Sazonalidade no consultório

Oportunidades de venda sazonais no varejo são bem conhecidas: férias de inverno, volta às aulas, dia das mães, etc. Pode não parecer à primeira vista que a ideia se aplica também no mundo dos consultórios médicos — afinal, muitos médicos nem sequer pensam em si mesmos como “vendendo” alguma coisa. Mas existem fluxos e refluxos no volume de consultas em um consultório médico que estão conectados a eventos previsíveis. Se houver um planejamento prévio para estes eventos, é possível aproveitar ao máximo as temporadas financeiramente — e também atender melhor os pacientes.

Neste momento, por exemplo, estamos bem no meio de um ponto de transição para muitos consultórios. O inverno acabou, o que pode diminuir o volume de consultas para muitos médicos. Mas com a chegada da primavera e proximidade com o verão, especialidades como Alergia e Endocrinologia, por exemplo, podem ver um número maior de pacientes fazendo agendamentos.

Os altos e baixos da sazonalidade contribuem para o estresse e a complexidade da gestão de um consultório. Mas como algumas tendências cíclicas são previsíveis, você pode planejar com antecedência, tanto para capitalizar as oportunidades quanto para reduzir o estresse das estações mais lentas. Veja algumas idéias para aproveitar ao máximo os períodos previsíveis de alta e baixa demanda:

Estabeleça o hábito de pensar adiante — e se comunicar cedo

Em muitos consultórios médicos, uma situação que se observa é que os pacientes deixam o agendamento de consultas preventivas ou de acompanhamento para o último momento, e muitas vezes em períodos que o consultório está com alta demanda, o que dificulta o atendimento em curto prazo.

Por isso é importante saber quais são seus períodos de baixa e comunicar-se cedo com os pacientes incentivando que realizem o agendamento de consultas preventivas para estas épocas de menos movimento, de modo que poderão ser mais prontamente atendidos.

Para alertar os pacientes sobre quando seus horários estarão mais difíceis ou mais tranquilos, considere postar uma mensagem em seu site e mídia social e/ou enviar aviso por e-mail.

Defina os limites de férias claramente

Aproveite os períodos de baixa para tirar suas próprias férias e dar férias à equipe. Estabelecendo estes prazos você se certifica que não perderá oportunidades por estar ausente ou com equipe reduzida em períodos de alta procura.

Tire vantagens dos períodos mais lentos

Sabendo a época em que ocorre menor demanda de consultas, programe-se financeiramente para ter verba disponível para cobrir todas as despesas deste período.

Com as finanças cobertas, você pode transformar o tempo livre no consultório em uma vantagem. Aproveite para abordar projetos estratégicos que não recebem atenção suficiente quando você está mais ocupado. Faça análises de desempenho, se planeje para os próximos meses, adote mudanças em processos, implante projetos de marketing e faça reformas necessárias.

Promova os benefícios de um consultório menos ocupado

Ao se comunicar cedo com os pacientes tentando atraí-los para agendar as consultas preventivas em períodos de menor movimento, aborde isso como um benefício, destacando como será possível atender ao paciente com maior prontidão, sem longo tempo de espera até a próxima data disponível, bem como dedicar maior atenção.

A chave para tirar proveito da sazonalidade, ao invés de sofrer com ela, é conhecer seu consultório, fazendo análises regulares que permitam prever como será seu fluxo de pacientes ao longo do ano, podendo então tomar medidas antecipadas que garantam sossego para sua prática médica o ano inteiro.