Home Office é possível para consultórios médicos? Como organizar e manter a produtividade

À medida que o coronavírus (COVID-19) se espalha pelo mundo, empregadores tanto de grandes quanto até de pequenas empresas estão ordenando que os funcionários trabalhem em casa, em um esforço para manter operando e manter as pessoas seguras.

Embora muitos consultórios médicos provavelmente precisem permanecer abertos para ajudar a tratar as pessoas à medida que o vírus continua a se espalhar, essa pandemia também representa uma oportunidade para testar opções de trabalho flexíveis. Por exemplo, muitas tarefas administrativas, como agendamento de consultas, contabilidade e faturamento de convênios, podem ser realizadas com êxito remotamente — mas, até agora, os consultórios médicos têm tido pouco incentivo para tentar o trabalho remoto.

"Houve um avanço orgânico em direção à flexibilidade no local de trabalho, mas não houve motivação para as organizações fazerem o trabalho necessário para que isso realmente acontecesse em larga escala", diz Cali Yost, estrategista de local de trabalho e CEO do Flex+Strategy Group em Madison, NJ. Como o surto de coronavírus continua, tornou-se cada vez mais importante manter a equipe segura enquanto continuando as operações. É uma "oportunidade ideal para experimentar novas maneiras de trabalhar que podem ser necessárias agora, mas que poderiam possivelmente deixá-lo organizado para o sucesso futuro além deste momento", diz Yost^[1].

No Estados Unidos, por exemplo, já existem consultórios que operam quase completamente remotamente há cerca de dois anos. Isso se torna ainda mais fácil em casos como de médicos cirurgiões, que nem sempre têm pacientes para ver todos os dias no consultório, fazendo muitas vezes apenas uma primeira consulta importante e depois já encontrando o paciente no hospital para o procedimento. Os demais trabalhos de agendamento, cobrança e acompanhamento são realizados remotamente.

Incorporando o trabalho remoto

A facilidade de praticar a medicina remotamente depende do tipo de medicina em questão. Pode ser uma opção interessante para cirurgiões, como dito anteriormente, que realizam poucas consultas semanais no espaço do consultório, de modo que manter todos os gastos de aluguel, contas, etc. pode não compensar.

Os médicos que praticam outras especialidades podem precisar estar disponíveis para visitas ao consultório com mais regularidade, de modo que o trabalho remoto se tornaria mais difícil. Mas, ainda que o médico veja pacientes no consultório, a maioria dos outros funcionários da equipe poderiam trabalhar de casa. Por exemplo, muitos softwares de prontuário eletrônico oferecem opções para acesso pela internet e mesmo instalado em outros computadores fora da rede local.

A maioria das políticas de trabalho remoto não são "tudo ou nada". Em vez disso, as políticas que funcionam melhor permitem um híbrido de trabalho remoto, que envolve algumas tarefas que ocorrem pessoalmente enquanto outras são realizadas fora do local. “Pense em quais partes do seu negócio poderiam ser executadas com mais flexibilidade e quais peças precisam ser executadas pessoalmente”, diz Yost. "Então você pode criar um modelo híbrido que funcione para você."

Isso pode significar permitir que alguns funcionários trabalhem remotamente durante a rotação de atribuições no consultório ou poder usar um espaço de atendimento compartilhado para que você possa ver pacientes em determinados dias e trabalhar em casa em outros dias.

Porém, antes de enviar os funcionários para trabalhar em casa, é crucial fornecer um esquema apropriado e seguro para uso das tecnologias necessárias. Qualquer funcionário que vá acessar o software médico deve estar utilizando uma conexão segura com a internet, e claro, os acessos sempre devem ser feitos mediante o uso de senha própria de cada funcionário.

Home office para médicos que utilizam o HiDoctor®

Os usuários de HiDoctor® contam com total disponibilidade do software médico devido à tecnologia de sincronia multiponto. Isso permite que eles usem o software offline instalado em diferentes computadores, que são sincronizados através da nuvem. Ao fazer essa sincronia, isso também permite que o sistema seja acessado online quando houver necessidade. Esse acesso pode ocorrer de qualquer equipamento, seja o notebook em casa, o tablet no hospital, ou o celular na rua, por exemplo.

Essa tecnologia permite então que o médico e a secretária possam acessar o software médico fora do consultório, seja instalando o HiDoctor® no computador de casa ou acessando o sistema online. O médico ainda pode usufruir do aplicativo HiDoctor® Mobile para Android e iOS que permite consultar agenda e prontuários pelo celular ou tablet mesmo sem conexão com a internet.

