6 maneiras de manter sua agenda no horário

O dia a dia em um consultório pode ter um ritmo bem aleatório. As necessidades dos pacientes são imprevisíveis, tornando difícil manter uma agenda regular, com todos os horários sendo cumpridos impecavelmente. Ao mesmo tempo que você deve ter uma agenda consistente o suficiente para garantir eficiência, também é necessário que ela tenha certa flexibilidade, de modo a considerar eventuais atrasos e imprevistos que possam ocorrer.

Uma rotina com atrasos e desorganização pode ser estressante para você e sua equipe, além de prejudicial para seus pacientes e a imagem que eles fazem de seu consultório.

Veja abaixo seis ações que podem ser tomadas para organizar melhor seu tempo e garantir uma agenda de atendimentos eficiente.

1. Acompanhe quais os dias de maior problema

Faça anotações dos dias que são mais movimentados e estressantes. Após acumular anotações de algumas semanas, talvez seja possível determinar alguns padrões, como por exemplo, talvez nas sextas você fique sempre mais atrasado que nas segundas, ou o horário logo depois do almoço gere maior nível de estresse do que pela manhã, com maior dificuldade em manter a pontualidade. Prestar atenção a estes padrões é o primeiro passo para ajustar seus hábitos. Ao descobrir o que causa seus atrasos e os momentos de maior demanda, será possível ajustar sua agenda nestes momentos, agendando menos pacientes, por exemplo, ou começando a atender mais cedo.

2. Foque na produtividade

Mudanças demandam tempo e esforço, portanto é recomendável ter paciência consigo mesmo e com os outros quando explorando diferentes opções para melhorar a eficiência. É importante ter a possibilidade de corrigir o curso de ação ao longo do caminho, testando novas estratégias se uma não funciona. Estabeler metas a serem alcançadas é a forma mais fácil de mensurar a eficiência das mudanças adotadas e avaliar seu progresso. Por exemplo, se você instituir um período de 3 a 5 minutos para deixar livre entre consultas, faça anotações sobre como isso melhorou ou piorou a produtividade do seu dia. Desta forma você pode medir objetivamente seu sucesso e se preparar para adotar medidas adicionais.

3. Reduza o número de distrações

Interrupções são uma realidade em consultório médicos, e algumas não são possíveis de evitar. Outras, porém, podem ser postergadas. Checar o celular constantemente, por exemplo, é mais um vício do que uma necessidade, sendo possível estabelecer alguns poucos horários específicos do dia para conferir as notificações recebidas.

Para as interrupções que não podem ser evitadas, tente pelo menos estabelecer horários específicos nos quais não deve ser incomodado, preferencialmente durante os horários de maior movimento do consultório. Qualquer interrupção que surja neste período, deverá aguardar até um momento mais calmo do dia para que receba atenção. Outra opção ainda é separar um ou dois horários no dia para micro reuniões, nas quais você poderá discutir e resolver problemas que surgiram com sua equipe.

4. Monte sua agenda de forma realista

Uma das mais sábias decisões que você pode tomar quanto ao seu consultório é montar uma agenda que seja simples e complemente sua rotina pessoal. Não adianta querer dedicar várias horas ao consultório se isso significa que seus compromissos pessoais ficarão de lado, pois mais cedo ou mais tarde você irá prejudicar a agenda do consultório tentando resolvê-los. Comece analisando seu calendário pessoal e todos os compromissos que terá, para então montar sua agenda do consultório de forma que não sobreponha sua vida pessoal. Não é fácil, mas é imprescindível que se encontre um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

5. Deixe claro suas expectativas

É totalmente possível que você não seja o único responsável pelos atrasos em seu atendimento. Sua equipe também pode acabar tendo boa parcela de responsabilidade por uma agenda desorganizada, seja 'encaixando' pacientes que ligam de última hora, seja chegando atrasados ou faltando ao trabalho, ou mesmo matando tempo enquanto deveriam dar atenção aos pacientes. Converse com toda sua equipe, deixe claro quais são seus objetivos e definam juntos como cada um pode contribuir para que o consultório funcione da forma mais eficiente possível.

6. Relaxe

Aflição gera mais aflição. Sempre que você se achar estressado ou ansioso, acaba criando uma situação de gerar maiores atrasos e consequentemente mais estresse e ansiedade. Só depende de você para diminuir o ritmo, refletir sobre a situação e lidar com ela de uma maneira calma e eficaz. Calma é a chave para a clareza. As pessoas esperam que você, como principal responsável pelo seu consultório, tenha a habilidade de lidar com situações estressantes de uma forma simples. A cada vez que você for bem sucedido em resolver problemas e atrasos calmamente, maior é a confiança que eles depositam em você e na eficiência de seu consultório.

Apesar de todos os seus esforços para manter sua agenda organizada, eventualmente ocorrerão situações que irão causar atrasos no atendimento. Netes caso, veja algumas maneiras para lidar com atrasos no atendimento.

Como escreveu o autor Michael Altshuler, "A má notícia é que o tempo voa. A boa notícia é que você é o piloto". Assuma o controle daquilo que rouba tempo em seu consultório modificando o jeito como você lida com estas situações e assim melhorando a organização do consultório, seu fluxo de atendimento e a satisfação dos pacientes.

A tecnologia pode ser uma grande aliada na organização do consultório, principalmente no gerenciamento da agenda. O HiDoctor® é um software médico com uma agenda completa, desde o simples registro das consultas marcadas até envios de lembretes por email, controle de adiantamentos e confirmação por SMS. Conheça agora o software certo para organizar seu consultório e aumentar sua produtividade.