Lista definitiva das funcionalidades vitais que seu software médico deve ter

Escolher o software médico certo para seu consultório é uma decisão importante que não deve ser tomada com pressa ou pouca pesquisa. Uma plataforma médica impacta todos os aspectos do consultório, desde o agendamento até os registros clínicos e a gestão financeira.

Como já abordamos em artigo anterior, é essencial que você adote uma plataforma médica que ofereça funcionalidades completas, e mais do que isso, na qual você possa confiar. Para ajudar em sua decisão na escolha do melhor software médico, preparamos a lista a seguir para discutir as funcionalidades do software médico que são vitais para o funcionamento de seu consultório.

Quais funcionalidades um software para consultórios deve ter?

1. Prontuário eletrônico eficiente
2. Interface inteligente
3. Personalização e flexibilidade do prontuário
4. Agendamento completo
5. Mobilidade e disponibilidade
6. Cadastros auxiliares e emissão de documentos
7. Controle financeiro
8. Site médico
9. Ferramentas de comunicação
10. Suporte técnico excelente e treinamento
11. Segurança e facilidade de backup
12. Constante atualização e inovação

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Prontuário eletrônico eficiente

Um dos principais benefícios de usar um sistema de prontuário eletrônico é o aumento da produtividade que permite fornecer um melhor atendimento ao paciente. O prontuário eficiente deve ter algumas características essenciais e que economizam tempo no dia-a-dia, por exemplo: agilidade no registro dos dados e na emissão de documentos, utilizando macros e modelos prontos salvos na biblioteca do sistema; facilidade de inclusão de imagens e arquivos anexos no prontuário; organização das informações em fichas específicas, que permitem consultar e encontrar dados rapidamente; possibilidade de personalização para adaptar o prontuário às necessidades do médico; acesso fácil ao prontuário através de diferentes dispositivos e em qualquer circunstância.

Interface inteligente

As vantagens de qualquer tecnologia só podem ser totalmente aproveitadas quando a tecnologia em questão é desenvolvida para um uso fácil, simples e intuitivo. Isso vale também para o seu software médico, que deve ter uma interface inteligente e pensada para a praticidade e agilidade. Ela deve garantir que você acesse qualquer funcionalidade com poucos cliques, visualize diversas fichas simultaneamente e de modo organizado e possa inserir os dados em diferentes registros de modo prático.

Personalização e flexibilidade do prontuário

Alguns sistemas médicos se posicionam como feitos para uma determinada especialidade médica, enquanto outros se propõem a atender qualquer especialidade. Mas na realidade, em ambos os casos existem sistemas que não têm a capacidade de se adaptar ao modo como o médico exerce a prática médica. O certo é que o software médico se adapte ao seu modo de trabalho e sua especialidade, e não o contrário.

Portanto, uma característica fundamental que seu software deve ter é flexibilidade e a possibilidade de personalização do prontuário eletrônico para que possa atender às suas necessidades. Isso pode ser feito, por exemplo, através do uso de formulários personalizados, que são criados pelo próprio médico ou baixados de uma biblioteca com milhares de modelos disponíveis, e são então integrados ao prontuário para uso e registro de dados no atendimento ao paciente. Assim, os médicos podem utilizar anamneses específicas de cardiologia, calculadoras próprias para avaliação endócrina, testes para condições psiquiátricas, etc.

Agendamento completo

O agendamento é um dos processos mais importantes na rotina de um consultório e impacta diretamente na experiência dos pacientes. Portanto, as funcionalidades relacionadas ao agendamento e gerenciamentos das consultas precisam oferecer eficiência, organização e produtividade para a recepção e para o fluxo de trabalho da secretária. Isso é alcançado através de ferramentas como: agenda eletrônica simples e ágil, com programação de horários; acompanhamento do status das consultas, mostrando tempo de espera dos pacientes; agendamento online integrado; envio automático de lembretes das consultas por e-mail; confirmação das consultas por SMS; fila de prioridade para adiantamento de consultas; acesso à agenda do consultório offline pelo app de celular; entre outras.

Mobilidade e disponibilidade

Sua plataforma médica deve permitir que você tenha acesso aos seus dados e forneça atendimento ao paciente em diferentes dispositivos e em qualquer circunstância, utilizando o sistema em dispositivos móveis, como iPad e iPhone, e mesmo quando não tiver uma conexão com a internet, para que você não fique preso ao seu consultório e nem dependa de estar online.

Maximizar a mobilidade da sua clínica e a disponibilidade dos dados de seu software significa que você pode cuidar dos pacientes com mais flexibilidade. A mobilidade oferece a capacidade de documentar notas clínicas ao lado do paciente, acessar seus prontuários, solicitar exames laboratoriais e de imagem e enviar prescrições para qualquer lugar, a qualquer hora. Ao mesmo tempo, com a possibilidade de uso do sistema offline e em qualquer equipamento, você não corre o risco de ter seu atendimento no consultório interrompido por uma queda da conexão, por exemplo.

