Software para consultório médico - como fazer a escolha certa

Existem poucos investimentos a serem feitos no consultório que terão mais impacto em seu sucesso a longo prazo do que o software médico.

Mas para médicos independentes e consultórios de pequeno porte, encontrar um software que tenha todos os recursos de que você precisa, ao mesmo tempo que mantém a simplicidade e não pesa no orçamento pode ser um desafio.

Então, como encontrar o software médico que atenderá às suas necessidades como médico independente ou pequeno consultório?

Reunimos uma checklist das características que você deve procurar ao comparar diferentes sistemas, que pode servir como guia em seu processo de escolha.

1. Recursos clínicos: esta solução de software ajuda a oferecer um ótimo atendimento ao paciente?
2. Usabilidade: médicos e equipe conseguem usar o software facilmente como parte dos fluxos de trabalho diários?
3. Gestão e integração: o software oferece ferramentas de gestão integradas aos recursos clínicos?
4. Segurança e acesso: quão segura é a plataforma e com que facilidade é possível acessá-la?

Recursos clínicos: esta solução de software ajuda a oferecer um ótimo atendimento ao paciente?

A primeira coisa a avaliar é o que o software pode fazer e como ele funciona. Obviamente, essa é uma parte crítica do seu processo de decisão, porque sem ela você tem um software que não atende às suas necessidades.

Procure recursos como:

• Prontuário eletrônico simples e prático
• Formulários personalizados para sua especialidade médica
• CID-10 integrada
• Prescrição eletrônica com assinatura digital
• Emissão fácil de guias médicas para exames e procedimentos
• Telemedicina integrada
• Busca avançada de dados no prontuário
• Anexo de imagens e arquivos diversos ao prontuário
• Agenda eletrônica completa
• Lembretes de compromisso automáticos
• Confirmação de consultas por SMS
• Agendamento online integrado à agenda

Além destes recursos, pense em quaisquer outros que sejam importantes para você e para o fluxo de trabalho do seu consultório, cuja ausência em um software seria um fator decisivo para não escolhê-lo.

Usabilidade: médicos e equipe conseguem usar o software facilmente como parte dos fluxos de trabalho diários?

A usabilidade do software médico se resume a uma pergunta: seremos capazes de integrar isso imediatamente em nosso consultório? Todos os softwares exigirão algum nível de implementação e adaptação, mas a solução certa deve se encaixar imediatamente em seus fluxos de trabalho clínicos e operacionais atuais, além de ser fácil de aprender e usar.

Softwares que são ineficientes:

• Aumentam o “tempo de computador” improdutivo para o médico e a equipe
• Afetam negativamente o moral e a satisfação no trabalho em seu consultório
• Contribuem para o burnout de médicos e equipe
• Levam a piores resultados do paciente

Em vez disso, procure um software médico que seja:

Simples

Um sistema mais complexo, com detalhes e etapas demais, nem sempre é o melhor. O software médico que fornece soluções diretas e práticas de usar, com base nas necessidades de seu consultório e dos pacientes, deve ser uma prioridade.

Intuitivo

Um software bem projetado tem uma interface e uma experiência do usuário intuitivas. Cada clique deve fazer sentido e ser fácil de encontrar, e os médicos ou equipe não devem consultar manuais de instruções ou recursos de ajuda para tarefas diárias. A melhor opção é um software médico desenvolvido por uma empresa experiente na área médica e a partir de informações e sugestões de médicos reais, não apenas desenvolvedores de software.

Eficiente

Evite sistemas ineficientes com cliques extras, janelas desnecessárias ou navegação difícil. O melhor software minimiza a carga cognitiva organizando as tarefas na ordem em que você as executa e exibindo de modo inteligente as informações necessárias para a(s) tarefa(s) em questão. O software eficiente também maximiza o tempo face a face com os pacientes.

Móvel

Não é incomum que os médicos precisem prestar atendimento fora do expediente e fora do consultório, e com a telemedicina essa prática se tornou ainda mais comum. Ter mobilidade para acesso a todos os seus registros clínicos, bem como recursos de atendimento remoto, como agendamento online e telemedicina, pode fazer a diferença entre manter ou perder pacientes.

Gestão e integração: o software oferece ferramentas de gestão integradas aos recursos clínicos?

Existem muitos fornecedores de software médico para escolher hoje, e muitos focam apenas na parte clínica, se limitando ao prontuário eletrônico e algumas vezes agenda médica. Escolher inicialmente um sistema voltado apenas para a parte clínica e depois buscar outras soluções para a parte administrativa pode trazer problemas de integração, gerando ineficiências no fluxo de trabalho.

