5 gargalos do seu consultório

A situação é fácil de identificar: um fluxo interminável de pacientes e tarefas que mesmo um aumento no número de funcionários não consegue suprir a demanda.

Gargalos são processos que reduzem a eficiência e desperdiçam tempo e trabalho. Dependendo do que está gerando o gargalo, seu consultório pode estar menos produtivo, menos organizado e menos amigável para seus pacientes. Há alguns gargalos comuns que seu consultório pode estar sofrendo neste exato momento:

Pacientes atrasados

O paciente que não chega no horário estimado é um dos principais motivos de atrasos nos consultórios médicos^[1], de acordo com pesquisa da Medscape. Por isso, é importante que o consultório crie uma política de atrasos que sirva de referência nestes casos.

Em primeiro lugar, proponha um período de tolerância para atrasos – 10 ou 15 minutos; solicite aos pacientes que avisem caso precisem chegar atrasados e crie sanções para quando o paciente não cumprir com o estabelecido.

Equipamentos em más condições

Se o equipamento que você utiliza está trazendo mais atrasos do que agilidade, avalie uma troca. Isto vale para seus computadores, telefones, provedores de internet e mesmo móveis, equipamentos médicos e peças de decoração.

Além de gerar atrasos e gargalos, um equipamento em más condições pode te deixar na mão quando você menos imaginar.

Sistema de agendamento precário

Um sistema de agendamento precário geralmente é aquele feito no papel, com encaixes e overbooking, mas pode também originar de um mau uso do software.

Um sistema de agendamento deficiente pode gerar problemas na sua marcação de consulta. Um sistema de agendamento ideal deve permitir agendamento online para reduzir o gargalo no telefone da recepção. Automatizar a confirmação de consultas também é uma forma de liberar a secretária para outras funções.

Falta de plano de ação

Falta de plano de ação significa um despreparo frente às situações corriqueiras e inusitadas do consultório, como saber o que se deve priorizar – um telefone tocando ou um paciente que chega ao consultório; saber quais tarefas devem ser executadas diariamente e a ordem delas; saber avaliar se uma situação é emergencial ou se pode aguardar para ser solucionada.

Parte desse plano de ação vem da experiência de trabalho e outra parte vem das diretrizes do próprio consultório. Uma equipe coordenada por um bom plano de ação sabe como reagir a basicamente quaisquer situações que possam surgir no consultório.

Médico não delega funções

Muitos médicos evitam distribuir suas funções a outras pessoas, muitas vezes porque não estão acostumados a delegar ou porque não querem parecer autoritários. Porém, atribuir tarefas é importante para que o médico possa assumir responsabilidades maiores e que apenas ele tem capacidade de lidar.

Quando o médico não delega, acaba tendo que lidar com problemas administrativos entre os atendimentos e gera gargalos no consultório. Para evitar ficar sobrecarregado e comprometer o fluxo de atendimento, o médico precisa aprender a delegar funções para secretária, colaboradores e terceiros.

Ao evitar gargalos, você gera mais produtividade para seu consultório, isso significa mais atendimento, menos tempo com burocracia e mais resultados positivos sem precisar investir mais tempo. Atente aos desperdícios de tempo e trabalho que podem ser solucionados com simples ações.