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8 erros de agendamento do seu consultório

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Não há médico que ainda não vivenciou problemas no agendamento do consultório. Em geral, ao longo da carreira, os médicos passam por vários processos de tentativa e erro até chegarem a um ponto satisfatório de seu método de agendamento e gestão dos horários da clínica.

Organizamos oito dos principais erros que acometem a agenda médica para que você veja o que pode estar prejudicando o seu atendimento:

Agendamento apenas pelo telefone

Se você só marca consultas pelo contato telefônico, pode estar perdendo muitos pacientes. Oferecer também o agendamento online traz benefícios imensos para o consultório: alivia o telefone da recepção, ocupa menos o tempo da secretária na marcação e na chegada do paciente, amplia o número de agendamentos em seu consultório de forma excepcional e ainda gera uma excelente primeira experiência para seu paciente. Oferecer o agendamento online é essencial para seu consultório continuar na vanguarda da tecnologia, e integrá-lo ao seu software médico é vital para manter a organização de sua agenda. Conheça todos os benefícios do agendamento online para seu consultório.

Esquecer de confirmar compromissos

A confirmação de consultas é a forma mais eficiente e viável de garantir a presença do paciente na consulta. Quando o paciente falta, gera um gasto para seu consultório porque você deixa de atender um paciente pagante interessado na vaga.

A menos que seu consultório tenha uma política de ausência muito rigorosa, cobrando quando o paciente falta, é muito importante que você faça a confirmação – seja por SMS, email ou telefone – para evitar horários vagos inesperados. Veja também a melhor forma de confirmar consultas marcadas.

Encaixe exagerado – overbooking

A sala de recepção lotada é uma realidade em muitos consultórios e deve-se, geralmente, a uma política de marcação muito frouxa, realizando encaixes em quaisquer hiatos do dia.

Esta prática é altamente prejudicial para a imagem do consultório, podendo resultar em transtornos futuros, isto porque alguns municípios no Brasil já possuem regras estritas quanto ao tempo de espera para atendimento médico (conveniado ou particular), podendo exigir indenizações dos profissionais que ultrapassarem o prazo estabelecido.

Duração do compromisso pouco realista

Quando a programação da sua agenda é incompatível com o atendimento efetivo, você irá observar uma recepção muito cheia ou então muita ociosidade na agenda. No início de carreira, muitos médicos costumam fixar um tempo desnecessariamente grande para consulta e, com o passar do tempo, vão reduzindo seu atendimento para um tempo que torna inviável realizar todas as consultas agendadas. Procure observar o tempo médio de seu atendimento e vá ajustando de acordo com os efeitos observados em sua recepção.

Falta de preparação no dia anterior

É sempre recomendado olhar uma prévia do dia seguinte para se planejar e saber se você precisará chegar mais cedo ou sair mais tarde, por exemplo. Além disso, você pode se programar para resolver problemas pessoais nos momentos vagos da agenda.

Com o HiDoctor®, você pode acessar sua agenda do dia seguinte pelo celular, através do acesso online via HiDoctor® NET ou do aplicativo offline HiDoctor® Mobile.

Horários mal distribuídos

Se sua agenda é cheia pela manhã e com poucos compromissos pela tarde, é provável que seus horários estejam sendo mal distribuídos no momento da marcação. Você pode instruir a secretária que distribua melhor os horários ao longo do dia ou repensar sua estratégia de atendimento e prestar atendimento em outro consultório ou clínica à tarde, por exemplo. Ou então, você pode tentar adaptar seu horário de atendimento: se sua agenda fica mais cheia pelo fim da tarde, você pode estender seu atendimento para o período da noite, para atender os pacientes após seus expedientes de trabalho, por exemplo.

Falta de compromissos

Há várias situações que geram uma agenda vazia no consultório: pode ser uma falta de estratégia de marketing, horário de atendimento incompatível com a expectativa dos potenciais clientes ou baixa fidelização dos atuais pacientes. Independente do motivo, é importante que você faça as adequações necessárias para conseguir um número maior de compromissos em seu consultório. Veja também o que fazer quando sua agenda ficar vazia.

Falta de planejamento mensal

É importante estar em dia com sua agenda pessoal para encaixar suas necessidades nos momentos apropriados. Para isso é necessário planejar, com uma boa antecedência, os horários de atendimento que você precisará desocupar para resolver questões pessoais ou mesmo relativas ao consultório, como uma visita ao banco ou uma instalação de ar condicionado na recepção, por exemplo. Tudo isto deve ser indicado na agenda com o máximo de antecedência possível, para que os pacientes não sejam surpreendidos com uma solicitação de remarcação em cima da hora.

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A gestão da sua agenda é um importante passo para alcançar a produtividade desejada em seu consultório. Mais do que atender a um maior número de pacientes, interessa atendê-los com qualidade e competência, oferecendo um diferencial importante para seu sucesso profissional.

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