Como escolher uma boa secretária para o meu consultório?

A secretária é o cartão de visitas do consultório. O primeiro contato que o paciente terá será com ela, no momento da marcação da consulta, por isso é essencial que o serviço prestado seja de excelência, deixando uma boa primeira impressão.

Algumas habilidades básicas que devem ser observadas em uma secretária são:

• Organização
• Natureza amigável e acolhedora
• Boa capacidade de comunicação com diferentes tipos de pessoas
• Disponibilidade para esclarecimentos ao paciente e ao seu acompanhante, com paciência e garantindo que as informações sejam compreendidas
• Boas noções de informática, registro de dados e administração
• Precisão e atenção aos detalhes, principalmente na coleta de dados dos pacientes
• Habilidade para trabalhar como parte de um time
• Capacidade de tomar decisões e iniciativa
• Tato, diplomacia e ética ao lidar com informações sensíveis e confidenciais
• Capacidade de trabalhar sob pressão e se manter calma em situações de estresse
• Profissionalismo
• Aparência sempre bem apresentável

Mas como encontrar uma secretária que apresente estas características?

Analise com cuidado

Considere quanta experiência será necessário que a secretária tenha para que ela consiga dar conta das tarefas e responsabilidades que lhe serão designadas.

Além de checar as referências da candidata dada pelos seus últimos empregadores, faça perguntas sobre como ela reagiria em determinadas situações, por exemplo se tivesse que lidar com um paciente insatisfeito que chega causando tumulto no consultório, ou se precisasse com rapidez reagendar todos os pacientes de um dia enquanto lidando com novas solicitações de consulta.

As respostas recebidas e a confiança que a candidata apresenta para lidar com essas situações podem ser uma excelente análise da experiência que possui.

 

Mas de nada adianta encontrar uma excelente secretária se ela não permanecer no cargo por muito tempo. Trocas constantes de secretária podem afetar os pacientes, que se acostumam a lidar com aquela pessoa, e sempre demandam tempo para adaptação e treinamento da nova funcionária, comprometendo o funcionamento eficiente do consultório.

Claro que muitos fatores estão envolvidos no motivo de uma secretária resolver sair de seu consultório, e vários deles fogem ao seu controle. Mas em algumas situações é possível que você previna a saída de uma funcionária com algumas atitudes simples adotadas logo na contratação:

Seja claro sobre o que você espera

É indispensável que você deixe claro os requisitos e responsabilidades da vaga, como experiência mínima, horário de trabalho, atividades que serão realizadas, benefícios oferecidos, etc. Uma secretária que descobre que o trabalho não é exatamente aquilo que havia sido descrito vai facilmente ficar frustrada e assim considerar outras oportunidades.

Também é mais difícil para ela priorizar as responsabilidades se não sabe claramente desde o início tudo aquilo que deve ser feito. Não deixe para falar sobre as atividades a serem realizadas apenas quando você precisar que elas efetivamente sejam feitas. Uma descrição de responsabilidades longa e completa, informando habilidades necessárias para a realização de cada uma, é a melhor forma de garantir que a candidata saiba exatamente o que será esperado dela caso consiga a vaga.

Dê feedback

Dê retorno à secretária sobre seu desempenho e o que você pensa do trabalho dela. A parte mais importante do feedback é que ele permite que o médico e a secretária estejam na mesma página, identificando de comum acordo aquilo que está bom e aquilo que pode melhorar. Também é importante para a secretária que seu trabalho seja notado, portanto fique atento para dar este tipo de retorno, elogiando atividades bem feitas, por exemplo, sempre que possível.

Treinamentos e oportunidades

Outro ponto crítico é o treinamento contínuo. Garanta que sua equipe continue sempre se aperfeiçoando e expandindo os conhecimentos. Nada mais motivador que enviá-los para seminários e palestras. Além de garantir um funcionário satisfeito, quanto mais eles aprimoram suas habilidades, melhor seus pacientes serão atendidos.

 

Por fim, e mais importante, trate sempre bem seus funcionários. Uma secretária de mau humor ou estressada inevitavelmente passará isso para os pacientes, além de deixar o ambiente de trabalho desagradável. Respeite seus funcionários e resolva quaisquer problemas que surgirem com paciência e educação.