Como facilitar o atendimento médico e melhorar os resultados do consultório

Através de melhorias inteligentes para aumentar a eficiência do consultório é possível maximizar os resultados, ao mesmo tempo em que se otimiza o tempo de toda a equipe, médico e recepção, e isso tudo enquanto oferece aos pacientes um atendimento excelente.

Com as ferramentas e estratégias certas, o médico é capaz de focar nos cuidados de saúde do paciente, mas garantindo que a gestão do consultório e os processos administrativos estejam funcionando perfeitamente – o segredo para alcançar bons resultados financeiros.

Os pacientes de hoje querem consultas médicas mais fáceis e eficientes. Muitos pacientes ficam frustrados com os longos tempos de espera e as ineficiências de muitos consultórios. Eles sentem que a qualidade do seu atendimento é prejudicada quando os médicos estão sobrecarregados demais para lhes dedicar o tempo que necessitam. Eles querem processos de agendamento mais simples, consultas eficientes e melhor comunicação e engajamento.

Atender às expectativas do paciente é o custo de fazer negócios. Seu consultório pode economizar tempo e dinheiro atendendo às expectativas do paciente. Você pode aprimorar sua capacidade de atender às necessidades dos pacientes em todo o processo de atendimento, desde o agendamento até o acompanhamento pós-consulta, ao empregar as melhores práticas que otimizem os fluxos de trabalho e de atendimento no consultório.

Então, quais são essas melhores práticas e como aplicá-las na rotina do consultório para facilitar o atendimento e melhorar os resultados? Confira!

PASSO 1: Simplifique os processos de agendamento e atendimento e melhore a experiência do paciente

Evite faltas às consultas para economizar tempo e dinheiro

Quando os pacientes não comparecem para uma consulta – ou acham a experiência da visita ao consultório frustrante – sua clínica perde tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que arrisca a lealdade e satisfação do paciente.

Existem duas maneiras fáceis de corrigir esses problemas:

• Simplifique o processo de agendamento
• Use táticas comprovadas para melhorar o engajamento do paciente

É mais fácil do que você imagina conseguir ambos.

Hoje, há ferramentas disponíveis que permitem que seus pacientes agendem suas consultas online com conveniência e praticidade, já preenchendo a ficha cadastral nesse momento, de modo discreto e sem pressa, ao contrário do que ocorre quando o cadastro é feito na recepção do consultório quando o paciente chega para a consulta.

Para a recepção, ao usar uma ferramenta de agendamento online pode-se economizar tempo e aumentar a eficiência. Funcionando integrada à agenda do software médico, a agenda online permite que as solicitações de consulta recebidas sejam gerenciadas em poucos segundos, sem gastar tempo ao telefone com as marcações. A equipe ainda evita a entrada manual de dados para cadastro dos pacientes e os erros resultantes. Também pode-se agilizar as consultas quando os pacientes chegam ao consultório, já que não há necessidade de fazer cadastro, e assim reduzir a frustração, melhorando a satisfação do paciente.

Outra forma de aumentar o engajamento do paciente e reduzir as faltas às consultas é usando ferramentas de comunicação com o paciente. O software médico certo pode ajudar sua equipe a agilizar e automatizar as comunicações, como lembretes de compromissos, confirmações de consultas, lembretes de retorno e acompanhamento, etc. Além disso, você pode interagir com os pacientes da maneira que eles preferirem – via mensagem de texto ou WhatsApp, telefone ou e-mail – levando a pacientes mais felizes, redução da carga sobre a equipe e um processo geral de atendimento mais eficiente.

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Reduza a frustração decorrente da alta carga de trabalho sobre a equipe com eficiência produtiva e planejada

O planejamento cuidadoso do fluxo de atendimento médico desde o agendamento conduz os pacientes de maneira eficaz através das etapas. O bônus de fazer isso bem? Aumentos na produtividade do médico e do consultório.

É possível simplificar e agilizar o fluxo de pacientes e toda a gestão do consultório com o auxílio das ferramentas certas. Inclusive uma ótima forma de maximizar a produtividade atualmente é oferecer teleconsultas.

