Confirmação de consultas no HiDoctor: você conhece as possibilidades?

Em artigos anteriores já enfatizamos como a confirmação das consultas é de grande importância para o consultório. A confirmação pode reduzir o número de faltas em até 60%, evitando horários ociosos na agenda, que impactam diretamente na lucratividade do consultório no fim do mês.

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Muitos médicos optam por não adotar um processo de confirmação por acreditar que irá ocupar muito o tempo da secretária, interferindo na qualidade do atendimento prestado pela recepção. Mas com o uso da tecnologia é possível incorporar uma rotina de confirmação prática que não irá interferir nas demais atividades da secretária.

Veja as possibilidades que o HiDoctor lhe oferece quanto à confirmação de consultas:

Contato telefônico

No caso da confirmação padrão realizada ligando para os pacientes do dia, o HiDoctor oferece um formulário para registro do contato telefônico, informando se foi possível realizar o contato, com quem a secretária falou e se a consulta foi confirmada, desmarcada ou mesmo solicitado um novo horário. Considerando o volume de pacientes que devem ser contatados diariamente, esse controle sobre o contato realizado é indispensável para evitar que fiquem pacientes sem confirmar.

Apesar de ser uma forma de conseguir respostas efetivas sobre o comparecimento, este tipo de confirmação toma um maior tempo da secretária.

Email automático

É possível configurar o HiDoctor para que ele envie lembretes automáticos sobre a consulta agendada. O paciente receberá um email assim que a consulta for marcada, para que ele tenha registrado o dia e horário agendados. Quando estiver próximo da consulta, outro email é disparado lembrando o paciente do compromisso.

O envio de email não retornará uma resposta do paciente quanto à confirmação ou não da consulta, mas o simples fato de lembrar do agendamento já diminui muito a possibilidade de que o paciente falte. Principalmente considerando que é uma ferramenta que não precisa de nenhuma ação da secretária para que ocorra o envio, seu uso é altamente recomendado.

Envio de mensagem de texto automática

O HiDoctor possui integrado na agenda o XSMS, que permite o envio de mensagem de texto via SMS ou WhatsApp para todos os pacientes do dia com apenas 1 clique. Além de poupar o tempo da secretária, as mensagens podem incluir um link através do qual o paciente envia resposta se irá na consulta ou deseja remarcar. As respostas são recebidas diretamente na agenda do HiDoctor, com fácil visualização das consultas confirmadas e das que precisam ser remarcadas.

Esta é a maneira mais prática e com melhor custo benefício para confirmar as consultas agendadas. O processo de confirmação não interfere na rotina da secretária e no atendimento aos pacientes e ainda assim é possível obter resposta sobre o comparecimento ao compromisso. Além disso, enquanto nem sempre os pacientes possuem disponibilidade de atender uma ligação no momento que a secretária ligar, uma mensagem de texto é muito mais facilmente visualizada e respondida a qualquer momento, garantindo então uma maior taxa de consultas confirmadas.

Envio de WhatsApp usando modelos de textos

O HiDoctor® oferece integração com o WhatsApp na agenda, permitindo o envio de mensagens para seus pacientes via WhatsApp a partir do HiDoctor®, com todas as facilidades que o software proporciona. Uma dessas facilidades é o uso de modelos de texto com macros para agilizar o envio; outra facilidade é o envio direto a partir do prontuário ou agenda.

Com essas duas facilidades somadas, essa funcionalidade se torna mais uma possibilidade para confirmar as consultas no HiDoctor®. Basta a secretária clicar no botão do WhatsApp no compromisso de cada paciente agendado que deseja confirmar, selecionar um modelo de texto feito específicamente para a confirmação (incluindo data e horário da consulta, por exemplo, aproveitando as macros) e então enviar a mensagem com agilidade (será aberto o WhatsApp Web para prosseguir com o envio).

Controle das consultas confirmadas

Outra vantagem do HiDoctor é que todas as consultas que foram marcadas como confirmadas, seja por indicação no formulário de contato telefônico ou pela resposta recebida de um SMS, aparecem na agenda do dia com um símbolo de 'check' em verde. Isto facilita a visualização pela secretária das consultas que ainda estão pendentes de confirmação para que tente então confirmá-las.

Seja em questão de agendamento, prontuário, acessibilidade ou ferramentas integradas, o HiDoctor oferece as melhores e mais completas funcionalidades para organizar a rotina do seu consultório e garantir um atendimento de excelência aos pacientes. Conheça o melhor software médico!