8 benefícios de um software para recepcionistas e secretárias

Um software médico pode ser a solução para as mais diversas necessidades de um consultório ou clínica, inclusive para a recepção.

Para as secretárias e recepcionistas, as ferramentas oferecidas por um software completo podem trazer diversos benefícios para o fluxo de trabalho, permitindo mais fluidez na rotina, ao mesmo tempo em que proporciona um melhor atendimento aos pacientes.

Incorporar a tecnologia na rotina do atendimento aos pacientes terá um impacto duradouro nos diversos processos envolvidos, a partir da simplificação e mesmo automatização de tarefas.

Confira a seguir 8 benefícios que secretárias e recepcionistas poderão aproveitar com o uso de um software médico na recepção do consultório ou clínica.

1. Maior organização
2. Eficiência e produtividade
3. Atendimento de excelência
4. Comunicação interna facilitada
5. Gestão otimizada de agendamentos
6. Lembretes e confirmações automatizadas
7. Controle financeiro prático
8. Simplificação da parte burocrática

Maior organização

O registro digital de dados garante maior precisão, evitando erros, além de oferecer facilidade para visualizar e acompanhar as informações de agendas e cadastros. Com a padronização dos dados, todas as informações ficam melhor organizadas visualmente, otimizando a organização geral da recepção e tornando mais simples encontrar fichas, editar dados, marcar consultas, cadastrar pacientes, etc.

Eficiência e produtividade

Um software médico agiliza todos os processos da recepção, otimizando o tempo das secretárias. E ainda vai além, não apenas trazendo velocidade, como também automatizando certas tarefas repetitivas. Isso se traduz em muito mais eficiência no fluxo de trabalho, resultando em uma recepção mais produtiva, que realiza mais, gastando menos tempo.

Atendimento de excelência

Com o aumento da eficiência e otimização do tempo, a recepcionista pode focar no que realmente importa: o paciente. Ela terá mais tempo para dar atenção aos pacientes presentes no consultório, e também àqueles que entram em contato com dúvidas e solicitações. Com o atendimento focado no paciente, será possível engajá-los e estabelecer uma comunicação aprimorada, oferecendo assim um atendimento de excelência.

Comunicação interna facilitada

Uma boa comunicação também é importante no âmbito interno do consultório. O software médico equipa médicos e equipe com uma ferramenta profissional para comunicação interna por chat instantâneo, com rapidez e discrição. Sendo uma ferramenta integrada ao software e exclusiva para o trabalho, ela ainda ajuda a manter o foco, evitando distrações com conversas pessoais, como ocorreria ao utilizar o WhatsApp, por exemplo, para troca de mensagens dentro do ambiente de trabalho.

Gestão otimizada de agendamentos

Sem dúvidas a ferramenta mais importante que o software contribui para a recepção é a agenda eletrônica. Prática e ágil para marcar e alterar compromissos conforme as solicitações dos pacientes, ela ainda pode oferecer agendamento online integrado, aliviando a carga de trabalho da recepção enquanto garantindo conveniência aos pacientes. A agenda ainda inclui diversas outras ferramentas para otimizar a gestão dos agendamentos, como acompanhamento de status, contagem do tempo de espera, organização por tipo do compromisso, programação dos horários e muito mais.

Lembretes e confirmações automatizadas

O processo de confirmação de consultas é importante para manter a agenda cheia, reduzindo as faltas, mas a confirmação convencional por ligação toma muito tempo da recepção, prejudicando outras tarefas. A secretária pode automatizar quase que completamente este processo utilizando e-mail, SMS e inclusive o WhatsApp.

Através do software médico, será possível programar o envio de lembretes por e-mail com uma antecedência definida, disparar mensagens de texto por SMS para todos os pacientes do dia com apenas 1 clique solicitando resposta sobre a confirmação, e também aproveitar modelos prontos de texto para enviar com rapidez uma mensagem de lembrete / confirmação via WhatsApp.

Controle financeiro prático

Quando a secretária também têm a responsabilidade de fazer registros financeiros para o consultório, anotando receitas e despesas e alimentando o fluxo de caixa, por exemplo, a precisão é algo indispensável. Com o software médico, essas tarefas podem ser feitas de forma integrada à agenda, lançando no sistema financeiro os dados já presentes no software, evitando erros. Já o fluxo de caixa é gerado automaticamente a partir dos dados lançados, economizando tempo. Além disso, o controle financeiro também ajuda a acompanhar as pendências a pagar e a receber, mantendo as finanças em dia.

Simplificação da parte burocrática

De modo geral, o software médico alivia toda a parte burocrática com que as secretárias e recepcionistas têm que lidar. Suas ferramentas ajudam no faturamento de convênios, na emissão de documentos, permitem gerar listas de pacientes de acordo com filtros definidos, entre várias outras funcionalidades.

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