Como a tecnologia pode solucionar problemas do seu consultório

Considerando que a performance da recepção de seu consultório é crítica tanto para o atendimento do paciente quando para a profitabilidade do consultório, está no seu melhor interesse revisar periodicamente as ferramentas mais novas disponíveis que podem ajudar sua equipe a desempenhar suas funções da maneira mais eficiente possível. Enquanto muitas tecnologias estão disponíveis para facilitar rotinas do consultório, pesquisas mostram que muitas delas ainda são pouco utilizadas. A adoção destas tecnologias é pequena não porque as tecnologias não são bem desenvolvidas, mas porque os médicos não estão nem mesmo as considerando.

Os benefícios do uso de tais tecnologias são facilmente percebidos em consultórios que as adotam, principalmente considerando que muitas delas são baratas e fáceis de implementar. Às vezes, preocupações sobre gastos extras seguram a decisão de explorar novas oportunidades em tecnologia (principalmente para a recepção). Mas muitos destes sistemas podem desempenhar um papel importante em melhorar o atendimento aos pacientes e reverter uma situação negativa.

Um exemplo simples: implementar um modelo de confirmação de consultas por SMS pode diminuir as faltas em até 60%. Agora faça o cálculo da diferença que esses pacientes podem fazer em seus rendimentos no final do mês. Considerando o retorno financeiro que uma atitude simples de confirmação pode trazer, é válido o investimento em uma tecnologia deste tipo, por exemplo.

Um jeito fácil de começar a analisar as ferramentas que poderia implementar em seu consultório é analisando o próprio software que utiliza. O HiDoctor®, por exemplo, oferece funcionalidades de confirmação e até ferramentas extras que podem ser integradas ao próprio software, o que torna ainda mais fácil começar a utilizá-las. Não conhecer a fundo seu software e deixar de usar funcionalidades oferecidas pode significar oportunidades perdidas de melhorar o atendimento prestado e aumentar sua renda.

Veja algumas tecnologias que podem ser facilmente adotadas em seu consultório para solucionar problemas rotineiros:

Problema 1: Faltas

Pacientes agendados que não aparecem são custosos e muitos consultórios nem mesmo mantém relatórios de qual a taxa de faltas.

Solução 1: Confirmação de consultas

Um modelo de confirmação de consultas que combine telefone, email e mensagem SMS é o ideal. Nem sempre é possível contatar pacientes no telefone no momento que a ligação é feita, mas pode ser que estes pacientes tenham disponibilidade para checar um email ou SMS para responder se irão comparecer ou não à consulta. Ainda que eles não respondam, apenas o fato de lembrar da consulta já pode reduzir um número considerável de faltas que poderiam ocorrer por esquecimento.

O HiDoctor oferece sistema de confirmação integrado ao software, com opção de registro de contato telefônico, envio automático de lembrete por email e envio prático de SMS para confirmar os pacientes do dia com apenas 1 clique.

Problema 2: Telefone congestionado para marcação

Com toda a movimentação do consultório, entre ligações para marcação, check-in de pacientes e resolver problemas que possam ocorrer, algumas ligações buscando agendamento podem acabar não sendo atendidas, além do horário comercial limitado para marcações.

Solução 2: Marcação online de consultas

Oferecer aos pacientes a marcação online de consultas, além da possibilidade de captar novos pacientes que estão justamente buscando por esta facilidade no agendamento, também facilita para aqueles que já são clientes poderem marcar a qualquer hora do dia ou da noite, sem impecilhos de telefone ocupado, ou horário limitado de contato. Outra vantagem é facilitar o preenchimento de dados, evitando erros e tornando o check-in no consultório mais eficiente, uma vez que o próprio paciente, ao agendar sua consulta, já preenche seus dados que são enviados junto com a solicitação.

O HiDoctor tem a possibilidade de agendamento online de consultas através do CatalogoMed, que se integra à agenda do programa, tornando o processo simples e fluido com a rotina padrão de marcação de consultas.

Problema 3: Dificuldade no pagamento

Principalmente no caso de procedimentos mais caros ou para pacientes realizando atendimento particular, algumas vezes pode ser difícil para o paciente ter condições de realizar o pagamento à vista e em dinheiro.

Solução 3: Opções como cartão de credito ou pagamento online

É raro hoje em dia locais que não aceitem cartão de crédito. O uso de tal virou rotineiro, além da prática de parcelar o valor a ser pago. Esta opção é capaz de expandir o leque de seu consultório, trazendo outros pacientes que poderiam desistir de consultar com você caso não houvesse esta opção. Outra possibilidade, ainda pouco usada por consultórios médicos no Brasil, mas já ganhando público no exterior, é a adoção de um sistema que permita pagamentos online, forma ainda mais prática para o paciente e que permite bom controle para o médico.

Problema 4: Mudanças de última hora na agenda

No caso de desmarcações ou de encaixe de pacientes de última hora, criando alterações em seus horários na agenda, se não estiver no consultório no momento isto pode ocasionar de chegar lá e ter horário vago, que poderia ser utilizado para outras tarefas, ou até mesmo atrasar para alguma consulta.

Solução 4: Mobilidade no acesso aos dados

Apesar da secretária normalmente entrar em contato com o médico para avisar sobre situações do tipo descrito, a maneira mais fácil de acompanhar sempre sua agenda e poder se planejar de acordo é tendo acesso a ela a qualquer momento, independente de estar no consultório ou não. A resposta para isso é a mobilidade, através de um software que lhe permita acesso aos seus dados pelo celular, sem ficar preso ao computador do consultório.

O HiDoctor® permite acesso online não só à sua agenda, mas também aos prontuários dos pacientes, seja em seu smartphone, tablet ou notebook, em qualquer lugar que estiver conectado à internet.