O que uma secretária precisa saber sobre finanças médicas?

Consultórios médicos são negócios que, como outro qualquer, precisam de organização financeira, o que consiste em manter registro e sistematização de toda entrada e saída de dinheiro.

Colocar as finanças do consultório em ordem é um dos pontos em que a secretária pode atuar, já que é ela geralmente quem está a par dos pagamentos feitos pelos pacientes, dos repasses a outros profissionais e do valor gasto com insumos e contas fixas. O papel da secretária neste contexto é ajudar a organizar e manter um padrão dos registros financeiros, bem como auxiliar o médico na emissão de documentos e lembrete de cobranças.

Algumas questões a que a secretária deve estar atenta ao lidar com as finanças do consultório:

O livro-caixa é seu maior aliado

O livro-caixa é um auxiliar da contabilidade do negócio. Funciona como registro oficial dos gastos e recebimentos do consultório. O principal papel deste recurso para os médicos é ajudar a abater gastos com o consultório na declaração anual do Imposto de Renda. Além disso, o livro-caixa oferece informações sobre a saúde financeira do consultório.

Quando solicitado à secretária que faça a gestão do livro-caixa, ela deve estar atenta para registrar todas as entradas e saídas de dinheiro do consultório, até mesmo os menores gastos com insumos.

Há soluções mais eficientes de se registrar um livro-caixa do que a opção manual no livro físico: o HiDoctor® conta com o módulo de gestão financeira onde você pode inserir todas as informações de pagamentos e recebimentos direto no programa, tudo integrado ao software e com funções automatizadas.

Dados organizados têm papel essencial

A organização das finanças têm um outro objetivo para gestores de empresas: a avaliação da situação financeira do negócio. É através das informações organizadas diariamente que o médico poderá ter uma visão geral do negócio e se planejar para o futuro.

Só é possível conhecer o verdadeiro estado de um negócio quando se conhece os números por trás dele.

O preenchimento rotineiro de todas as movimentações financeiras do negócio pode parecer uma tarefa pequena, mas é de fundamental importância para análise do negócio.

Além de sempre cadastrar novas entradas e saídas de dinheiro, é essencial detalhar o que for possível sobre a movimentação, fornecendo dados relevantes para análise futura.

Todo comprovante deve ser guardado

Quem já passou pela malha-fina no Imposto de Renda sabe da importância de se manter recibos de pagamentos feitos e recebidos. Os médicos pertencem a uma classe muito sujeita a essa verificação devido à natureza de seu trabalho e remuneração. Por isso, atente a preservar todos os comprovantes e notas fiscais e mantê-los organizados e protegidos da ação do tempo, uma vez que uma declaração de IR pode ser auditada até 5 anos após sua entrega.

Você precisará se lembrar de datas de pagamentos

Mesmo que seja o médico quem realiza os pagamentos de contas fixas no consultório, a secretária deve se encarregar de saber estas datas e notificar quando estiverem próximas, já que na movimentação do dia a dia o médico pode se esquecer e correr o risco de pagá-las com atraso.

É preciso estar preparada para lidar com inadimplentes

Caso a secretária seja designada a fazer as cobranças de pacientes com dívidas em atraso, é preciso que haja um treinamento com o médico sobre como agir, como cobrar juros e o que é possível oferecer, em termos acordos, descontos e parcelamentos. É necessário enfatizar a delicadeza necessária nestas situações, evitando o constrangimento do paciente em débito.

Como recibos devem ser gerados

Pacientes que realizaram algum tipo de atendimento particular habitualmente solicitam um recibo do atendimento — geralmente com o intuito de usarem na declaração do Imposto de Renda. A emissão deste recibo é compulsória e deve conter algumas informações padrão, como:

• Nome do médico
• Endereço do consultório
• CPF do médico (no caso de pessoa física) ou CNPJ do consultório (no caso de pessoa jurídica)
• Nome e CPF do beneficiário do atendimento
• Valor recebido
• Assinatura do médico

Todo atendimento recebido deve ser declarado pelo médico. Para facilitar posteriormente o trabalho de contabilidade, estes recibos gerados podem ser emitido em 2 vias, sendo uma cópia reservada para o médico.

É possível evitar glosas

A glosa médica ocorre quando um plano de saúde não faz o pagamento completo dos valores que o médico reinvindica pelos atendimentos realizados por ele. Este impasse pode ocorrer por preenchimento incorreto das guias enviadas aos planos de saúde, bem como erros de digitação e cálculos. As seguintes dicas são úteis para evitar glosas no consultório:

• Atenção aos dados na recepção: o preenchimento correto do nome e outros dados de identificação do paciente é essencial para se evitar glosas. O plano de saúde pode recusar os pedidos de pagamento por um procedimento devido a erros no nome ou data de nascimento do paciente.
• Número de matrícula: o número da carteirinha do plano deve ser digitado corretamente para evitar a situação de glosa. Alguns planos permitem a checagem da inscrição direto no site.
• Data do faturamento: os exames só podem ser faturados depois que o convênio autorizar sua realização, por isso atente às datas de autorização e de execução.
• Assinatura: muitos médicos relatam ocorrência de glosa por deixarem passar algumas guias sem assinatura. É importante certificar de que todas estejam devidamente assinadas.

A gestão financeira é uma das áreas em que a secretária pode atuar e um dos fatores determinantes para o sucesso do consultório. Para manter a saúde financeira de um negócio, é preciso conhecer os números em detalhes e apenas uma boa administração das contas e recebimentos poderá informar para o médico o horizonte de seu negócio.