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Ferramentas do software médico para otimizar o tempo do consultório

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São muitas as vantagens de investir em ter um consultório moderno e que utiliza a tecnologia, principalmente quando isso inclui um software médico completo. As ferramentas que um software oferece são as maiores aliadas para uma excelente gestão do consultório médico.

A otimização de tempo é sempre algo de grande importância em se tratando de ter uma boa gestão. Sem o devido gerenciamento do tempo o atendimento ao paciente pode ser prejudicado, bem como a realização de outras tarefas, impactando diretamente na produtividade e nos resultados do consultório.

Já tratamos anteriormente em outro texto sobre como o médico pode aprimorar sua própria gestão de tempo. Agora, veja como ferramentas do software médico podem otimizar também o tempo do consultório de modo geral, garantindo eficiência para todas as tarefas realizadas rotineiramente.

Interface inteligente

Não exatamente uma ferramenta, mas uma característica essencial que o software médico deve ter, é uma interface ágil, prática e inteligente. Mesmo utilizando o software mais completo, se você não tiver agilidade para mudar de uma ficha para outra, para visualizar todos os dados que precisa, para fazer os registros e emitir documentos, ou se a secretária não conseguir gerenciar toda a agenda executando diversas funções simultaneamente, então você não estará obtendo o máximo de otimização de tempo que pode obter.

O funcionamento de toda a interface do programa deve permitir a visualização de diversas informações ao mesmo tempo, apresentar excelente performance carregando os dados com rapidez e oferecer acesso fácil a qualquer ferramenta que precisar com apenas um ou poucos cliques.

Assim, o uso do software no dia-a-dia se torna intuitivo e ganha-se tempo ao executar diversas tarefas e visualizar todos os dados que precisa de uma só vez.

Agendamento online

O agendamento online traz grande economia de tempo para a recepção, diminuindo o número de ligações recebidas ao longo do dia, uma vez que vários pacientes estarão marcando suas consultas online.

Quando o agendamento funciona integrado à agenda do software médico, se torna muito prático para a secretária responder as solicitações de consulta, que já aparecem diretamente na agenda, bastando poucos cliques para fazer a confirmação ou responder informando que o horário não está disponível.

Enquanto esse processo leva menos de 1 minuto, os agendamentos por telefone podem levar até 5 minutos e exigem atenção exclusiva da secretária.

Envio de lembretes por e-mail e confirmações por SMS

O processo de confirmação de consultas é uma das tarefas mais importantes da recepção, sendo uma ótima forma de reduzir as faltas do consultório, mas também é uma das tarefas que mais pode tomar tempo.

A confirmação pode ser automatizada com facilidade através do software médico. Configurando envio de lembretes por e-mail, o paciente recebe um e-mail com os dados da consulta assim que faz o agendamento, e outro quando a consulta se aproxima, para lembrá-lo da data e horário corretos, ajudando para que ele não se atrase ou falte por esquecimento.

Já a confirmação por SMS é prática pois permite à secretária disparar mensagens para todos os pacientes do dia com apenas 1 clique, lembrando do agendamento e pedindo que os pacientes respondam confirmando. Além de economizar o tempo que gastaria ao telefone ligando para cada paciente, e muitas vezes não conseguindo contato, o envio de SMS é mais prático, tem mais chances dos pacientes verem, e as respostas deles aparecem direto na agenda do software médico, indicando todos aqueles que confirmaram e também os que solicitaram remarcação.

Com essas ferramentas, além de otimizar muito o tempo da secretária, que pode então se dedicar a outras tarefas, você ainda consegue aumentar a taxa de comparecimento às consultas, evitando horários ociosos devido a faltas.

Biblioteca de textos

Ter uma biblioteca de textos no software ajuda o médico a ganhar muito tempo durante as consultas. Ele pode salvar diversos modelos dos textos que mais utiliza para prescrições, anamneses, atestados, pedidos de exames, etc., de modo que no momento da consulta, ao precisar emitir um texto, basta puxá-lo da biblioteca, mudar apenas algum detalhe que seja necessário ou preencher os dados específicos.

Inclusive pode-se utilizar macros para que dados como nome do paciente, data, e outros sejam preenchidos automaticamente no momento da emissão do documento, sem precisar digitar essas informações a cada vez que cria um documento novo.

Cadastros auxiliares

Possuir cadastros auxiliares integrados também é outra maneira de otimizar o tempo durante as consultas. Através de cadastros de medicamentos, procedimentos e exames, o médico importa as informações desses cadastros quando precisar, com os dados já automaticamente preenchidos.

