Qual a vantagem em sair do sistema manual e informatizar o consultório?

Atualmente estamos tão inseridos no meio digital, que nos parece, falsamente, que tudo funciona de modo informatizado e ninguém mais utiliza papel e caneta para gerenciar seus negócios.

Porém, a realidade é que ainda existem médicos que utilizam o registro manual de dados nos atendimentos e gestão do consultório, incertos sobre mudar seu modo de trabalho. Muitas vezes a insegurança da mudança pode vir até mesmo por não saber por onde começar, ou como escolher as ferramentas mais adequadas. Mas, essas questões podem ser mais simples do que parecem, principalmente ao levarmos em conta as muitas vantagens de sair do modelo manual e digitalizar a gestão do consultório ou clínica médica.

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"Fatores fundamentais para a escolha de um sistema médico".

Se você ainda não informatizou o consultório e está considerando fazer a mudança, veja algumas formas pelas quais você poderia se beneficiar mudando para um sistema informatizado de gestão e registro de dados.

Mais espaço livre no consultório

Os dados históricos de todos os pacientes que já atendeu, quando armazenados em papel, ocupam espaço físico. Tornar-se digital significa que você pode liberar espaço valioso em sua clínica ou consultório, sendo possível aproveitá-lo para expandir a sala de espera ou de atendimento, por exemplo, dando mais conforto aos pacientes.

Maior organização

Com mais espaço no consultório, o ambiente fica mais organizado, mas não apenas isso. Também o fluxo de não precisar pegar e guardar arquivos a todo momento torna a rotina mais organizada de modo geral, assim como as próprias informações dos pacientes ficam melhor organizadas digitalmente do que na confusão de milhares de papéis que podem se misturar ou mesmo se perder.

Acesso rápido e busca aos dados

Os prontuários eletrônicos permitem acesso rápido aos dados dos pacientes, com poucos cliques, realizando busca pelas informações e fichas que precisa acessar. O médico gasta poucos segundos para ter a ficha do paciente em mãos para a consulta, sem precisar se deslocar ou solicitar à secretária que encontre o arquivo em papel.

Registros completos, corretos e legíveis

Com o tempo limitado das consultas e o movimento na recepção, muitas vezes ao realizar o registro manual de dados, que toma maior tempo, pode ocorrer de não haver tempo suficiente para escrever tudo que o paciente relata, assim como podem ocorrer erros na escrita e ilegibilidade das informações devido à escrita rápida. O registro eletrônico dos dados é mais ágil e fácil, promovendo dados mais completos, corretos e legíveis nas fichas e prontuários.

Manutenção e atualização dos dados simplificada

Com o consultório informatizado, a atualização de dados da ficha do paciente, como novo endereço ou telefone, é feita rapidamente digitando os novos dados, enquanto quando se utiliza fichas em papel é necessário criar uma nova ficha com as informações novas sempre que houver mudança. Também a visualização desses dados na hora da consulta é muito mais simples, facilitando que seja feita a confirmação de se os dados estão corretos ou precisam ser atualizados.

Automatização de processos e comunicação com pacientes

Em um modelo informatizado você ganha a possibilidade de automatizar várias tarefas do dia a dia, principalmente na recepção. Assim, é possível enviar e-mails com lembrete da consulta para os pacientes automaticamente e fazer a confirmação das consultas do dia por SMS com apenas um clique, o que contribui para uma comunicação com os pacientes mais prática e efetiva, sem tomar muito tempo da secretária.

Também a emissão de documentos se torna mais rápida, com o uso de modelos prontos e funções de preenchimento automático de dados, bem como é possível otimizar o controle financeiro, lançando gastos e receitas com poucos cliques em um sistema integrado à agenda e ao prontuário eletrônico.

Praticidade e agilidade nos atendimentos

Não apenas a maior agilidade para registrar os dados dos pacientes faz diferença nesse caso, também os dados integrados garantem muito mais praticidade ao médico durante a consulta. Ao registrar um diagnóstico, por exemplo, ele busca rapidamente na CID integrada pela doença correta a ser informada, já com seu respectivo código. O preenchimento de formulários com os dados do exame físico também se torna muito mais simples, tendo vários modelos prontos disponíveis para as mais diversas necessidades. Na hora da prescrição é possível buscar rapidamente pelo medicamento a ser receitado e as informações padrão já são incluídas junto, em um modelo pronto para impressão.

Todos esses fatores permitem que o médico gaste muito menos tempo registrando dados, tendo assim muito mais tempo disponível para dar total atenção ao paciente.

Fluidez na rotina

As vantagens citadas acima, como a organização do consultório, a agilidade no registro de dados, a automatização de processos, etc., todas contribuem para que a rotina do consultório fique mais fluida, com as atividades sendo executadas de modo integrado e natural, sempre com praticidade. A fluidez da rotina garante um melhor ambiente de trabalho, bem como maior satisfação para os pacientes.

Acesso em qualquer lugar e a qualquer momento

Com um sistema informatizado no consultório você ganha o excelente benefício da disponibilidade dos dados. O uso de um software médico permite que os dados dos pacientes não fiquem mais presos ao consultório, guardados nos arquivos. Eles podem ser acessados também fora do consultório, através da internet, ou mesmo pelo software instalado em outros computadores, inclusive com acesso prático pelo celular ou tablet, de modo que você pode consultar seus dados e registrar novas informações sempre que precisar, bem ao alcance de suas mãos e independente de onde estiver.

Segurança dos dados

O arquivamento de dados em papel deixa-os vulneráveis a riscos como perda, deterioramento e mesmo acidentes com fogo ou água que podem destruí-los. A segurança das informações também fica comprometida pela possibilidade de acesso de outras pessoas aos dados privados dos pacientes. No consultório informatizado os dados estão seguros e protegidos, inclusive com cópias de backup que garantem que não sejam perdidos. Isso além da proteção por senha, de modo que apenas o médico tem acesso às informações sensíveis.

Redução de custos e maior produtividade e eficiência

Os custos do consultório podem ser reduzidos através da diminuição da papelada, segurança aprimorada e melhoria da saúde. Também a maior produtividade e eficiência dos processos é capaz de gerar melhores resultados de modo geral para o consultório, com maior faturamento e possibilidade de conquistar e fidelizar mais pacientes.

Imagem de modernidade do consultório

Como abordado no primeiro parágrafo deste texto, estamos acostumados à imersão no digital em tudo que olhamos à nossa volta. Para o paciente que chega ao consultório médico e vê todas as suas informações sendo registradas no papel, isso pode passar uma imagem de algo atrasado. O consultório informatizado, com processos fluidos e alta produtividade, passa aos pacientes uma imagem de modernidade, de que o médico é atualizado e busca oferecer sempre o melhor, o que os conquista e aumenta a satisfação com o atendimento.

Informatizar o consultório pode ser muito mais simples do que se imagina. Um sistema médico intuitivo e fácil pode ser tão simples de usar como um celular, e a satisfação ao testar e perceber que pode facilmente dominar aquela tecnologia e obter todos os benefícios que ela traz é enorme.

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