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Precisando melhorar sua produtividade? Veja estas 7 dicas

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O que não falta na internet são as mais diversas dicas para maior produtividade e estratégias garantidas para maximizar a eficiência do dia a dia, independentemente da sua ocupação.

Porém, a rotina de um médico no consultório pode trazer particularidades que nem sempre estas dicas dão conta de cobrir. Compilamos então 7 dicas voltadas especialmente para médicos para melhorar seu consultório e aumentar sua produtividade dentro da prática excepcionalmente exigente da medicina.

Organize e priorize

Manter uma boa organização é uma dica padrão, mas é a maneira mais básica de maximizar sua produtividade. Limpe sua caixa de email e responda imediatamente a todas as mensagens que você puder responder. Marque todas as mensagens para as quais você precisa retornar. Evite checar seu e-mail a todo momento durante o dia, programando horários específicos para verificar e responder a mensagens, como pela manhã, ao meio-dia e antes de sair do trabalho.

Organize sua mesa ou espaço de trabalho, certificando-se de remover quaisquer distrações desnecessárias. Priorize seu tempo anotando 3 tarefas mais importantes no início de cada dia. Anote quaisquer itens de ação associados a cada tarefa e resolva-os um por um. Agrupe tarefas semelhantes para maximizar a eficiência.

Atenha-se à sua especialidade

Exceto em emergências e situações específicas, evite realizar tarefas que não requeiram conhecimentos especificamente médicos. Em muitos consultórios privados, todo membro da equipe faz um pouco de tudo, mas isso é um enorme dreno de produtividade. Os médicos podem maximizar seu tempo delegando tarefas à equipe.

Considere o volume de pacientes que você vê todos os dias ao tomar decisões sobre quais tarefas podem ser delegadas a seus assistentes. Tenha cuidado com a comunicação ao delegar tarefas, de modo a criar um ambiente de trabalho harmonioso: por exemplo, dizer "Estou com tempo limitado, mas isso precisa ser feito - você pode, por favor, cuidar disso?" soa muito melhor do que "Meu tempo é muito importante para esta tarefa, então estou atribuindo isso a você."

Minimize a variabilidade

Evite quebras no seu fluxo de trabalho minimizando a variabilidade das atividades. Tentar organizar consultas de um mesmo tipo para períodos específicos reduz a frequência com que você precisa mudar sua mentalidade para iniciar uma nova tarefa. Consultas de retorno, por exemplo, envolvem processos diferentes de novas consultas, de modo que atender todos os retornos em um período, e então todas as novas consultas em outro evita que sua mente fique indo e vindo nos processos que deve realizar cada vez que um novo paciente entra no consultório.

Organize os ambientes do consultório também seguindo um mesmo padrão e mantendo os suprimentos e equipamentos no mesmo lugar, de modo a diminuir o tempo gasto na busca quando precisar utilizar qualquer coisa.

Planeje com antecedência

Familiarize-se com as informações de cada paciente no dia anterior à consulta e revise-as imediatamente antes de atender o paciente, a fim de agilizar sua programação e evitar gargalos. Estar preparado para cada paciente antes da consulta ajuda a reduzir o tempo de espera e a aumentar a satisfação do paciente.

Utilize a tecnologia

Aproveite a tecnologia para simplificar e organizar seu dia. Existem vários aplicativos de smartphones para os médicos maximizarem sua produtividade e educarem os pacientes. Há também aplicativos que ajudam a comunicação médico-paciente, permitindo inclusive que os pacientes enviem dados de saúde em tempo real para seus médicos.

Um software médico com agenda, prontuário e outras funções é essencial para a produtividade e eficiência no consultório, facilitando a marcação de consultas e as anotações durante o atendimento. Opções como agendamento online e confirmação automatizada dos compromissos também trazem grandes benefícios.

Ao adotar novas tecnologias no consultório, esteja ciente de que pode haver uma perda inicial de produtividade à medida que sua equipe se adapta aos novos sistemas, mas as tecnologias que são implementadas adequadamente acabarão por poupar bastante tempo a você e sua equipe.

Limite as interrupções

Sempre que você muda para uma nova tarefa, você precisa mudar para uma diferente mentalidade. A alternância entre diferentes modos de pensar é, na verdade, responsável por uma parcela considerável do tempo e produtividade perdidos, porque é necessário tempo e energia mental para se desvincular de uma tarefa e voltar a se envolver com outra.

Tente limitar a frequência com que seu foco deve ser redirecionado, instruindo sua equipe a fazer perguntas e apresentar documentos todos juntos em momentos específicos, ao invés de gerar interrupções constantes que atrapalham você e o fluxo de trabalho da própria equipe.

Coloque-se em primeiro lugar

Se você tem a impressão de que lazer e recreação são uma perda de tempo, pense novamente. Com o aumento do burnout entre médicos, é extremamente importante para a sua saúde mental manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e a pessoal. Se você está cansado e fora de forma, é menos provável que você processe informações efetivamente do que se estivesse fisicamente apto e bem descansado.

Pode parecer contra-intuitivo aumentar sua eficiência no consultório limitando suas horas de trabalho, mas aproveitar o tempo para recuperar o sono, participar de atividades recreativas e socializar com os outros é um investimento sensato para sua saúde mental e, assim, cria uma rede de ganho de produtividade.

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Um consultório mais produtivo traz ganhos não só para você, mas também para seus pacientes, que receberão um atendimento eficiente e de excelência. Com estratégias simples você consegue uma gestão mais organizada para alcançar o máximo de produtividade.

 

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