Software médico: escolhendo a tecnologia certa para seu consultório

Você está usando a tecnologia certa? Se você está trabalhando até tarde terminando tarefas administrativas tediosas, ou se vários pequenos problemas atrapalham a eficiência de sua rotina de atendimentos, a resposta provavelmente é “não”.

Usar a tecnologia certa em seu consultório médico pode trazer vários benefícios, como redução de erros ao registrar dados e emitir prescrições e outros documentos, melhor comunicação e engajamento, maior eficiência, aumento da produtividade e redução de custos.

Apesar dos benefícios, a pesquisa Top Technology Trends for SMBs de 2017 revela que as pequenas e médias empresas (SMBs, do inglês small and midsize businesses) veem “usar as tecnologias certas” como a maior restrição e o maior desafio que enfrentarão para atingir seus objetivos de negócios nos próximos anos.

Neste artigo, ajudamos você a identificar a tecnologia certa para seu consultório ou clínica, bem como oferecemos algumas dicas para realizar a implementação.

O que queremos dizer com tecnologia 'certa'

De tablets e smartphones a dispositivos de monitoramento remoto e computação em nuvem, a tecnologia ajudou a moldar a prática médica moderna. Mas, com tantas opções, pode ser um desafio fazer a melhor escolha.

Você só tem uma oportunidade de acertar na primeira vez, e tentar voltar atrás depois de um mau investimento em software pode consumir muitos recursos.

Para evitar armadilhas, leve o seguinte em consideração ao pesquisar por softwares médicos para seu consultório:

» Escolha uma solução que se adapte às suas necessidades e ao seu desenvolvimento

O primeiro passo para escolher um software é determinar quais são suas necessidades às quais esse software deverá atender. Você precisa de mobilidade dos dados? Precisa de ferramentas de gestão integradas? Precisa de prontuário personalizável?

Além disso, é importante ter uma visão a longo prazo e considerar quais poderão ser suas necessidades futuras de acordo com os planos e metas que tem para seu consultório. O software deve ter capacidade de integrar outras funcionalidades posteriormente, de modo que não precise passar novamente pelo processo de pesquisa, implantação e adaptação de outro software quando novas necessidades surgirem daqui a alguns anos.

RECOMENDAÇÃO: Antes de mais nada determine quais funções específicas que você precisa e não pode abrir mão, e considere também outras funcionalidades interessantes oferecidas pelos softwares, que você acredita não ter necessidade agora, mas podem vir a ser úteis em algum momento. Aproveite os testes gratuitos para obter experiência prática com os recursos do software que está considerando adotar.

» Escolha um software que centralize e integre todas as ferramentas de que precisa

Um software completo que centralize e integre os processos de rotina do consultório, incluindo a parte clínica e administrativa, pode tanto gerar grande economia ao adotar uma única solução ao invés de vários softwares diferentes, como também permite ter alto ganho em eficiência e produtividade.

Um consultório com os dados centralizados e os processos integrados ganha fluidez em sua rotina, garantindo a qualidade do atendimento ao paciente e promovendo melhores resultados.

RECOMENDAÇÃO: Verifique se os softwares pesquisados oferecem ferramentas completas, como prontuário eletrônico, ferramentas de agendamento, controle financeiro, anexo de documentos, acesso multiplataforma aos dados, geração de gráficos e estatísticas, ferramentas de comunicação e engajamento, etc. Atente também se todas essas funcionalidades foram desenvolvidas para funcionarem integradas e facilitarem o registro, utilização e organização dos dados com agilidade e praticidade.

» Escolha uma empresa que forneça suporte técnico de alta qualidade

O suporte ao cliente é um fator crítico ao considerar uma nova tecnologia – especialmente durante a configuração – uma vez que pequenos consultórios e clínicas nem sempre têm uma equipe de tecnologia interna dedicada para gerenciar o suporte, mas precisam de orientação para aproveitar ao máximo o software que adotaram e para resolver dúvidas e problemas com rapidez sempre que necessário.

RECOMENDAÇÃO: Pergunte às empresas enquanto faz sua pesquisa quais tipos de suporte eles incluem com a compra do software, por exemplo, treinamento, atendimento por telefone, por chat ao vivo, e-mail, suporte com acesso remoto, etc. Além disso, certifique-se de descobrir durante quais horas o suporte é oferecido. Um serviço de suporte com atendimento estendido até a noite e/ou aos sábados, por exemplo, pode se mostrar um grande diferencial para os médicos que atendem em horário comercial e não podem parar para utilizar o suporte nesse período.

