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Dicas para criar lembretes automatizados do paciente mais eficazes

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Você já sabe que as faltas dos pacientes às consultas agendadas custam caro para as clínicas e consultórios. Elas podem deixar lacunas na agenda que são impossíveis de preencher e representam uma enorme perda de receita anualmente.

Uma das maneiras mais eficazes de combater as faltas às consultas é com o serviço de lembrete de compromissos. No entanto, a maneira tradicional de lembrar os pacientes ao telefone também é problemática porque consome muito tempo de sua equipe, e em muitos casos os pacientes não estão disponíveis para atender o telefone no momento do contato.

Portanto, em vez disso, uma combinação de mensagens de texto, e-mail e lembretes por telefone pode ajudar os pacientes a se lembrarem de comparecer à consulta sem criar mais trabalho para sua equipe.

Programe os lembretes com eficácia

Há um equilíbrio importante entre lembrar seus pacientes para que não se esqueçam de uma consulta futura e irritá-los de modo que não queiram mais ir ao seu consultório, ou que simplesmente parem de prestar atenção a lembretes futuros. O número exato de lembretes pode depender de alguns fatores:

  • Quanto tempo tem entre os compromissos
  • Se o seu paciente optou por receber mensagens de texto
  • Se você tem um endereço de e-mail válido registrado
  • Quais são as preferências pessoais do paciente para lembretes

Peça a eles que optem por enviar lembretes por texto e e-mail, o que torna mais fácil para você enviar várias comunicações que não parecerão chatas ou arrogantes.

Uma programação geral (que você pode ajustar com base em fatores individuais) pode incluir:

  • Um lembrete por e-mail no dia em que a consulta foi agendada, confirmando a data e horário marcados e com informações importantes que os pacientes precisem saber antes da consulta
  • Um segundo lembrete por e-mail uma semana ou alguns dias antes do compromisso que reitera informações importantes sobre o que fazer ou levar no dia da consulta e lembra do horário marcado
  • Uma mensagem de texto um dia antes do compromisso

Você também pode dar aos pacientes a opção de receber um lembrete final por mensagem de texto mais perto da consulta, como logo pela manhã do dia da consulta ou uma hora antes, se eles acharem que podem esquecer.

Personalize a mensagem

Uma das coisas mais importantes em qualquer sistema de lembrete é um nível de personalização. É importante ter um sistema de lembrete de compromisso que extraia informações relevantes e atuais do prontuário do paciente para fornecer instruções precisas.

Por exemplo, é importante ter um sistema de lembrete que pode puxar a data e hora específicas para a consulta e incluí-los, juntamente com instruções sobre como chegar à clínica ou onde estacionar quando chegarem. Incluir o nome do paciente nos lembretes também faz muita diferença.

Se a mensagem for genérica, é menos útil para o seu paciente.

Automatizar lembretes

Tentar fazer tudo isso manualmente será estressante para sua equipe, então é melhor obter um sistema automatizado de lembretes do paciente que possa programar mensagens de texto e e-mails de modo específico assim que a consulta for marcada.

A integração com seu software médico é essencial para um sistema automatizado eficaz. Quando o próprio software oferece uma funcionalidade de lembretes, que funciona integrada à agenda e ao prontuário eletrônico, todas as configurações citadas anteriormente podem ser facilmente realizadas e os e-mails serão disparados automaticamente, nos momentos certos que você definiu e com informações personalizadas para os pacientes.

Lembretes de consultas no HiDoctor®

O HiDoctor® oferece tanto a funcionalidade de envio de e-mails automáticos com lembrete da consulta agendada, bem como funcionalidade de envio de mensagem de texto para o celular do paciente, não apenas lembrando do compromisso, mas também pedindo a confirmação do comparecimento.

Havendo um e-mail válido cadastrado na ficha do paciente, o HiDoctor® envia um e-mail automático ao paciente assim que a consulta é agendada, com os dados da consulta e outras informações mais que você desejar, uma vez que você pode configurar esse e-mail e editar a mensagem a ser enviada. É possível usar macros na configuração para que os dados da consulta, o nome do paciente e outros dados individuais sejam automaticamente personalizados para cada paciente.

O HiDoctor® também envia outro e-mail automático para lembrar o paciente do agendamento mais próximo da consulta. A antecedência com que esse e-mail é enviado é configurada pelo médico e aqui também o texto a ser enviado pode ser editado e personalizado.

» Saiba mais sobre a configuração dos e-mails enviados pelo HiDoctor®

Já o envio de mensagens de texto no HiDoctor® é feito através da ferramenta XSMS. Se o telefone celular dos pacientes estiver devidamente cadastrado nas fichas, na agenda a secretária pode abrir o XSMS e escolher a opção de enviar mensagem para os pacientes do dia. O programa então irá exibir a lista de todos os pacientes agendados para aquela data, de modo que basta selecionar para quais deseja enviar a mensagem e então clicar para enviar. Com apenas esse clique todos os pacientes do dia recebem a mensagem no celular lembrando da consulta marcada.

O XSMS ainda tem a opção de solicitar a confirmação da consulta do paciente. Com essa funcionalidade, a mensagem enviada inclui um link que o paciente acessa e responde sim ou não para indicar se irá ou não comparecer à consulta. A resposta dada pelo paciente aparece diretamente na agenda do HiDoctor®, facilitando para que a secretária saiba aqueles pacientes que confirmaram e aqueles que pediram remarcação.

» Saiba mais sobre o XSMS


O uso de lembretes de consulta automáticos e confirmação de consultas em seu consultório é capaz de transformar o gerenciamento de sua agenda, sem que isso consuma o precioso tempo de sua equipe. Os lembretes podem acabar com os horários perdidos por faltas e cancelamentos de última hora e assim otimizar seus resultados financeiros.

Aproveite as funcionalidades do HiDoctor® para automatizar seus lembretes com facilidade e praticidade!

O HiDoctor® é a única plataforma médica completa para seu consultório e o software mais utilizado por médicos e clínicas no Brasil. A Centralx® conta com mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de tecnologias para a área médica.

 

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