Segurança dos dados médicos: entenda onde estão seus dados e como mantê-los seguros

O uso de um sistema de prontuário eletrônico na prática médica traz diversas vantagens, incluindo maior facilidade de armazenamento dos dados, melhor organização das informações e mais segurança para os registros médicos.

Porém, a tecnologia não faz tudo sozinha, e cabe também ao médico garantir que os dados do seu software médico estejam seguros. Isso inclui compreender como esses dados são armazenados, fazer backup periódico dos dados e manter em dia a manutenção dos computadores. Com as devidas precauções e medidas de segurança, a integridade dos dados de seus pacientes estará sempre garantida.

Confira os tópicos abaixo para entender melhor sobre a segurança dos dados médicos:

• Onde estão armazenados os dados do software médico?
• Por que é importante fazer o backup periódico dos dados?
• O que acontece com o software e os dados ao formatar o computador?
• Dicas importantes para manutenção e cuidados dos computadores

Onde estão armazenados os dados do software médico?

Existem três possibilidades para o armazenamento dos dados registrados nos prontuários eletrônicos, de acordo o tipo de sistema que você utiliza:

1. Armazenamento exclusivamente na nuvem (servidor online)
2. Armazenamento exclusivamente no seu computador local
3. Armazenamento no seu computador local e na nuvem (servidor online)

Os sistemas médicos baseados na web, que funcionam exclusivamente online, normalmente armazenam os dados que você registra no sistema em um servidor online, o que chamamos de “nuvem”. Este servidor pode tanto pertencer à própria empresa desenvolvedora do sistema ou pode ser um servidor de terceiros que a empresa desenvolvedora contrata para hospedar os dados dos usuários de seu sistema.

Já os softwares médicos que funcionam instalados no computador gravam os dados registrados no sistema no seu próprio computador, de modo que você detém a posse total dos dados.

Ambos os modelos apresentam vantagens e também desvantagens.

No primeiro, o armazenamento em nuvem garante que seus dados não serão perdidos caso ocorra um problema inesperado com seu computador, porém, você não tem a posse real de seus dados, que estão sob o controle e dependência de terceiros, como a empresa desenvolvedora do sistema e também as empresas que prestam o serviço de armazenamento em nuvem. Dessa forma, se ocorre qualquer problema ou falha em uma dessas empresas, você pode ficar sem acesso ao sistema e aos seus dados e sem ter nada que possa fazer, comprometendo sua rotina de trabalho. Inclusive um problema simples de ficar sem acesso à internet em seu consultório também impossibilita que o sistema e os dados sejam utilizados.

No segundo caso, do software instalado em computador, você tem a vantagem de os dados estarem sob seus cuidados e poder acessá-los sem depender de outros recursos ou empresas, pois não depende da internet ou da disponibilidade de determinados serviços online. Porém, um dos problemas é que, caso o backup dos dados não seja realizado da forma correta, há o risco de que os seus dados sejam perdidos no caso do computador que os armazena ser roubado ou sofrer um problema que comprometa a memória e não permita a recuperação das informações que haviam gravadas nela.

Diante disso, percebe-se que a melhor solução para o armazenamento seguro dos dados médicos e garantia de total disponibilidade dos dados é a terceira opção, que combina tanto a gravação local dos dados no computador, como também a gravação de uma cópia dos dados em nuvem. Isso permite que você tenha a posse de seus dados, podendo acessá-los e utilizar seu sistema no dia-a-dia sem depender de terceiros, bem como garante que seus dados não serão perdidos caso qualquer coisa ocorra com seu computador, pois há uma cópia das informações salva na nuvem. Uma vantagem bônus ainda é a possibilidade de acessar seus dados em qualquer lugar, sem estar preso ao computador do consultório.

Portanto, se você não tem certeza de como a empresa desenvolvedora do seu sistema médico armazena os seus dados, busque se informar com ela e saber se ela oferece todas essas possibilidades para a segurança e disponibilidade dos dados.

Se você é usuário do HiDoctor®, nesse caso você tem a melhor opção, pois o HiDoctor® é um sistema híbrido que funciona tanto offline instalado em seu computador como também online. Seus dados são diariamente gravados no computador conforme você utiliza o programa e também são sincronizados para o servidor online da empresa quando você realiza a sincronia.

Mantendo seus dados sincronizados, você pode acessá-los pela internet de qualquer outro equipamento (notebook, tablet, smartphone), pode instalar o HiDoctor® em diferentes computadores para uso offline mantendo os dados sincronizados entre eles, e pode ainda utilizar o aplicativo HiDoctor® Mobile instalado no celular para acesso prático aos prontuários e agenda. Somente o HiDoctor® consegue oferecer todas essas possibilidades enquanto garante que você tenha a posse de seus dados e independência em sua prática médica.

Por que é importante fazer o backup periódico dos dados?

