7 métodos simples para reduzir as faltas em seu consultório

Talvez a única maneira de garantir que todos os pacientes cheguem ao consultório para a consulta agendada seja mandar um ônibus para buscá-los um a um e, mesmo assim, tenha certeza de que haverá um ou dois que ainda não irão aparecer. Para lidar com o problema das faltas no consultório médico, você precisa entender primeiro as razões pelas quais os pacientes não chegam aos compromissos.

Aqui estão algumas das mais comuns:

• Emergências inevitáveis ​​- isso pode afetar de um a dois pacientes por dia. Não há nada que você possa fazer sobre o cachorro de Fulano ter fugido, ou o filho de Beltrana ter atrasado para a escola.
• O paciente esqueceu o compromisso / anotou errado / está se sentindo melhor.
• O paciente chegou atrasado e a secretária falou que não seria possível atendê-lo. (Atenção se sua equipe está seguindo a política do consultório!)
• O paciente deve algum valor ao consultório referente a uma consulta anterior e ficou constrangido com medo de ser cobrado ao aparecer para a nova consulta. Neste quesito também se encaixam pacientes que tenham perdido ou largado o plano de saúde que tinham anteriormente.
• A espera é longa demais para ver o médico, fazendo com que o paciente tenha que tirar metade de um dia ou um dia inteiro para conseguir apenas 15 minutos ou menos de contato real com o médico.

Então, como você pode consertar isso?

Existem algumas maneiras simples de corrigir as faltas no consultório e, por correção, quer dizer que algumas delas podem se transformar em remarcações, ou cancelamentos oficiais, ou até mesmo uma consulta um pouco mais tarde no mesmo dia. Mas é importante lembrar, como dito anteriormente, que sempre haverá uma pequena porcentagem de faltas, dependendo da carga total de pacientes que são atendidos por dia ou semana, que são inevitáveis devido a uma verdadeira emergência familiar ou outro problema urgente.

Aqui estão algumas estratégias simples que podem ser utilizadas para diminuir ao máximo o número de faltas no consultório:

Tenha as informações de contato

Certifique-se de ter informações de contato atualizadas sobre CADA paciente. Isso é fundamental para obter uma contagem precisa de quem está vindo para a consulta.

Confirme as consultas

Ligue para seus pacientes no dia anterior aos seus compromissos ou no mesmo dia pela manhã, no caso dos compromissos agendados para a parte da tarde, para confirmar o agendamento. Durante os últimos 20 minutos a 30 minutos do expediente, deve ser o trabalho de um funcionário (ou mais) ligar para cada paciente na lista para o dia seguinte e lembrá-los de sua consulta.

Para facilitar esta tarefa, também é possível usar um sistema de mensagens de texto ou envio de-mails — muitos softwares médicos podem automatizar isso. Prioritariamente, deve ser adotado algum meio que permita aos pacientes responder efetivamente se irão ou não comparecer à consulta, e não apenas um lembrete, assim você fica sabendo previamente quem não poderá comparecer para tentar preencher o horário vago.

Incentive o aviso em caso de desistência

Incentive seus pacientes a telefonar para cancelar ou reagendar com 24 horas de antecedência. Atenção para a palavra "incentivar" — não os ameace com cobrança de taxa em caso de falta sem aviso prévio.

Saiba lidar com o atraso do paciente

Tenha uma política para os pacientes que chegarem atrasados aos seus compromissos, mas não crie um ambiente hostil sugerindo qualquer ameaça a respeito de atrasos. Como discutimos em artigo anterior, geralmente os pacientes não estão atrasados de propósito. Ao lidar com eles caso a caso, seus pacientes ficam mais felizes e com menor probabilidade de simplesmente desistirem da consulta na próxima vez que acabarem se atrasando um pouco.

Esteja atento se sua equipe está seguindo a política estabelecida. Pode ocorrer de um funcionário ansioso pela pausa do almoço ou fim do expediente acabar afastando um paciente que chega atrasado para a última consulta, quando muitas vezes seria possível passar a consulta para depois do almoço ou encaixá-la antes de fechar.

Isso também mostra a importância de, caso seja possível, não fechar oficialmente para o almoço. Uma escala para horários de almoço da equipe ajuda a eliminar esse problema. Se você realmente precisa fechar para o almoço, deixe um aviso visível informando o horário de retorno.

Mantenha sua agenda no horário

Veja seus pacientes a tempo, sendo honesto e oferecendo opções se você estiver atrasado. Quando um paciente tem que agendar meio dia de folga do trabalho ou um dia inteiro por 15 minutos com um médico, aumentam as chances de que ele simplesmente desista da consulta.

Busque solucionar questões financeiras

Faça acordos de pagamento e ofereça opções para pacientes que perderam plano de saúde, têm alguma pendência com o consultório ou possuem outras questões financeiras. É mais fácil manter um paciente já fidelizado, achando um acordo que seja bom para ambos os lados, do que conquistar um novo paciente do zero.

Procure ajuda profissional

Chame um profissional em gestão caso você já tenha tentado estas opções, mas sem conseguir resultados. Pode haver algum problema maior no modelo de operações em seu consultório que um profissional irá conseguir identificar e resolver.

Esses métodos simples devem reduzir drasticamente as faltas e levar a uma experiência mais agradável para o médico, a equipe e os pacientes.

A mudança não vai acontecer da noite para o dia, mas quando as estratégias forem implementadas, em 30 a 60 dias você conseguirá ver melhorias notáveis. Lembre-se, a chave para evitar o não comparecimento é ser flexível em acomodar seus pacientes e ter um atendimento de excelência ao lidar com essas situações. Haverá um paciente ou dois que abusam desse sistema, mas o ponto principal é não punir todos os seus pacientes pelas ações de alguns.