Reuniões no consultório: use-as para promover sugestões e aumentar a produtividade

Seu consultório tem reuniões trimestrais, mensais ou mesmo semanais? O quão efetivas são essas reuniões? Sua equipe faz estas reuniões apenas por fazer ou realmente decisões sendo tomadas?

Veja algumas dicas para garantir que suas reuniões sejam produtivas:

Forme times

Em consultórios pequenos não faz muito sentido, mas caso seu consultório ou clínica tenha uma equipe maior, pode ser interessante criar times de acordo com áreas importantes. Alguns exemplos incluem recepção, agendamentos, administração, etc.

Defina o dia e a hora da reunião de cada time. Instale um quadro de sugestões - um quadro branco grande - na sala de reuniões e deixe anotado nele os horários definidos. Incentive as pessoas a participarem também de times nos quais têm interesse, além de seu time de trabalho. Desafie todos a pensarem não apenas nos problemas que ocorrem no dia a dia e podem ser melhorados em suas respectivas áreas, mas em todos os aspectos do consultório, compartilhando ideias e sugestões que tiverem.

Incentive a equipe a definir os tópicos da reunião

As melhores reuniões cobrem tópicos nos quais os próprios participantes estão interessados, ou pelo menos reconhecem quão importantes os tópicos são para o sucesso do consultório e, por extensão, para suas carreiras.

Quando os membros da equipe estão engajados na melhoria do fluxo de trabalho ou no desenvolvimento de políticas, eles são mais propensos a seguir o processo ou política interna e têm maior satisfação no trabalho. Incentive para que a equipe defina tópicos a serem discutidos nas reuniões escrevendo-os no quadro de sugestões, na parte referente a cada time. É interessante que as pessoas identifiquem de quem foi cada sugestão, desta forma durante a reunião cada um pode:

• Explicar os detalhes e nuances do problema.
• Propor soluções.
• Receber o devido reconhecimento da gerência por trazer à tona o tópico e possíveis soluções.

A participação da equipe com sugestões capacita as pessoas para que proponham soluções e provavelmente reduzirá negatividade e reclamações no ambiente de trabalho. Priorize tópicos na reunião para controlar o tempo e não deixá-la se estender demais, porém garanta aos membros da equipe que os tópicos com menor prioridade foram notados e também serão discutidos na próxima reunião.

Facilite e controle a reunião

Cada reunião deve ter um líder designado ou facilitador, que distribui a agenda para os participantes antes da reunião. Times maiores podem considerar uma rotação desta função entre os membros para assegurar que todos se envolvam na responsabilidade e assim criar adesão ao processo.

O facilitador deve preparar a agenda antes do início da reunião selecionando os tópicos do quadro de sugestões. Uma agenda padrão pode incluir os seguintes tópicos:

• Faça acompanhamento do que foi feito sobre os tópicos discutidos na última reunião.
• Apresente os tópicos do dia.
• Discuta o objetivo a ser atingido ao final da reunião (definição de um problema, um plano de ação, tomada de decisão, etc).
• Definir os próximos passos e o que será cobrado na próxima reunião.
• Finalizar - informar dia e horário da próxima reunião e o que já tem definido na agenda.

O facilitador controla a discussão e deve garantir que todos os envolvidos tenham chance de dar suas opiniões. Para evitar "dominadores de reuniões", faça perguntas àquelas pessoas mais tímidas mas que podem ter boas ideias a compartilhar.

As reuniões devem começar e acabar nos horários previstos para demonstrar eficiência e a importância da gestão de tempo.

Acompanhamento

Melhorias sugeridas em reunião são perdidas se nos próximos encontros não é feito um acompanhamento das sugestões e atitudes tomadas quanto a elas. O facilitador deve distribuir o tempo da reunião de modo a acomodar avisos, pontos principais de discussão e decisões. Separe alguns minutos para avisar os itens que serão cobrados na próxima reunião, incluindo quem é o responsável por cada tarefa e a data que se espera que estejam concluídas. Indivíduos são mais propensos a concluir as tarefas no tempo determinado quando é esperado que eles forneçam uma atualização na próxima reunião.

Avalie e elimine a redundância

Conforme o consultório cresce e muda, o calendário de reuniões definido deve ser revisto periodicamente e ajustado para eliminar redundância e reduzir o consumo de tempo e esforço de funcionários e gerência.

Se inicialmente, por exemplo, era necessário uma reunião por semana para manter acompanhamento das mudanças a serem feitas, com o tempo pode ser que baste uma reunião quinzenal ou mensal. Desenvolva uma lista de todas as reuniões que são realizadas, incluindo o propósito de cada uma, participantes, duração e quando ocorrem. Revise os seguintes pontos:

• Os tópicos das reuniões estão servindo o propóstio esperado e beneficiando funcionários, o consultório, os pacientes e suas famílias?
• Os tópicos de diferentes reuniões se sobrepõem? Há oportunidade de junção destas reuniões?
• As pessoas apropriadas estão participando?
• A frequência e duração das reuniões precisam ser ajustadas?
• Há cancelamento frequente de reuniões? Estas reuniões talvez precisem ser incorporadas a outras ou mesmo eliminadas.

Com uma simples preparação, organização e estrutura, as reuniões de seu consultório serão eventos atrativos e produtivos que sua equipe não irá querer perder.

 

FONTE: Physicians Practice, publicação online de 23 de junho de 2016.