Suips - chat para comunicação prática com a secretária no dia a dia

A recepção é uma peça fundamental no funcionamento de qualquer clínica ou consultório médico. Qualquer problema no atendimento pré ou pós consulta, por parte da recepção, pode acarretar em insatisfação e perda de pacientes, ou no mínimo fará com que os pacientes não indiquem o consultório a conhecidos, fazendo com que você deixe de receber novas referências.

Levando isso em consideração, a eficiência é algo indispensável para garantir um atendimento de excelência. São muitos os fatores que podem melhorar a eficiência da recepção, como uso de agenda eletrônica, automação de confirmações, opção de agendamento online e também um meio para comunicação prática e discreta com o médico.

A secretária e o médico estão em salas diferentes, mas na rotina do consultório precisam se comunicar a todo momento. Para que essa comunicação seja eficiente, sem tornar o ambiente desorganizado, sem atrapalhar os atendimentos e mantendo a discrição do que é falado, o ideal é a utilização de um chat para comunicação instantânea através do computador. Nesse contexto, o ideal é que a ferramenta escolhida seja exclusiva para uso profissional e ofereça segurança a respeito das mensagens que são trocadas.

O uso de aplicativos de mensagem convencionais, como Whatsapp, Telegram ou Skype não é recomendado, pois fazem com que a comunicação profissional no ambiente de trabalho esteja misturada com comunicações pessoais, por exemplo, que acabam interferindo no foco e na produtividade.

O HiDoctor® oferece a solução perfeita para a comunicação médico/secretária: um software para troca de mensagens instantâneas integrado ao software médico. O Suips permite comunicação imediata através de chat, envio de notas, inclusive com imagens e arquivos anexos, permite monitoramento da recepção e garante a segurança das informações trocadas.

Confira tudo que o Suips oferece para que haja eficiência na comunicação interna do consultório:

Mensagens instantâneas

Adicionando todos os profissionais que trabalham no consultório ou clínica ao Suips, é possível abrir um chat a qualquer momento com qualquer um deles para troca de mensagens instantaneamente. Também pode-se selecionar mais de um contato e abrir uma conferência para que todos possam conversar entre si ao mesmo tempo.

A aba “Contatos” do Suips apresenta a lista com todos os contatos que você possuir adicionados, indicando se eles estão online ou offline, além de exibir os status específicos que o usuário tenha assinalado no momento.

O chat oferece opções para selecionar o assunto a que a comunicação se refere, pedir atenção do contato caso a mensagem tenha urgência em ser lida e respondida (na tela do contato o chat irá ficar em evidência), salvar o conteúdo do chat como uma iNote, acessar a câmera do contato (veja o tópico sobre monitoramento da recepção) e também pode selecionar notas que tenha salvas em seu Suips para serem exibidas no chat como contexto da conversa.

Envio de notas

O Suips permite a criação de notas (chamadas de iNotes no programa) para fazer e enviar anotações, recados, imagens e arquivos. Existem tipos diferentes de iNotes: texto simples, texto formatado, com imagens e com formulário.

A aba “iNotes” do Suips apresenta a listagem de todas as notas que você cria, separadas em pastas diferentes para cada assunto. Ao enviar notas, você seleciona se deseja apenas enviá-las, mantendo-as salvas em sua lista, ou enviá-las e apagá-las, para que não fiquem salvas.

As notas de texto simples permitem configuração de cores diferentes para fundo e fonte, sendo úteis para lembretes rápidos de serem criados e enviados que necessitem de algum destaque. As notas de texto formatado oferecem opções para edição básica do texto inserido, com variação no tipo e tamanho da fonte, uso de negrito, itálico e sublinhado, diferentes cores de texto, definição do alinhamento e uso de tópicos.

As notas de imagem permitem tanto capturar recortes da tela do computador como inserir imagens que tenha salvas em seus arquivos. Podem ser criadas várias páginas, para envio de diversas imagens, assim como cada página pode apresentar também uma parte para inserção de texto formatado. As imagens inseridas na nota podem ser editadas no Paint diretamente a partir das opções de edição, bem como podem ser recortadas e redimensionadas.

As notas com formulário permitem a criação de formulários com diversos componentes, como campos para que o destinatário insira textos, campos de seleção, imagens, áudio, calendário, entre outros. Após a montagem do formulário, a iNote é criada e pode ser enviada aos contatos.

Os ícones presentes na parte superior de todos os tipos de nota servem respectivamente para excluí-la, duplicá-la, enviá-la a contatos, anexar arquivos, editar as propriedades da nota e fechá-la.

Lembretes na agenda

Você pode utilizar as notas como lembretes. Nas propriedades de uma nota, é possível selecionar opções para agendar e despertar em um dia e hora específicos. Na aba “Agenda” do Suips, você visualiza a lista de todas as notas que estão programadas para o mês exibido no calendário. Caso tenha configurado para a iNote despertar, na data e hora marcadas ela irá abrir automaticamente em primeiro plano em sua tela.

O agendamento é válido não apenas para as notas salvas em seu Suips, mas também para as notas enviadas aos contatos. Ao enviar uma nota agendada e programada para despertar, ela irá abrir na tela do contato na data marcada, caso ele não a tenha excluído.

Monitoramento da recepção

Com uma webcam no computador da secretária, você monitora a sala de espera sem deixar a sua mesa. Basta abrir um chat com ela e clicar no botão “Câmera”. A secretária irá aceitar a solicitação de acesso e as imagens serão transmitidas através do chat para que você possa visualizar a recepção.

Administração de servidor

O médico que configurou o Suips inicialmente tem a permissão de administração do servidor, opção disponível no menu “Ferramentas” da barra de tarefas do programa. Na administração do servidor é onde são cadastrados os usuários que irão utilizar o Suips, podendo definir permissões para cada um, bem como excluir contas de acesso quando necessário. Também é possível configurar regras de comunicação, opções do servidor, etc.

Outras opções

Outras funcionalidades que o Suips possui são a configuração de algumas preferências do usuário, a visualização do histórico de comunicação, incluindo chats e notas enviadas e recebidas, e também a visualização da lixeira, podendo restaurar notas que tenham sido excluídas por engano.

O Suips garante eficiência na comunicação interna do consultório, além do profissionalismo de uma ferramenta exclusiva para este fim e integrada ao seu software médico.

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