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Como a tecnologia facilita a rotina da secretária

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Secretárias raramente têm tempo livre no consultório: as tarefas rotineiras são muitas e, quando elas finalmente acabam, há ainda aqueles afazeres ocasionais: reorganizar uma seção, conferir informações, remeter documentos...

Por isso, introduzir tecnologia no trabalho da secretária deve resultar em mais eficiência.

Afinal, de nada adianta instalar dezenas de aplicativos no celular se nenhum deles cumpre melhor a função de um papel e caneta.

As tecnologias que mais facilitam a rotina da secretária são justamente aquelas que eliminam as funções repetitivas, seja no cadastro de novos pacientes, no processo de confirmação ou no envio de dados para os convênios.
O Software médico é a ferramenta de tecnologia central do consultório; é ele que dita o que mais poderá ser integrado à rotina da secretária para agilizar seus afazeres.

Agendamento Online

Quando o consultório oferece Agendamento Online aos pacientes, a consulta já aparece direto na agenda, bastando um clique para confirmar.

O procedimento sem o Agendamento Online já é conhecido: a secretária atende ao telefone, coleta os dados de quem está ligando e passa a procurar por horários disponíveis na agenda para negociar com o paciente. Isso ocorre várias vezes ao dia e pode tomar vários minutos em cada episódio. O Agendamento Online resulta em muitos minutos poupados no dia e conta ainda com o benefício de ter os dados do paciente mais completos e com menos erros, porque ele mesmo os preencheu.

Confirmação via SMS

O envio de SMS para confirmação das consultas agendadas foi inovador para muitos consultórios. Reduzindo em até 60% as faltas, o envio de SMS gera também redução de gastos com telefone. Para a secretária, a economia de tempo é significativa, já que o processo de tentar o contato com os pacientes via ligação é bastante demorado: o paciente pode estar indisponível no momento, sem sinal ou mesmo não querer atender a um número desconhecido. As confirmações via SMS são integradas à Agenda e você vê a resposta do paciente direto na tela.

Totem

Um totem na recepção permite que o próprio paciente preencha seus dados pessoais e clínicos, sem interferência da secretária. Todos os dados pessoais necessários para a consulta, inclusive foto para a ficha, são fornecidos pelo próprio paciente. Um totem na recepção ainda tem o benefício de coletar informações também para o médico, como motivo da consulta, histórico familiar e alergias.

Livro-caixa digital

A secretária é geralmente encarregada de fazer os registros no livro-caixa, ferramenta de contabilidade indispensável em consultórios. Porém, o preenchimento de cada entrada e saída de dinheiro (bem como os detalhes da transação e os cálculos) é uma tarefa maçante e qualquer erro cometido pode significar trabalho em dobro. Uma solução é utilizar um módulo de gestão financeira para facilitar este registro, que fica muito mais ágil com o software integrado facilitando o preenchimento e fazendo os cálculos para você.

Software médico com mobilidade

O expediente da secretária por vezes começa antes mesmo de chegar ao consultório: no caminho para o trabalho, ela pode conferir os compromissos do dia e já chegar informada dos pacientes que deverá recepcionar; pode conferir na agenda o horário que o consultório estará mais vazio para planejar melhor suas tarefas ao longo do dia. E tudo isso pode ser feito do celular, com ou sem internet.

O consultório que utiliza um software acessível online tem agilidade, mas o consultório que utiliza um software acessível online e offline tem todas as possibilidades.

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A tecnologia que adiciona valor à rotina da secretária é aquela que traz o benefício de poupar tempo e torná-la mais produtiva, podendo fazer mais coisas em menos tempo. Com seu papel indispensável no consultório, a secretária é beneficiada com o apoio das tecnologias que agilizam suas tarefas e mantêm a recepção eficiente e organizada.

 

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