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Nosso suporte está disponível para ajudar nas configurações necessárias para que médicos e secretárias possam continuar com demandas do consultório trabalhando remotamente, mantendo a assistência aos pacientes durante esse momento de crise devido à COVID-19.

Vale lembrar que o CFM liberou o uso de telemedicina em caráter de excepcionalidade enquanto durar a pandemia, de acordo com regras específicas. Baixe nosso eBook com tudo que precisa saber sobre a telemedicina, suas ramificações, sua regulamentação no Brasil, as vantagens que ela oferece, como realizar teleconsultas, as ferramentas que podem ajudá-lo, e mais.

Dicas para organizar o home office e manter a produtividade

Para alguns, trabalhar em casa pode ser ótimo para conseguir focar, e assim conseguem ser ainda mais produtivos. Para outros, o home office pode aumentar as distrações e tornar difícil realizar todas as tarefas necessárias.

Cada pessoa tem um perfil diferente, mas existem algumas atitudes importantes para qualquer pessoa conseguir manter boa produtividade enquanto trabalhando à distância. Veja a seguir:

Organize seu espaço de trabalho

• Escolha um local da casa para ser seu espaço de trabalho e organize-o de acordo, retirando os objetos excessivos, as bagunças e dando uma boa limpeza geral.
• Mantenha os itens que serão necessários ao seu trabalho próximos, para não precisar buscá-los a todo momento. Da mesma forma, guarde em outros locais tudo aquilo que não for necessário, para ajudar a manter o foco no trabalho.
• Garanta que o local tenha boa iluminação. Preferencialmente é ideal que tenha luz natural, mas caso não seja possível, coloque luminárias a mais se for necessário para que tenha luz suficiente para trabalhar.
• O ideal é que o ambiente de trabalho seja longe de distrações como barulho, outras pessoas, etc. Um ambiente calmo e sem interrupções ajuda muito para a concentração.

Mantenha o profissionalismo

• Independente de estar na sua casa, vista-se adequadamente como se estivesse indo para o consultório normalmente. Isso ajuda a colocar o cérebro no ‘modo trabalho’.
• Esteja atento para manter as mesmas regras que segue no local de trabalho quanto a conduta profissional, distrações, etc.
• Organize listas com as tarefas a serem executadas e tente segui-las. Isso ajuda a manter o foco e o nível de produtividade.
• Mantenha contato regular com a equipe do consultório para discutir os assuntos pertinentes.
• Esteja disponível durante o período de trabalho da mesma forma como estaria se estivesse no consultório. Se houver necessidade de se ausentar por qualquer motivo, comunique às demais pessoas da equipe.

Mantenha uma rotina

• Estabeleça e cumpra horários específicos para iniciar e encerrar o expediente, bem como horários para almoço, pausa para o lanche, etc.
• Faça pequenas pausas durante o dia para alongar e refocar a mente quando sentir que está se dispersando.

Cuide de você

• Mantenha uma alimentação saudável. Estar em casa pode levar a uma tendência maior a comer fora dos horários e beliscar guloseimas.
• Faça exercícios diariamente. Ainda que não haja possibilidade de ir à academia nesse momento de pandemia, faça exercícios aeróbicos e utilizando o peso do próprio corpo. É fácil encontrar vídeos na internet com orientações para se exercitar em casa.
• Aproveite o tempo extra livre, que gastaria no trânsito normalmente, por exemplo, para curtir a família, se cuidar, relaxar, estudar, etc.

Trabalho remoto: uma solução a longo prazo?

Aproveitar esta oportunidade atual para experimentar novas maneiras de trabalhar pode valer a pena no futuro. Você não apenas estará preparado para a próxima crise, como também poderá diminuir os custos com o consultório, ter uma equipe preparada para lidar de modo produtivo com o trabalho flexível e fornecer um atendimento ainda melhor aos pacientes.

A capacidade de trabalhar com flexibilidade permite que os médicos se ajustem às necessidades e expectativas dos pacientes, além de alcançar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Tomar medidas agora para acomodar o trabalho remoto pode manter os funcionários seguros e ajudar a retardar a disseminação da COVID-19. Mas os médicos podem descobrir que a capacidade de trabalhar com mais flexibilidade oferece benefícios que valem a pena ser mantidos, mesmo após a crise atual ter diminuído.

 

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