O backup é a garantia definitiva de que seus dados estão seguros e não serão perdidos em nenhuma circunstância. Isso se o backup for realizado da forma correta. Criar o hábito de fazer backup periódico dos dados é inclusive importante não apenas para os dados médicos do seu sistema, mas também para qualquer dado que você mantenha em seu computador, celular ou tablet e que não possa perder, incluindo documentos diversos, fotos, etc.

No caso do sistema híbrido, em que os dados são gravados localmente no computador e também em um servidor online, essa cópia na nuvem já é uma maneira de backup, mas só ela não é suficiente. O ideal é fazer também um backup em mídia física, externa ao computador onde os dados estão gravados. Dessa forma, você mantém três cópias dos dados, em diferentes meios, maximizando a segurança.

Lembre-se que tanto o backup online, realizando a sincronia dos dados do computador com a web, bem como o backup em mídia física externa, devem se tornar um hábito e serem realizados com frequência. Se você fica uma semana sem fazer backup, por exemplo, caso os dados do computador sejam perdidos e precisem ser recuperados, os dados dessa semana que ficou sem backup não terão recuperação.

No HiDoctor®, como o processo de sincronia é simples e rápido, o ideal é realizá-lo diariamente, no fim ou no começo do dia. Ao fazer a sincronia, é oferecido também para fazer o backup local dos dados. Esse processo também é rápido e idealmente deve ser feito diariamente. É o arquivo que esse backup gera que você deverá copiar para uma mídia externa. Todo o processo leva pouco tempo e garante que seus dados estejam sempre seguros.

» Veja como fazer o backup dos dados no HiDoctor®

O que acontece com o software e os respectivos dados ao formatar o computador?

Se você utiliza um software médico que é instalado no computador, ao formatar o equipamento o software será desinstalado e os dados locais serão apagados. Se você utiliza os serviços de um técnico de informática em seu consultório, caso ele aconselhe a formatação de seu computador, esteja ciente que esse procedimento apaga tudo que existe no computador, até o sistema operacional deverá ser instalado novamente.

O sistema e alguns programas mais comuns, como o navegador web, Word, Excel, leitor de PDF, etc., os técnicos costumam já reinstalar por padrão após a formatação. Você deverá conversar com ele e solicitar que o software médico também seja reinstalado. Mais importante ainda, você deve garantir que ele faça o backup de todos os dados de seu computador e restaure-os após a formatação ter sido realizada.

Caso seja usuário do HiDoctor®, atente para o fato que o procedimento de instalação deve ser previamente agendado com nosso suporte técnico, pois nem sempre haverá disponibilidade imediata de nossos técnicos para fazer o procedimento no momento em que você entrar em contato.

Dessa forma, se estiver planejando formatar os computadores do consultório, deixe previamente agendado com nosso suporte uma data e horário para fazer a reinstalação do HiDoctor® após a formatação. Lembre-se ainda de fazer a sincronia dos dados devidamente antes de formatar, assim poderá continuar utilizando o sistema através do HiDoctor® NET em outro computador enquanto o do consultório é formatado.

Dicas importantes para manutenção e cuidados dos computadores

Para que seu computador dure por bastante tempo e entregue toda a eficiência da qual ele é capaz, alguns cuidados devem ser observados:

• Invista em um equipamento com boas configurações, que atenda às suas necessidades. Um equipamento muito barato e com configurações inferiores irá durar menos tempo e precisará ser substituído, gerando novo gasto.
• Instale apenas softwares e aplicativos confiáveis, de desenvolvedores que você conhece.
• Cuidado com os vírus ao fazer downloads! Esteja atento a sites e arquivos suspeitos e não faça um download se não tiver certeza sobre a procedência do arquivo.
• Mantenha seu computador do consultório com o mínimo de programas possíveis, instalando apenas aqueles que realmente utiliza no dia-a-dia do consultório. Excesso de programas pode prejudicar a performance do computador.
• Mantenha seu antivírus sempre ativado e atualizado.
• Realize manutenções preventivas periodicamente para evitar problemas e garantir sempre o melhor funcionamento.
• Mantenha os softwares e apps que utiliza atualizados. Atualizações são feitas para trazer melhorias e correções de falhas, inclusive de segurança. Seu computador pode ficar vulnerável se você não faz as atualizações.
• A atualização constante vale principalmente para o sistema operacional. Se planeje para deixar o computador atualizando durante a noite, por exemplo, sempre que houver uma nova atualização disponível. Dessa forma o processo não atrapalha seu trabalho.
• Faça o backup periódico de todos os dados importantes que estão salvos no computador.
• Desligue o equipamento sempre do modo correto, respeitando as mensagens que são apresentadas pelo sistema.

O médico tem responsabilidade sobre o registro, a guarda e a segurança dos dados médicos dos pacientes. Compreender onde estão armazenados os dados que você registra no prontuário eletrônico e as medidas que deve adotar para garantir que eles estejam sempre seguros é, então, essencial. Com o uso de um software médico excelente e confiável, manter a segurança dos dados se torna muito mais fácil.

O HiDoctor® é a única plataforma médica completa para seu consultório. A Centralx® conta com mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de tecnologias para a área médica.