Se você receita muito certo medicamento, ao criar uma prescrição pode importá-lo do cadastro de medicamentos e fórmulas e já são incluídos na receita os dados da posologia mais comum, que também pode ser ajustada caso seja necessário.

Todo esse tempo que seria gasto digitando todos os dados de cada documento, a cada consulta, pode ser redirecionado para que o médico consiga dar maior atenção ao paciente, conversar, ouvi-lo melhor, e assim prestar um atendimento de excelência.

Formulários personalizados

Os formulários personalizados são uma ferramenta com diversos benefícios, muito além da simples otimização do tempo. Eles permitem ao médico organizar melhor os dados dos pacientes, registrar informações específicas em tabelas, gerar gráficos, realizar cálculos, criar questionários com campos de escolha única ou múltipla, entre várias outras opções.

O médico pode criar seus próprios formulários para atender suas necessidades específicas e se adequar ao seu modelo de atendimento, assim como pode importar formulários criados por outros médicos especialistas diretamente para usar ou ainda fazer ajustes conforme desejar.

No momento da consulta, os formulários permitem o registro prático de dados de saúde, criando um histórico completo para o paciente e sem tomar muito o tempo do atendimento.

Anexo de documentos aos prontuários

Anexar imagens e arquivos diversos ao prontuário do paciente é muito mais rápido utilizando uma ferramenta própria para isso. O miniPACS do HiDoctor®, por exemplo, facilita para que resultados de exames sejam incluídos na ficha do paciente com facilidade, seja em formato PDF, seja uma foto, e mesmo vídeos, áudios e outros arquivos também podem ser anexados.

Isso garante que todos as informações do paciente sejam devidamente incluídas no histórico, sem perder um grande tempo digitando todos os dados de um exame, por exemplo. Além disso, é possível também anexar arquivos diretamente através do celular, facilitando tirar a foto de um resultado de exame e já anexá-lo ao prontuário durante a consulta, por exemplo, ou anexar um arquivo em PDF que tenha recebido do paciente por Whatsapp ou e-mail.

Busca avançada

Você certamente tem uma grande quantidade de pacientes, assim como o prontuário de cada paciente provavelmente contém uma grande quantidade de informações, principalmente no caso daqueles pacientes que consultam com você há muito tempo. Isso pode tornar difícil encontrar informações específicas em seu software quando precisa.

Ter uma ferramenta de busca em seu software é de grande ajuda para que possa localizar pacientes registrados no programa através de buscas por qualquer tipo de informação do prontuário, utilizando palavras-chave, e também encontrar informações específicas dentro das fichas de texto de um paciente.

Assim o médico consegue consultar dados que precisa e encontrar informações com rapidez, sem ter que procurar manualmente em diversos prontuários.

Financeiro integrado

Cuidar da parte administrativa pode ser outra tarefa que consome tempo, mas é indispensável. Para que a gestão financeira seja feita de modo otimizado, ela deve estar integrada ao software médico, facilitando para que os dados de receitas e despesas sejam lançados, e sendo parte de um sistema capaz de gerar relatórios financeiros automaticamente, economizando o tempo do médico e ainda garantindo a exatidão das informações.

Integração e centralização

Ter várias ferramentas para auxiliar nos processos do consultório faz enorme diferença, como foi possível perceber nos tópicos acima. Porém, se cada ferramenta dessa funciona de modo independente, então cria-se um contraponto em que na verdade utilizar todas elas pode se tornar algo trabalhoso e complexo.

O segredo da eficiência e da otimização do tempo no consultório está na centralização de toda a gestão e todos os processos em um único lugar, com todas as ferramentas funcionando integradas. Isso só é possível quando o médico utiliza um software médico completo, que oferece todas as possibilidades.

Em uma plataforma completa o médico e a secretária têm acesso a todas as ferramentas que precisam acessando um único sistema, e todos os dados do consultório estão centralizados, tornando a gestão muito mais organizada e aumentando a produtividade, além de facilitar muito o uso das ferramentas no dia-a-dia para que o tempo seja otimizado.

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A tecnologia oferece soluções para os mais diversos aspectos de um consultório médico, inclusive para a gestão de tempo. Otimizar a gestão de tempo é algo que irá trazer melhores resultados para o consultório através do aumento da produtividade, da eficiência, da organização e da satisfação do paciente, além de simplificar o fluxo de trabalho para o médico e toda a equipe. Invista em um software médico completo e todas as ferramentas que ele possui para uma gestão excelente do consultório.

O HiDoctor® é a única plataforma médica completa para seu consultório. A Centralx® conta com mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de tecnologias para a área médica.

 

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