Comunicação interna eficiente no consultório

A comunicação e o diálogo são base para o sucesso de qualquer negócio. Na correria do dia a dia no consultório, porém, muitas vezes a comunicação interna pode acabar não recebendo a atenção que deveria.

A forma como você e sua equipe se comunicam internamente pode afetar a imagem que seus pacientes criam do consultório, sendo necessário atentar para alguns pontos como discrição, eficiência da comunicação, clareza da mensagem e pertinência do contato.

Crie uma diretriz para comunicação interna e compartilhe com sua equipe, estimulando que todos sigam os parâmetros definidos. Veja algumas ideias do que deve ser considerado:

Estabeleça os canais de comunicação

Defina os canais de comunicação que serão usadas, especificando ainda qual tipo de comunicação deve usar cada canal. Para avisos rápidos e imediatos entre secretária e médico, por exemplo, pode-se adotar um esquema de chat; para comunicar ideias e sugestões pode ser interessante o uso de um quadro, ou notas, onde as sugestões são anotadas para serem discutidas em momento oportuno; etc.

Explore as tecnologias

Utilize a tecnologia a seu favor para otimizar ainda mais a comunicação. Para manter a discrição na comunicação, por exemplo, é melhor que médico e secretária se comuniquem no dia a dia de modo virtual, sem que seja necessário a secretária entrar e sair do consultório frequentemente. O HiDoctor possui integrado o comunicador Suips, que além da opção de chat, apresenta ainda envio de notas que podem ser programadas como lembretes, suportam envio de imagens e de arquivos. Este caso tem a vantagem de ser um comunicador exclusivamente profissional.

Caso adote o uso de outras tecnologias para comunicação, tenha a preocupação de aconselhar apenas o uso profissional da ferramenta, de modo a não gerar distrações, além de ter cuidado com as informações enviadas, por questão de segurança e ética.

Estimule o compartilhamento de ideias

Encoraje que as sugestões e os problemas que a equipe observe sejam sempre compartilhados. Não dar esta abertura para transparência e diálogo pode fazer com que pequenos problemas se tornem uma insatisfação maior. Tudo deve ser discutido para que o consultório busque sempre melhorar. Defina uma maneira como estas ideias devem ser compartilhadas, bem como tenha um momento certo para que elas sejam discutidas. Um quadro de sugestões e reuniões periódicas são uma forma como isso pode ser feito.

Ofereça feedback

Assim como sua equipe deve sempre compartilhar as sugestões que tiver, é importante que você também ofereça sempre feedback sobre o desempenho de cada um. Esta é uma forma de não apenas manter todos motivados, mas garantir que os processos sejam realizados da forma como você espera, visando a maior produtividade do consultório. Como o feedback pode ser um assunto delicado e pessoal em alguns casos, opte por reuniões curtas individuais, ou relatórios enviados à equipe.

Tenha espaços de interação

Para reduzir o estresse na rotina do consultório, é importante que você e sua equipe tenham pequenos momentos de descontração, seja uma pausa para um lanche ou apenas para conversar de outros assuntos que não os profissionais por alguns minutos. As pessoas têm necessidade de interação, e se não for definido um local e momento para tanto, a chance de que conversas pessoais aconteçam em local e momento inapropriado são grandes. Tenha um espaço onde as pessoas possam parar por alguns minutos e trocar ideias, além de definir horários apropriados para que as pausas ocorram, sem prejudicar o atendimento do consultório.

Pensar antes de falar

Isto é válido tanto para o que é falado quanto para o momento em que se fala. Converse com sua equipe para que todos estejam cientes de usar os canais de comunicação com consciência, para os fins a que são destinados. Se o chat começa a ser usado para conversas pessoais no momento do trabalho, por exemplo, pode atrapalhar o foco no atendimento. Um recado sobre um paciente não deve ser dado no corredor e na presença de outras pessoas, deve ser enviado por nota ou chat. Caso haja alguma discordância, sempre importante pensar naquilo que se fala, principalmente em momento de estresse, se se colocando no lugar do outro e não falando aquilo que não gostaria de ouvir.

As diretrizes podem variar de acordo com o tamanho da clínica ou consultório, número de pessoas envolvidas, se há divisão de equipes, etc. Mas alguns pontos são básicos e servem para que haja uma definição inicial. O importante é não esquecer de dar atenção à comunicação interna e que ela seja sempre voltada a garantir o melhor funcionamento da clínica ou consultório, e consequentemente o melhor atendimento para os pacientes.