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6 maneiras de organizar sua rotina de emails

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O email é uma das ferramentas mais utilizadas atualmente, sendo mesmo indispensável para se fazer quase qualquer coisa online, de compras a acessos a sites e redes sociais. Também é, ainda, uma das formas de comunicação mais utilizada, principalmente no âmbito profissional.

Para que o email seja seu aliado e não uma armadilha para sua produtividade, veja algumas dicas para organizar a forma como você o utiliza:

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1. Limpar a caixa de entrada

Para começar uma rotina organizada, é necessário que antes você limpe sua caixa de entrada. Apague todos os emails que não forem necessários e se livre dos emails não relacionados ao trabalho, como spams e propagandas. O ideal é que você tenha seu email profissional separado do pessoal, e no profissional crie filtros para que este tipo de mensagem irrelevante não chegue na caixa de entrada.

2. Reservar horário específico para leitura de emails

Deixar o email aberto durante o trabalho pode ser um risco para a produtividade. Cada email que chegar pode interromper o fluxo de produção, ainda que você leve poucos minutos lendo e respondendo. O ideal é reservar momentos específicos para checar os emails e respondê-los, de forma que estes intervalos não façam com que outras atividades sejam interrompidas. Se o fluxo de emails é pequeno, por exemplo, ele pode ser conferido apenas a cada 3 horas. Caso contrário, estabeleça períodos mais curtos, mas que sejam previamente determinados de acordo com suas demais atividades.

3. Não deixar emails sem resolver

Não deixe que sua caixa de entrada se acumule com vários daqueles emails que dizemos que vamos "resolver mais tarde". Se um email pode ser respondido com facilidade, sem demandar muito tempo, responda no momento que ler. Se a resposta for precisar de mais tempo, coloque a mensagem em uma pasta específica e dedique um horário do dia apenas para responder estes emails que pedem maior atenção. Uma boa dica para os emails que não podem ser respondidos imediatamente é criar uma ordem de prioridade, através de diferentes pastas, como "Urgente", "Importante", etc. Lembre-se de sempre que uma mensagem for respondida, apagá-la da pasta. O acúmulo de emails já resolvidos torna mais difícil gerenciar os novos emails.

4. Responder a todos

Caso você não tenha a resposta para um email, ainda assim, não deixe de respondê-lo. Informe à pessoa que enviou a mensagem da situação e do motivo pelo qual não poderá atender à demanda que a mensagem solicita, dando prazos para que possa enviar uma resposta satisfatória. Se você simplesmente ignorar uma mensagem por não ter a resposta no momento, a pessoa provavelmente continuará a mandar emails, enchendo sua caixa de entrada.

5. Resolver com facilidade pelo telefone

Muitas demandas que surgem por email podem ser atendidas em menos de cinco minutos em uma ligação. Se for o caso, esteja aberto ao uso do telefone. Ele pode ser uma solução ágil para a demanda da mensagem recebida e evitará a troca de mais mensagens, que tomariam mais tempo para serem novamente respondidas.

6. Desligar as notificações

Uma das maiores distrações que se pode ter no ambiente de trabalho é o som de notificações sendo recebidas, sejam do email, de redes sociais ou mesmo SMS. Como é difícil controlar o impulso de olhar as notificações ao ouvir o barulho, o foco e a produtividade podem ficar seriamente comprometidos. Manter os alertas desligados durante o horário de trabalho, respeitando os períodos pré-determinados para conferência de emails e mensagens, é a melhor forma de garantir que sua rotina será mais fluida e organizada, sem interrupção de tarefas.

Estamos cada vez mais conectados na sociedade moderna, online 24h por dia. Mas como em tudo na vida, é necessário definir prioridades e organizar uma rotina para que possamos dar nosso melhor em cada uma das atividades que realizamos no nosso dia-a-dia, sendo mais produtivos e alcançando melhores resultados.

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