Uma solução de software totalmente integrada sempre será a melhor opção. As funcionalidades, quando projetadas para funcionarem perfeitamente juntas, podem melhorar o fluxo de informações, trazer mais agilidade e reduzir o risco de erros no registro de dados ou no processo de faturamento.

Você deve ter em mente as ferramentas de gestão que pretende utilizar em seu consultório, como controle financeiro e plataforma de comunicação, e buscar por um software médico completo que as ofereça de modo integrado aos demais recursos, centralizando todo o fluxo de trabalho do consultório, clínico e administrativo, em uma única solução.

Segurança e acesso: quão segura é a plataforma e com que facilidade é possível acessá-la?

A segurança cibernética é um dos tópicos mais importantes na área de saúde atualmente. Um relatório de 2020 da IBM revelou que as violações de dados de saúde têm os custos mais altos, com US$ 7,1 milhões em média, superando os setores de energia e financeiro. Os ataques de ransomware na área da saúde também aumentaram 21% apenas nos primeiros quatro meses de 2021.

Com isso, a segurança é uma preocupação primordial para as organizações de saúde. Especialistas preveem que os gastos com segurança cibernética na área da saúde serão de US$ 125 bilhões entre 2020 e 2025. Para consultórios menores, o custo de contratar uma equipe interna de especialistas em TI e segurança cibernética para combater essas ameaças crescentes geralmente está fora de alcance. Mas isso pode colocar esses consultórios em maior risco de violação de dados.

Escolher o fornecedor de software médico certo pode ajudar. Procure empresas que utilizem alto nível de criptografia, oferecendo os mesmos padrões de segurança de instituições bancárias para o acesso web. A empresa deve ainda garantir a você a posse real de seus dados, em seu próprio computador, para que possa fazer backup em mídia física e ter a certeza de que, mesmo em qualquer eventualidade, não perderá seus dados completamente.

A acessibilidade também é um fator. Você tem basicamente duas opções quando se trata de software:

Baseado em servidor

Um servidor local ou computador em sua clínica hospeda todos os dados do software. Você só pode acessar as informações através de um computador conectado a esse servidor. Você é responsável por manter o(s) servidor(es) em todos os momentos. Quando novas versões são lançadas, é necessário atualizar manualmente o software. Se algo acontecer – como um desastre natural ou invasão – todos os seus dados estarão em risco caso não tenha mantido o backup em dia e em local seguro.

Baseado em nuvem

Os sistemas baseados em nuvem hospedam todos os dados em servidores mantidos pela empresa desenvolvedora do software médico ou, mais provavelmente, em servidores de terceiros (empresas dedicadas a serviços de hospedagem). Você acessa o sistema usando uma interface web e login, para que possa se conectar a partir de qualquer lugar com um dispositivo (desktop, notebook, tablet ou smartphone) e uma conexão com a internet. A empresa mantém seu software atualizado e envia as atualizações automaticamente para que você sempre use a versão mais recente. O backup dos dados é feito em servidores na nuvem e você não tem a posse real dos dados com você.

Uma terceira opção – o software multiplataforma

Tanto o software baseado exclusivamente em servidor quanto o baseado exclusivamente na nuvem apresentam vantagens, mas também desvantagens.

No primeiro modelo, o médico fica preso ao consultório e ao computador onde o software está instalado, sem opção de mobilidade para acessar os dados em outros equipamentos quando precisar.

Já no segundo modelo, o médico fica totalmente dependente da internet e de terceiros para ter acesso aos dados. Se a internet cair, se houver qualquer falha com o sistema por parte da empresa desenvolvedora ou ainda se o servidor utilizado sair do ar, o profissional fica impossibilitado de trabalhar.

A solução para isso é um software multiplataforma, que permita acesso aos dados tanto offline, pelo software instalado no computador, quanto online, através de interface web. Tudo isso mantendo os dados sincronizados independente da forma como esteja acessando! Essa solução garante a performance e independência do uso offline, ao mesmo tempo em que oferece mobilidade para utilizar pela internet a qualquer momento e inclusive no celular ou tablet, combinando o melhor dos dois mundos.

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Juntas, essas quatro características podem guiá-lo para a escolha de um software médico excelente para seu consultório, que suprirá suas necessidades e garantirá praticidade e tranquilidade para sua prática médica.

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