Gerencie seu consultório como uma empresa

Os dias de sorte por acaso ao abrir um consultório médico não existem mais. Um consultório não apenas precisa de uma liderança médica, também precisa daquilo que você não aprendeu na faculdade de medicina: liderança e gerenciamento de negócios. Você deve gerenciar seu consultório como uma empresa para continuar a oferecer o melhor cuidado possível aos seus pacientes e garantir sucesso em longo prazo.

Focando em algumas áreas e atividades principais você pode manter sua "empresa" viável. Veja algumas maneiras de começar:

1. Faça uma análise

Qual a situação atual do seu consultório? Você está se saindo bem em algumas áreas, mas não tão bem em outras? Você se destaca em métricas de qualidade clínica, mas tem baixos indicardores de satisfação do paciente? Suas finanças estão no limite todo mês, apesar de fluxos de trabalho eficazes? Identifique uma ou, no máximo, duas áreas nas quais investir tempo, esforço e dinheiro para melhorar.

2. Faça um planejamento

Escreva um plano, mesmo que seja curto e básico, que servirá como um roteiro a seguir nestas áreas às quais escolheu se dedicar em melhorar. Crie metas de curto e longo prazo que levem à realização da missão de seu consultório. Defina seus objetivos de modo que sejam sempre específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos. Documente e comunique sua missão a toda a equipe, para que todos se comprometam.

Por exemplo, se você tem problemas com faltas de pacientes, deixando espaços ociosos na agenda, crie uma meta de curto prazo para resolver o problema, como adotar o procedimento de ligar para os pacientes antes da consulta e confirmar a presença. No longo prazo, pesquise outras possibilidades para a confirmação de consultas que poderão reduzir as faltas e sem tomar tanto tempo da secretária, como confirmação por envio de email ou SMS automáticos. Tome a frente da situação e trace uma rota para o sucesso quando descobrir poblemas. Ligar para os pacientes resolve o problema em curto prazo, mas é preciso ter uma visão mais além, enxergando a situação como um todo e pensando em soluções que funcionem como uma rotina.

3. Cliente em primeiro lugar

Uma empresa de sucesso retém seus clientes (pacientes) ao oferecer uma experiência excepcional. Médicos e toda a equipe devem agir de maneira profissional e tratar os pacientes com respeito em qualquer circunstância.

Se um cliente por exemplo alega que um valor cobrado está errado, ainda que sua equipe tenha dúvidas sobre o erro, é importante ouvir, ser gentil e explicar demonstrando entendimento. Dependendo da situação pode até ser válido cobrar um valor inferior para este paciente, mas assim mantê-lo fiel ao consultório. Se necessário, contrate uma empresa que ofereça treinamentos em atendimento ao cliente. Isto é um investimento que pode trazer retorno considerável na satisfação dos pacientes e consequentemente no crescimento do consultório.

4. Produtividade e satisfação da equipe

Uma equipe produtiva tem um grande senso de satisfação no trabalho, o que por sua vez tem um impacto positivo em todo o consultório. A rotatividade de funcionários aumenta os custos, diminui a produtividade e pode ter um impacto negativo na satisfação dos pacientes. Para encontrar e manter bons funcionários é necessário que você entenda seu mercado de trabalho e ofereça compensação e benefícios competitivos, além de oportunidades de crescimento.

Estabelecer as melhores práticas e práticas padrão do consultório é a chave para a produtividade da equipe, mantendo todos alinhados com as políticas e abordagens clínicas, além de fornecer clareza e objetividade no acompanhamento de performance. Quais pacientes tem prioridade no agendamento? Qual a prática adotada no caso de não pagamento? Existe alguma condição para remarcar um paciente que faltou sem avisar? Documente padrões para o atendimento em um pequeno manual e peça à equipe que assine um acordo indicando que eles receberam, revisaram e entenderam as políticas do consultório.

5. Melhore seus resultados finais

Como dono do negócio, você deve ter um entendimento completo dos rendimentos. Faça uma revisão periódica dos processos financeiros do consultório, junto às pessoas que estejam envolvidas nestes processos, para analisar o estado atual e as melhorias que podem ser feitas.

Você pesquisou bem os fornecedores dos materiais utilizados no consultório para garantir o melhor custo-benefício? Já pensou em implementar ferramentas que possam resolver problemas simples que diminuem o faturamento, como faltas de pacientes? Analise as oportunidades que existem para reduzir gastos e maximizar faturamento.

6. Use e otimize a tecnologia

Use a tecnologia para poupar tempo e melhorar a eficiência do consultório e o cuidado ao paciente. Otimize o uso que faz do seu software médico, analisando as funcionalidades oferecidas e se você está tirando o máximo de proveito de todas. Além disso, é importante pesquisar os sistemas disponíveis no mercado e escolher um software completo, que possa realmente impactar sua rotina, tornando-a mais prática, eficiente e organizada.

Não tenha medo de testar novas tecnologias. Pesquise sobre as novidades e dê uma chance para ver se realmente traz retorno ao seu consultório. Muitos médicos ainda estão resistentes ao agendamento online de consultas, por exemplo, mas talvez ao adotar este modelo você pode se surpreender com os resultados, aumentando o número de novos pacientes e deixando a recepção menos conturbada.

O sucesso de seu consultório depende de uma estratégia muito específica e cuidadosamente planejada. Analise, encontre as áreas que precisam melhorar, escreva um roteiro para alcançar metas, mantenha o foco nos pacientes, implemente treinamentos e políticas consistentes, acompanhe suas finanças e use a tecnologia em seu favor. Não tenha medo de pagar por serviços e contratar terceiros se precisar, pode valer a pena.

 

FONTE: Physicians Practice, publicação online de 26 de maio de 2016.