Descubra as ferramentas essenciais para a recepção do consultório médico

São muitas as funções que a secretária desempenha na recepção de um consultório ou clínica médica, e a eficiência com a qual cada uma dessas funções é executada tem grande impacto na satisfação dos pacientes e na produtividade do estabelecimento.

Dessa forma, oferecer à secretária as melhores ferramentas para realizar suas atividades no dia a dia significa garantir os melhores resultados para os pacientes e para o consultório.

Veja algumas ferramentas essenciais para a eficiência e produtividade da recepção:

Agenda eletrônica

A agenda médica é a base de toda a rotina da secretária. Uma agenda eletrônica completa, que permita o gerenciamento prático dos compromissos, torna todo o processo de marcações, remarcações, mudanças de horários, etc. muito mais simples e fluido.

Outra vantagem é a melhor visualização dos agendamentos devido à organização que uma agenda eletrônica proporciona, através de programação dos horários para diferentes tipos de compromissos, informação de status dos agendamentos, cálculo de tempo de espera, entre outras funcionalidades muito úteis.

Confirmações de consultas

A confirmação das consultas agendadas tem grande importância para evitar faltas inesperadas que deixam um buraco na agenda do consultório, porém pode ser uma tarefa trabalhosa se a secretária a executa através do telefone. Este modelo demanda tempo e pode não ser o mais efetivo, uma vez que muitos pacientes podem não estar disponíveis para atender o telefone no momento da ligação.

Uma ferramenta que automatiza esse processo, enviando mensagens de confirmação da consulta por SMS, proporciona o melhor custo-benefício para confirmar as consultas e diminuir o número de faltas, sem sobrecarregar a secretária.

Esse modelo, quando funciona integrado à agenda eletrônica, pode com poucos cliques disparar mensagem para todos os pacientes do dia com os dados de cada compromisso e solicitando a confirmação. O paciente visualiza a mensagem e confirma a consulta com facilidade através de um link, e a resposta da confirmação aparece diretamente na agenda médica, marcando o compromisso como confirmado ou indicando que há solicitação de remarcação.

Lembretes automáticos

Toda ferramenta para automatizar tarefas é sempre uma boa opção, permitindo que a secretária gaste menos tempo com atividade mecânicas e possa dedicar sua atenção aos pacientes. O envio de lembretes automáticos dos compromissos por e-mail ajuda os pacientes a se lembrarem do dia e horário da consulta, principalmente em casos quando o agendamento é feito com antecedência. Isso permite que possam avisar antecipadamente caso não possam comparecer, para que o horário seja preenchido com outro paciente.

Os lembretes automáticos também funcionam integrados à agenda eletrônica, de modo que basta que haja um endereço de e-mail informado na ficha do paciente e então será possível configurar para que com determinada antecedência da consulta seja enviada uma mensagem com as informações da data e do horário marcados.

Software médico

O ideal quando falamos do uso de uma agenda eletrônica é que ela funcione integrada a um software médico completo, unificando as informações que a secretária e o médico registram para criar prontuários completos dos pacientes, com todos os dados e histórico dos atendimentos.

Com um software médico a secretária cria o cadastro dos pacientes com agilidade, informando todos os dados pessoais. Quando o paciente entra no consultório, o médico acessa sua ficha que já está criada e pode registrar os dados médicos da consulta no prontuário. Quando um paciente que já tem cadastro retorna ao consultório, com o software é simples para que a secretária confirme se todos os dados continuam os mesmos e possa fazer eventuais correções.

Agendamento online

O agendamento online é uma ferramenta que traz benefícios para todos, médico, secretária e pacientes. Para os pacientes ele é uma alternativa prática de solicitar consultas sem precisar perder tempo ao telefone nem estar dependente do telefone estar desocupado ou o consultório estar em horário de funcionamento. Para o médico, a ferramenta pode atrair mais pacientes, devido à comodidade que oferece e por permitir que o médico seja encontrado facilmente na internet. Enquanto para a secretária o agendamento online alivia a quantidade de ligações no consultório, que muitas vezes interrompem outras tarefas importantes e o atendimento aos pacientes.

O agendamento online funciona integrado à agenda do software médico para permitir que não haja sobreposição de horários, bem como para facilitar que a secretária responda às solicitações, confirmando ou não as consultas. As solicitações realizadas online aparecem diretamente na agenda do software e são respondidas com poucos cliques.

Chat com o médico

Uma ferramenta de chat para comunicação com o médico no consultório é mais do que uma praticidade, também garante a discrição na comunicação. Através da troca de mensagens a secretária informa sobre a chegada de pacientes, pode passar recados e o médico faz solicitações.

É interessante que esta troca de mensagens ocorra em uma ferramenta profissional exclusiva para isso, funcionando apenas entre os funcionários do consultório, de modo que outras conversas pessoais não se misturem nem atrapalhem que a devida atenção seja dada às comunicações internas, o que ocorre quando se utiliza apps padrão de mensagens.

Fluxo de caixa

Em muitas clínicas e consultórios a secretária tem também a função de ajudar no controle financeiro, registrando as entradas e saídas de dinheiro para fazer o fluxo de caixa, principalmente a parte relativa aos valores das consultas pagos pelos pacientes.

Fazer esse registro sem o auxílio de uma ferramenta adequada é trabalhoso e também aumenta as chances de erros, com registros sendo esquecidos, valores duplicados, etc. A solução ideal é um sistema de controle financeiro integrado à agenda médica, que permite lançamento prático dos valores das consultas e gera automaticamente os dados necessários para o médico acompanhar as finanças do consultório.

Investindo na recepção do consultório ou clínica para incorporar as ferramentas certas ao fluxo de trabalho é possível alcançar muito mais eficiência e produtividade, garantindo excelência no atendimento e resultados cada vez melhores.

O HiDoctor® oferece todas essas ferrametnas e muito mais pois é a única plataforma médica completa para seu consultório, com mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de tecnologias para a área médica.