Planejamento Estratégico - Como começar a mudar seu consultório hoje

“Boa sorte é o que acontece quando
a oportunidade encontra o planejamento.”

Thomas Edison

No cotidiano de qualquer negócio, tendemos a nos fixar naquilo que exige atenção imediata — os assuntos urgentes, os "incêndios" para apagar — e negligenciamos aquilo que é realmente importante para o negócio e que exige planejamento. Este hábito de agir pensando apenas naquilo que tem impacto imediato inviabiliza qualquer melhoria ou crescimento a longo prazo.

O início de um novo ano é uma época boa para seu consultório estabelecer um planejamento estratégico ou rever o planejamento existente. Comece o ano desenvolvendo seu plano e, ao final do ano, veja os frutos colhidos pela sua dedicação e planejamento.

1. Definindo seu consultório

O planejamento é uma ferramenta que ajuda a pensar no longo prazo da empresa, que dá sentido ao negócio, tendo sempre em mente uma meta bem definida a ser atingida e um conjunto de valores para guiar cada decisão.

Para estabelecer o planejamento estratégico de seu consultório, é importante que você primeiramente defina a identidade organizacional de sua empresa, ou seja, aquilo que seu consultório é, o que ele busca atingir e os princípios que o regem.

• Missão: é a essência do consultório, sua razão de existir. A missão é como um mantra, uma busca que nunca se encerrará.
  Exemplo: "Oferecer uma experiência de atendimento única em Oftalmologia"
• Visão: é o sonho da empresa, uma meta grande, porém mensurável, que oferece um senso de "realização" quando é conquistada.
  Exemplo: "Tornar-se o consultório oftalmológico mais conceituado da região Central de São Paulo"
• Valores: são os princípios que o consultório deseja ver em seus colaboradores e propagar em seus serviços.
  Exemplo: valores como cordialidade, ética e pontualidade.

2. Transformando os sonhos em metas

Com estes três conceitos em mente, elabore objetivos pontuais — aquelas estratégias que podem ser descritas em ações claras — para atingir os objetivos descritos na visão.

Geralmente é um passo pequeno da visão para objetivos específicos. Estes objetivos podem ser estabelecidos para momentos distintos — a curto, médio e longo prazo. É extremamente importante que estas metas sejam específicas e mensuráveis.

O consultório que tem a visão de se tornar o mais conceituado da região, por exemplo, deve pensar: "o que meu consultório precisa para ser o mais conceituado?" e, a partir dessas características, começar a estabelecer suas metas de forma bem objetiva:

Visão: ter o consultório mais conceituado da região
Características	Metas
Ter os melhores equipamentos	Adquirir novos equipamentos
Ter uma equipe eficiente e prestativa	Contratar funcionários e realizar treinamentos periódicos
Ter boas avaliações na internet	Oferecer boas experiências e solicitar avaliações dos pacientes
Ter boa divulgação	Investir em Marketing Digital e utilizar redes sociais
Atender às expectativas dos pacientes	Solicitar feedback, manter contato, ser solícito

3. Delineando uma estratégia

As metas já especificadas no passo anterior devem ser detalhadas, gerando uma estratégia final. Para cada meta, você pode especificar os passos que deverão ser dados para atingir este objetivo. Ao finalizar esta etapa, você terá uma lista de tarefas do que precisa ser feito. Ao fim, você terá algo muito próximo de uma estratégia bem definida e pronta para entrar em ação.

Metas	Tarefas
Adquirir novos equipamentos	☐ Pesquisar os melhores modelos; ☐ Fazer orçamento; ☐ Estudar o layout do consultório; …
Contratar funcionários e realizar treinamentos periódicos	☐ Anunciar vagas descrevendo o perfil desejado; ☐ Fazer entrevista buscando os valores desejados; ☐ Buscar cursos de aperfeiçoamento no atendimento; ☐ Oferecer plano de carreira para funcionários; …

4. Medir a efetividade da estratégia

Em seguida, você deverá abordar também os problemas identificados na criação das metas e na análise da situação atual.

Sugerimos que faça uma análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) dos objetivos definidos e dos problemas identificados. Esta análise irá ajudar a identificar a necessidade de mudanças nas estratégias atuais e na prioridade das metas. As estratégias finais para o planejamento surgem neste momento.

Por fim, as metas definidas deverão passar por alguns critérios para medir sua validade e aplicabilidade em seu consultório:

• Adequação - A estratégia é consistente com a missão e os valores do consultório?
• Viabilidade - A estratégia é prática, dados os recursos (humanos e financeiros) disponíveis?
• Aceitabilidade - A estratégia é aceitável para os proprietários, funcionários e outras partes interessadas?
• Custo-benefício - A estratégia pode levar a benefícios suficientes para justificar os custos no tempo e em outros recursos?
• Calendário - O consultório pode implementar essa estratégia neste momento, dados fatores externos e demandas concorrentes?

Com base nesses e outros critérios definidos por você, as estratégias podem ser organizadas por prioridade. Em seguida você pode definir claramente a responsabilidade e os prazos de sua implementação.

Com este planejamento estratégico, você certamente terá mais facilidade para cumprir seus objetivos de longo prazo para o consultório. Por mais distante que sua meta esteja, saber o que deve ser feito é o primeiro passo para começar a mudar para melhor a sua vida.

A análise SWOT também é uma ferramenta indispensável para avaliar a situação estratégica atual de seu consultório e descobrir os pontos fortes e fracos, bem como oportunidades e ameaças. Baixe nossa planilha gratuitamente para fazer a avaliação do seu consultório: