A jornada de um consultório de volta ao software médico desktop

Recentemente tem surgido um grande número de sistemas médicos baseados na web. À primeira vista eles parecem atrativos pela sua simplicidade e facilidade para começar a usar, mas apesar do marketing que afirma o fato do sistema ser 100% online como a maior vantagem, garantindo maior acessibilidade, na prática não é bem isso que os médicos estão percebendo.

John Bender é um médico em um consultório norte-americano onde outros 9 médicos também atuam. Em entrevista ao site Physicians Practice, ele contou sobre como o consultório mudou para um sistema online, esperando reduzir custos e aumentar a disponibilidade, mas acabou voltando ao software desktop depois de um tempo. No fim das contas, o gasto com o software desktop somado ao custo de ter um técnico em informática sempre disponível para resolver qualquer problema saía mais barato do que o custo que o sistema baseado na nuvem estava gerando.

Alguns fatores foram responsáveis pela mudança inicial para um sistema web: além do gasto anual com o software (incluindo mensalidades, serviço de técnicos e renda perdida quando o sistema não funcionava) ser alto, o software dava algum problema que o deixava inutilizável em torno de 1 vez a cada 3 meses, ficando sem funcionar por horas ou mesmo um dia inteiro. O consultório não possuía técnicos trabalhando no local, então a cada problema era necessário entrar em contato e esperar pelo serviço de manutenção, fosse com o técnico indo ao local ou acessando remotamente. O esperado era que utilizando o sistema web, não ocorreria mais este tipo de falha.

O consultório usou o sistema web, da mesma empresa que desenvolvia a solução desktop antes utilizada, por aproximadamente um ano e meio. Neste tempo o que perceberam foi que, primeiramente, o sistema não era tão resistente a falhas como pensado, e também ficava indisponível. Algumas vezes inclusive, mesmo com a internet funcionando, não era possível acessar o sistema, além das vezes em que o problema era a própria internet, também deixando os médicos sem acesso a nenhum dado.

Outro problema identificado foi que o acesso ao sistema não era tão rápido como se esperava, mesmo com uma conexão de alta velocidade tanto no consultório como nos servidores da empresa responsável. Como resultado, as consultas estavam demorando uma média de 20 a 30 segundos a mais. Pode não parecer muito, mas isso adiciona 5 a 10 minutos a mais no fim de cada dia. Em um consultório com 10 médicos, pagar 10 minutos a mais de trabalho todos os dias tem sim um impacto no orçamento no final do mês.

Além deste gasto, o custo com a parte técnica que esperava-se reduzir, não apenas continuou, mas aumentou. Ainda era necessário auxílio técnico para as máquinas, além da manutenção da internet quando não funcionava, e nem tudo podia ser feito remotamente.

Por fim, quando surgia demanda de alguma nova funcionalidade que seria interessante para o consultório, não era possível para a empresa adicionar a funcionalidade apenas para este cliente, pois todos os clientes estavam usando o mesmo sistema base online, que caso alterado afetaria a todos.

Após constatar e analisar todas estas questões, em comparação com a situação anterior usando software desktop, foi simples perceber que o sistema web tinha trazido ainda mais gastos e contratempos ao invés de resolver os problemas que existiam.

Como solução para as vezes ocasionais que o software desktop apresenta problema, o consultório decidiu por contratar 2 técnicos em informática para trabalhar exclusivamente para eles. O custo ainda saía mais barato do que manter o sistema web e os técnicos passaram a estar disponíveis a qualquer momento para resolver problemas, evitando assim que os médicos ficassem sem acesso aos dados de 150 pacientes que são atendidos no consultório em um dia.

Na hora de adotar um sistema para seu consultório ou clínica, pesquise bem sobre todos estes fatores. Não foque apenas nas funcionalidades, considere também as situações que podem ocorrer e como isso afetaria o atendimento aos pacientes. Pesquise sobre a empresa e faça questão de escolher uma que tenha um serviço de suporte confiável que não irá te deixar na mão. Além da pesquisa, busque sempre referências com colegas para saber das experiências que tiveram e o que recomendam.

Seu software será seu maior aliado no atendimento, e ferramenta fundamental para cuidar da saúde de seus pacientes. Faça questão de ter o melhor em seu consultório.