» Busque um software que ofereça flexibilidade

É importante escolher um software que ofereça escalabilidade e opções de personalização. Como citado anteriormente, ao pensar quais as necessidades de seu consultório, é preciso levar em conta também as necessidades futuras. Se você planeja que seu consultório continue crescendo, é essencial que seu software possa se desenvolver com você e permita personalizar as funcionalidades e incluir novas ferramentas conforme seja necessário.

Além disso, escolha uma empresa comprometida com a inovação e que ofereça atualizações frequentes do software, para garantir que com o tempo você terá acesso a novas tecnologias que surgirem.

RECOMENDAÇÃO: Ao entrar em contato com as empresas que estiver pesquisando, pergunte sobre a possibilidade de personalizar o sistema para suas necessidades. Além disso, procure empresas que ofereçam a opção de adicionar funcionalidades mais avançadas no futuro, conforme precisar.

3 dicas para implementar novas tecnologias com sucesso

A implementação de qualquer nova tecnologia – inclusive um software médico – requer algum investimento de tempo e recursos, tanto durante os estágios de seleção e implementação, quanto depois, conforme você treina a equipe para utilizar o novo sistema aproveitando todas as funcionalidades disponíveis.

Para garantir o retorno do seu investimento, siga estas três dicas para ter sucesso:

1. Eduque sua equipe.

Mesmo as plataformas de software mais fáceis de usar e intuitivas exigem treinamento adequado. Você pode ter gasto uma quantidade significativa de tempo escolhendo a tecnologia certa, mas se você não der um passo além para investir a quantidade certa de tempo de treinamento, sua implementação pode falhar.

Comunique-se com sua equipe administrativa, secretária e outros médicos, antes, durante e após a implementação de qualquer nova tecnologia. Envolva sua equipe médica no início do processo de seleção de software. Isso não apenas lhes dará um senso de propriedade no processo de tomada de decisão, mas também definirá as expectativas com precisão.

Escolha um software médico cuja empresa desenvolvedora ofereça treinamento para o médico e a secretária após a aquisição, de modo que possam conhecer o sistema e começar a utilizá-lo imediatamente após a implantação, sem dificuldades.

2. Incorpore o uso da tecnologia na rotina em fases.

Ao implementar um novo sistema, você não precisa começar a utilizar todas as funcionalidades de uma só vez. Isso pode causar uma sobrecarga tanto em você quanto na equipe enquanto tentam adaptar a rotina para essas ferramentas, resultando em perda da eficiência e menor qualidade do atendimento.

Em vez disso, incorpore as ferramentas da nova tecnologia aos poucos, dando tempo para que todos se adaptem aos novos processos e os executem com eficiência. Por exemplo, comece realizando os agendamentos na agenda eletrônica e utilizando os recursos básicos que ela oferece; depois que se familiarizar com essa ferramenta, comece a utilizar as confirmações por SMS e o agendamento online. O médico também pode começar utilizando as fichas básicas do prontuário eletrônico e emitindo os documentos para os pacientes digitando os dados; depois ele pode criar modelos prontos para os documentos, preencher os cadastros auxiliares para inserir informações automaticamente e criar e baixar formulários personalizados para uso no prontuário.

3. Sempre coloque os pacientes em primeiro lugar.

Certifique-se de que a implementação da nova tecnologia não atrapalhe significativamente a experiência do paciente. Para um impacto mínimo nos pacientes, notifique-os com antecedência e frequentemente sobre quaisquer mudanças futuras na tecnologia que possam afetá-los.

Converse com a empresa desenvolvedora do software escolhido para agendar a implantação e treinamento fora do horário de atendimentos ou em um dia que o consultório não irá funcionar, por exemplo, para que possam aprender com calma e dedicar atenção ao treinamento, sem prejudicar nenhum atendimento.

Essas informações podem ajudá-lo no processo de escolha de um software médico para seu consultório, visando a encontrar uma tecnologia que seja compatível com você e sua prática médica. Adotar uma nova tecnologia é um investimento, e como tal merece atenção na pesquisa para que você encontre a melhor solução e obtenha os benefícios e resultados desejados.

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