenta magicamente a produtividade. Em vez disso, você precisa saber como otimizar a tecnologia para o fluxo de trabalho do seu consultório. Trabalhe em conjunto com a empresa desenvolvedora de seu sistema para que ela forneça suporte e treinamento específicos para o fluxo de trabalho para os médicos e funcionários.

Aproveite também os recursos de economia de tempo, como aplicativos para dispositivos móveis, prescrição eletrônica, controle financeiro integrado, lembretes e confirmações de consultas para diminuir as faltas, atalhos de teclado que podem ser usados na edição de textos no software, etc. Busque conhecer a fundo seu software médico para que possa aproveitar todos os benefícios que ele tem a oferecer.

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Automatize tarefas administrativas usando a tecnologia

Os consultórios perdem um tempo produtivo valioso quando a equipe realiza determinadas tarefas repetitivas manualmente. A boa notícia é que há uma variedade de soluções disponíveis para aliviar a carga administrativa da medicina e também engajar os pacientes.

Por exemplo, os consultórios podem enviar lembretes automatizados das consultas com base no método preferido de comunicação de um paciente, como e-mail ou mensagem de texto (SMS). Outra possibilidade é permitir que os pacientes agendem consultas online, o que ainda facilita o cadastro, pois os dados pessoais já vêm preenchidos pelo próprio paciente. Pode parecer confuso implementar essas mudanças de uma só vez. Melhor conselho? Comece aos poucos. Faça uma alteração de cada vez e veja como os pacientes respondem.

Faça a gestão do consultório de modo integrado

Além de todas as tarefas clínicas, os médicos que possuem consultório próprio ainda precisam se organizar para administrá-lo e cuidar de todos os processos burocráticos, financeiros, etc. Para que essas atividades não tomem tempo do atendimento aos pacientes, elas devem funcionar integradas ao software médico para que sejam automatizadas o máximo possível.

O controle financeiro integrado, por exemplo, permite lançar receitas advindas das consultas com apenas um clique na agenda, assim como o lançamento de receitas de procedimentos ou exames são lançados através das guias geradas. A geração fácil de guias no software auxilia também o processo de faturamento de convênios.

Crie um ambiente positivo

Acha que essa dica está muito longe de qualquer coisa relacionada à produtividade? Pense de novo. Quando seus funcionários estão satisfeitos, é mais provável que eles sejam produtivos — 31% mais produtivos para ser exato.

Você pode aumentar a felicidade dos funcionários implementando iniciativas de segurança no local de trabalho, melhorando a educação no local de trabalho, melhorando o relacionamento entre os funcionários, distribuindo feedback positivo, motivando a equipe e oferecendo outros incentivos (por exemplo, vale alimentação, bônus ou aumentos).

Reduza as distrações

As distrações ocorrem de várias formas e, quando você ou seus funcionários se distraem, vocês certamente não são produtivos. Um estudo descobriu que o trabalhador médio poderia desperdiçar mais de oito horas por semana em atividades não relacionadas ao trabalho.

Como seu consultório pode combater isso? Crie uma política para smartphones e outros dispositivos similares no local de trabalho. Exemplos incluem tolerância zero, caso a caso, apenas tempo de pausa ou uso razoável. Outras distrações para resolver? Enviar e-mails atentando para a questão, discutir o assunto em reuniões, adotar políticas de portas abertas conforme seja possível e, acima de tudo, ser o exemplo a ser seguido, são algumas soluções possíveis.

Aumentar a produtividade em um consultório médico requer as pessoas certas, trabalhando no ambiente certo, com a tecnologia certa. Quando seu consultório alinha essas prioridades, você liga o botão da produtividade, consegue se concentrar mais facilmente na prestação de cuidados excelentes aos pacientes e dá um grande passo em direção a minimizar o desgaste do médico e evoluir o consultório.

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