Veja como confirmar as consultas com eficiência para otimizar a agenda

O processo de confirmação de compromissos faz parte dos mais diversos serviços que trabalham com modelo de horários agendados. Esta é uma etapa importante do agendamento, pois é a melhor ferramenta para evitar que ocorram muitas faltas, deixando espaços vagos na agenda. Principalmente em um consultório médico, em que diversos outros pacientes podem estar à espera de um horário disponível, a ocorrência de faltas pode se tornar um grande problema.

No HiDoctor® você tem disponíveis diversas opções para lembrar os pacientes dos compromissos marcados e realizar as confirmações. Consultórios e clínicas que adotaram o processo de confirmação de compromissos notaram redução de até 60% nas faltas que normalmente ocorriam em um mês.

Confira como confirmar as consultas com eficiência a partir da agenda do HiDoctor®:

XSMS — confirmação automática por mensagem SMS ou WhatsApp

A confirmação de consultas de forma automatizada é a forma mais prática tanto para a secretária quanto para os pacientes. O HiDoctor® oferece esta opção através do XSMS, adquirindo pacotes de créditos que são utilizados para disparar mensagens automáticas via SMS ou WhatsApp diretamente através da agenda.

Para a secretária é fácil porque ela envia a mensagem de confirmação para todos os pacientes agendados para um determinado dia com apenas 1 clique. No momento do envio, é possível selecionar se as mensagens devem ser enviadas por SMS ou WhatsApp.

Para os pacientes é conveniente pois a mensagem não interrompe suas atividades como uma ligação faria. Ela pode ser lida no momento que for melhor para eles e a resposta confirmando ou desmarcando a consulta pode ser enviada rapidamente, acessando o link contido na mensagem.

As respostas de confirmação são recebidas diretamente na agenda do HiDoctor®, podendo ser visualizadas na tela do XSMS e também aparecendo como um ícone de check verde no status da consulta na agenda.

Lembretes automáticos de agendamento

A opção de enviar lembretes automáticos é interessante de estar configurada mesmo que seja realizado o processo de confirmação por outro meio, como o XSMS ou ligação, uma vez que este modelo não inclui o recebimento de resposta do paciente. Assim, ele é útil para evitar uma falta devida a esquecimento, mas não permite à secretária saber com antecedência quais pacientes irão comparecer com certeza.

Esta ferramenta no HiDoctor® funciona integrada ao Site Médico. Nele é possível configurar os lembretes. Também é necessário que o e-mail do paciente esteja informado na ficha.

Com esta opção ativada, a agenda dispara um e-mail automaticamente para o paciente no momento em que uma consulta é agendada, com as informações sobre o compromisso, e também dispara outro e-mail para lembrá-lo da consulta algumas horas antes do horário marcado.

Além de evitar faltas por esquecimento, o envio de lembretes também ajuda para que os pacientes que não poderão comparecer se lembrem de ligar para o consultório desmarcando, dando a oportunidade para que outro paciente seja agendado no seu horário.

Confirmação por telefone

No caso de consultórios que preferem a habitual confirmação através de ligação para o paciente, ou ainda como uma opção complementar, caso o paciente não responda a confirmação enviada por SMS, o HiDoctor® oferece a funcionalidade de “Fila de confirmação de compromissos”.

Através desta tela é possível visualizar a lista de compromissos a confirmar de um determinado período, exibindo também os detalhes do compromisso e informando os contatos que já foram realizados referentes àquele agendamento. Ao realizar contato com qualquer paciente para confirmar uma consulta, independente de conseguir a confirmação ou não, a secretária abre o formulário de registro de novo contato e informa os dados a respeito de com quem falou, qual ação foi realizada (registrar o contato, desmarcar ou remarcar) e qual a situação da consulta após o contato, havendo confirmação ou permanecendo a confirmar.

Registrar os contatos é importante para visualizar facilmente na agenda as consultas que foram confirmadas e as que ainda estão pendentes, bem como acompanhar com quais pacientes já foi feito contato e com quais não foi possível falar.

A fila de confirmação pode ser acessada tanto pelo botão “Confirmações”, como também ao selecionar um compromisso na agenda, através do botão para “Alterar” a situação do compromisso, abaixo do espaço para notas.

Envio de mensagem via WhatsApp

O uso do aplicativo de mensagens WhatsApp faz parte da realidade de grande parte dos brasileiros, com o número estimado de usuários no país chegando a 120 milhões.

O HiDoctor® oferece integração com essa ferramenta de comunicação, permitindo o envio de mensagens para seus pacientes via WhatsApp a partir do HiDoctor®, com todas as facilidades que o software proporciona. Uma dessas facilidades é o uso de modelos de texto com macros para agilizar o envio; outra facilidade é o envio direto a partir do prontuário ou agenda.

Com essas duas facilidades somadas, essa funcionalidade se torna mais uma possibilidade para confirmar as consultas no HiDoctor®. Basta a secretária clicar no botão do WhatsApp no compromisso de cada paciente agendado que deseja confirmar, selecionar um modelo de texto feito específicamente para a confirmação (incluindo data e horário da consulta, por exemplo, aproveitando as macros) e então enviar a mensagem com agilidade.

No HiDoctor® você pode optar pelo modelo de confirmação de consultas que melhor se adaptar à rotina de seu consultório. Em diferentes situações, uma ou outra forma de contato pode ser mais adequada. A grande vantagem é ter à sua disposição todas as opções para testar e escolher, inclusive podendo utilizar todas combinadas para melhores resultados. Só um software com uma agenda completa oferece todas as possibilidades.

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