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Saiba como seu consultório pode ser mais produtivo

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A produtividade no consultório médico pode ser influenciada por diversos fatores, e tem impacto direto em resultados, como a lucratividade, a satisfação dos pacientes e a consequente fidelização deles.

Seja na recepção ou na consulta propriamente, a falta de organização nas tarefas é o principal fator que pode prejudicar a produtividade.

Saiba como seu consultório pode ser mais produtivo

Veja 4 formas de otimizar a organização do consultório, tornando-o mais produtivo.

Controle das tarefas

Consultas, tarefas administrativas, compromissos pessoais... É fácil perder o controle daquilo que está pendente, o que já foi realizado e ainda conciliar com novas demandas que surgem a todo momento. É necessário estabelecer as prioridades das tarefas e organizar o tempo que será dedicado a cada uma, assim você poderá ter uma previsão de quando estarão concluídas, o que é importante principalmente no caso de tarefas em que outras pessoas dependem de sua conclusão.

Duas ferramentas indispensáveis são uma agenda e checklists. Em primeiro lugar, todo compromisso ou demanda que surgir deve ser incluído na lista de pendências, sendo interessante manter listas separadas para compromissos pessoais e profissionais. Analisando estas listas, você poderá definir quais são as prioridades, e então encaixar cada compromisso ou tarefa na sua agenda, nos horários e dias que forem mais apropriados. Com isto feito, basta acompanhar sua agenda diariamente e evitar sempre postergar as tarefas que tenham sido agendadas, a não ser que seja de fato impossível realizá-las no momento.

Para as listas de tarefas, que são extrememante dinâmicas, já que tarefas realizadas são cortadas e novas são acrescentadas a todo momento, uma boa solução é o uso de aplicativos próprios, como o Evernote ou OneNote. Existem diversos aplicativos deste tipo, pesquise e adote aquele que lhe parecer melhor. Lembre que é interessante que o app possa ser utilizado em diferentes devices, como o celular, computador, tablet, mantendo os dados sincronizados. Assim a qualquer momento você terá acesso fácil para atualizar suas listas, independente de onde esteja.

O mesmo é válido para sua equipe. Incentive para que todos usem o esquema de listas e definam prioridades, evitando que fiquem tarefas por fazer. Especialmente para as secretárias, que tem surgimento constante de novas demandas, como fazer ligações, preencher certas informações, etc, é fácil esquecer algo para trás se não for tudo anotado.

Controle dos horários

Os horários devem ser um ponto de atenção. Uma agenda desorganizada irá prejudicar não só os atendimentos, mas também o fluxo das demais tarefas, e causa um ambiente de trabalho mais estressante tanto para você quanto para sua equipe. Você deve ter acesso fácil à agenda do consultório a qualquer momento, acompanhando mudanças que surjam e assim sempre se planejando para que os horários possam ser cumpridos sem atrasos, na medida do possível.

São muitas as situações que saem do controle, como um paciente que atrasa ou uma consulta que demora mais que o esperado. Mas de modo geral, manter a pontualidade deve ser sempre uma prioridade para que o consultório funcione com eficiência.

Treinamento e motivação da equipe

Uma equipe motivada é garantia de melhores resultados na realização das tarefas, com maior eficiência e melhor atendimento aos pacientes. Pelo contrário, se a equipe trabalha sem motivação, insatisfeita com alguma questão ou mesmo sem o treinamento adequado, o impacto na produtividade será certo.

Esteja sempre atento ao trabalho realizado pela equipe, ouça o que eles tem a relatar e também o que os pacientes relatam sobre o pré-atendimento. Se perceber que há melhorias que podem ser feitas, repasse o feedback aos envolvidos e converse sobre o que pode ser feito diferente. Às vezes a secretária pode estar tendo dificuldades com o software utilizado, por exemplo, ou com algum processo burocrático, sendo o caso de realizar um treinamento para tirar as dúvidas que ela possa ter.

Não esqueça que o feedback positivo é ainda mais importante. Mostre à sua equipe que você está atento aos esforços realizados e aprecia o trabalho deles. Dar feedback, ouvir o que a pessoa tem a dizer e demonstrar confiança, delegando responsabilidade, são fatores essenciais para que o colaborador perceba sua importância e se dedique ao trabalho, buscando dar seu melhor.

Uso de software médico

A tecnologia de modo geral é a maior ferramenta da qual você pode dispor para alavancar seu consultório médico. O uso de um software de gestão irá tornar todos os processos mais simples e ágeis, tornando o atendimento mais eficiente e deixando mais tempo disponível para dar atenção ao paciente, tanto na recepção quanto no momento da consulta. Isto resulta não só em uma maior produtividade, como também um melhor atendimento aos pacientes.

Um software médico completo irá apresentar funcionalidades de agendamento, praticidade no uso do prontuário eletrônico, além de lhe oferecer as mais diversas funcionalidades integradas e garantir mobilidade, para que você tenha sempre acesso aos dados em qualquer lugar, sem que para isso precise abrir mão de uma boa performance no uso diário no consultório.

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