A parte administrativa do consultório, por exemplo, pode ser facilitada com o uso de ferramentas para emissão prática de guias e faturamento para convênios simples, além de controle financeiro integrado ao software, com geração automática de relatórios, fluxo de caixa completo, etc.

Se você utiliza um excelente software médico, ele será capaz de fornecer todas essas ferramentas para automatizar seu fluxo de trabalho, diminuindo a carga sobre médico e equipe, permitindo então que eles trabalhem em prol de um consultório eficiente e centrado no paciente, alcançando os melhores resultados.

Procure um software com ferramentas que:

• Acompanhem o tempo de espera do paciente e facilitem a comunicação para que o atendimento se inicie o mais rápido possível.
• Permitam que os médicos documentem os dados durante as consultas com eficiência e facilidade, sem tirar o foco do paciente e sem tomar tempo extra para finalizar anotações após a consulta.
• Funcionem integradas para evitar a necessidade de lançamento duplicado de dados em locais diferentes.
• Otimizem o tempo do médico e da equipe através de interface prática e ágil para realizar todas as atividades aproveitando o máximo de automação e performance.

PASSO 2: Melhore a gestão de tempo e reduza as ineficiências no fluxo de trabalho

Atualmente, nenhum médico está livre da possibilidade de burnout, cada vez mais comum entre médicos de diversas especialidades e também entre outros profissionais da área de saúde. Fatores como mudança nos modelos de reembolso, aumento dos custos com educação, demandas de produtividade irrealistas, rápida mudança das tecnologias e expectativas de carreira versus o ambiente de trabalho real contribuem para médicos sobrecarregados, com consequente diminuição da satisfação do paciente e menor qualidade dos atendimentos.

Mas é possível aumentar a satisfação do paciente e da equipe ao encontrar tempo para tratar os pacientes de maneira mais eficaz.

Quando seu consultório automatiza os fluxos de trabalho e se comunica com os pacientes de forma eficaz, todos economizam tempo e evitam a frustração, e os resultados melhoram. Isso pode ser alcançado aproveitando ferramentas de agendamento online e lembretes automáticos, como dito anteriormente, além de oferecer um site médico informativo, possibilidade de teleconsultas e recursos para facilitar a troca de mensagens e o envio de documentos e exames.

Um software médico completo poderá oferecer soluções para ajudá-lo a padronizar e agilizar procedimentos e processos, ao mesmo tempo em que simplifica os fluxos de trabalho. Quando as partes clínica e de gestão do consultório funcionam integradas e centralizadas em uma única ferramenta, pode-se tirar proveito de automações, modelos prontos e alta eficiência, de modo que a rotina do consultório se torna leve e simples, enquanto proporciona a melhor experiência aos pacientes e os engaja em seus cuidados de saúde.

Um site médico pode:

Melhorar a comunicação médico-paciente, direcionando-os para agendamento online com cadastro de dados pessoais, ajudando a reduzir as demandas de entrada de dados, evitando erros resultantes, diminuindo as interrupções da equipe, acelerando o check-in do paciente e já configurando lembretes da consulta. Além disso, o site médico é um meio informativo para orientar os pacientes sobre suas condições, cuidados preventivos e mais, engajando-os em seus cuidados.

O software médico certo pode:

Na parte clínica, pode simplificar o registro de dados e uso do prontuário eletrônico, adaptar os fluxos de trabalho clínicos, utilizar modelos prontos para agilizar a criação e emissão de documentos, economizar o tempo da equipe e reduzir o tempo gasto buscando e acessando dados.

Na parte de gestão, o software poderá criar eficiências de fluxo de trabalho no controle financeiro, incluindo lançamento de dados e geração de relatórios, que resultam em melhorias operacionais e clínicas reais, além de faturamento otimizado.

Assim, em dois passos é possível facilitar todos os processos envolvidos no atendimento médico, de modo a oferecer uma melhor experiência aos pacientes e ao mesmo tempo simplificar e otimizar os fluxos de trabalho no consultório. Com um software médico completo, atualizado e que inclua ferramentas clínicas, de gestão e de comunicação é possível padronizar e automatizar procedimentos e processos, tornando o consultório mais eficiente, engajando os pacientes e assim obtendo os melhores resultados clínicos e financeiros.

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