Cadastros auxiliares e emissão de documentos

Os cadastros auxiliares integrados ao prontuário eletrônico facilitam todo o registro de dados e a emissão de documentos para os pacientes. Eles incluem medicamentos e fórmulas que são prescritos, procedimentos e exames que são solicitados e lançados em guias, convênios que são registrados nas fichas e calculados os valores dos serviços, além do uso de CID-10 para diagnósticos e de modelos prontos de textos para facilitar a emissão dos principais documentos médicos.

Utilizando os cadastros auxiliares é fácil, por exemplo, criar uma prescrição importando um modelo pronto da biblioteca e selecionando com poucos cliques os medicamentos a serem incluídos, que já aparecem na receita com as informações padrão. O uso de macro nos modelos prontos agiliza ainda mais, substituindo automaticamente as respectivas macros por informações como data, nome do paciente, etc. no momento em que o documento é salvo e impresso.

Controle financeiro

A centralização de todas as ferramentas que você utiliza em seu consultório, tanto aquelas voltadas para o atendimento médico, quanto aquelas voltadas para a gestão e administração, é um ponto chave para a produtividade. Quando todas as suas ferramentas funcionam em uma única plataforma e trabalham integradas, você ganha muito em termos de tempo e eficiência, e o controle financeiro é uma dessas funcionalidades vitais que traz grandes benefícios quando está inserido em seu software médico.

A integração do controle financeiro permite o lançamento de dados como o valor recebido por consultas e procedimentos diretamente a partir desses registros na agenda ou no prontuário. Outra vantagem é a geração automática de gráficos e estatísticas sobre seu consultório, como convênios mais rentáveis, procedimentos mais realizados, etc., permitindo que você faça análises periódicas para planejar otimizações e mudanças.

Site médico

A presença digital é indispensável atualmente para que os médicos continuem atraindo novos pacientes, e também para fidelizar aqueles que já passaram pelo consultório. Criar um site à primeira vista pode parecer muito complexo e trabalhoso, mas não precisa ser assim. Escolher um software médico que já ofereça para você um site integrado e fácil de usar irá fazer uma grande diferença para o marketing do consultório.

Um site pré-montado têm as vantagens de já estar em um domínio com boa classificação no Google, permitir que você mesmo o edite e personalize escolhendo entre diferentes modelos e que crie os conteúdos das páginas com grande facilidade, apenas compondo e formatando os textos e imagens em um editor, e ainda que integre ferramentas para o paciente, como agendamento online.

Ferramentas de comunicação

Seu software médico deve permitir que você forneça aos pacientes as melhores informações médicas relacionadas às suas consultas e cuidados posteriores. Ele também deve facilitar a comunicação de modo geral, tanto com os pacientes, quanto a comunicação interna do consultório entre médico e secretária.

Você pode fornecer materiais educativos aos pacientes através do envio de e-mails em massa; pode enviar mensagens para pacientes específicos com rapidez através da integração do software com o Whatsapp; pode se comunicar discretamente e com eficiência com a recepção através de um ferramenta profissional de chat interno; a comunicação pré-consulta com os pacientes através de lembretes e confirmações também é essencial para engajá-los em seus cuidados e reduzir as faltas no consultório.

Suporte técnico excelente e treinamento

A empresa desenvolvedora do seu software médico deve fornecer treinamento e suporte para colocar seu sistema em funcionamento e responder a eventuais dúvidas e problemas o mais rápido possível.

Após a aquisição do software, a empresa deve fazer a implantação bem como oferecer treinamento completo para você e para a secretária, para que possam utilizar o sistema aproveitando todas as funcionalidades disponíveis e tendo configuradas todas as integrações necessárias. Um suporte excelente também estará disponível por diferentes canais, como telefone, chat e realizando acesso remoto, e em horários que se adaptem à rotina do médico, com atendimentos estendidos até a parte da noite e aos sábados, por exemplo.

Segurança e facilidade de backup

A garantia de segurança dos dados médicos é talvez a característica mais importante do software médico. A empresa e a tecnologia utilizada devem ser de confiança e o sistema precisa oferecer backup fácil dos dados para garantir a integridade deles em eventuais adversidades.

Um software híbrido, que funcione offline e online, tem a melhor opção de segurança pois seus dados estão em sua posse no computador do consultório, sendo possível realizar backup periódico salvando-os em uma mídia externa, bem como cria também um backup online em nuvem através da sincronização dos dados, oferecendo não apenas uma garantia a mais de segurança, como também possibilitando o acesso aos dados através da web em qualquer computador ou dispositivo móvel.

Constante atualização e inovação

Um software médico excelente é aquele que está continuamente evoluindo em consonância com as constantes evoluções da tecnologia, para oferecer sempre as melhores ferramentas e todas as possibilidades aos médicos. É vital que seu software seja sempre atualizado, recebendo inovações e também melhorias das funcionalidades existentes.

Essas funcionalidades são vitais para consultórios de excelência e que prezam por eficiência, produtividade e o máximo de qualidade na experiência dos pacientes. O investimento em um software médico completo e de confiança é o maior diferencial que seu consultório pode ter.

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