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8 dicas para escolher a secretária perfeita para seu consultório

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No momento de escolher uma secretária para o consultório, vários são os fatores que devem ser levados em consideração. A secretária é o primeiro contato de novos pacientes com o consultório, além de ser a responsável por manter toda a rotina funcionando com fluidez. Mais do que simplesmente prestar um bom atendimento, ela deve ter boas habilidades organizacionais e deve estar em sintonia com os objetivos que você envisiona para o consultório, sendo necessário, portanto, levar em conta também características que atendam a algumas demandas específicas suas.

Além da definição das características que deseja para a secretária, existe ainda o próprio processo de busca e contratação que pode ser trabalhoso e complicado.

8 dicas para escolher a secretária perfeita para seu consultório

Para ajudar em todo este processo de escolha, separamos 8 dicas para você:

1. Considere a personalidade e o temperamento

Ao entrevistar candidatos, é importante prestar atenção à personalidade e ao temperamento. Uma secretária deve ser uma pessoa que saiba lidar bem com outras pessoas e goste disso, especialmente em relação a pacientes. Se seu consultório é focado na satisfação do paciente, no bom atendimento e prestação de cuidados, é importante que a secretária tenha uma personalidade amigável, acolhedora e que demonstre empatia.

De acordo com a cultura de seu consultório, outras características podem ser importantes, mas atentar à sociabilidade e tranquilidade são fundamentais para profissionais que lidam com público, principalmente em situações mais delicadas como é o atendimento de saúde.

2. Seja claro na descrição da função

Tanto no anúncio da vaga quanto no momento da entrevista, seja sempre claro ao descrever as tarefas que espera que a secretária execute nesta posição. Isto evita que a candidata seja surpreendida pela função ao requerer tarefas as quais ela não esperava, o que pode ocasionar desistência e significar que você deve começar o processo todo novamente. Antes de realizar uma contratação, certifique-se de que a pessoa esteja ciente das atribuições e responsabilidades e de que possui condições para executá-las.

Além disso, você também deve estar ciente se as responsabilidades designadas para a vaga são coerentes. Se por exemplo você requer que a secretária auxilie em algumas tarefas médicas, é o caso de avaliar se isto realmente deve ser designado à secretária ou se na verdade você necessita de algum outro profissional no consultório, como um médico assistente, técnico ou enfermeiro.

3. Anuncie a vaga online

Esta é uma boa maneira de alcançar um maior número de pessoas, tendo assim mais opções no momento da escolha. Porém, é importante escolher os locais online onde irá postar a vaga. Dê preferência a websites específicos para vagas na área de saúde, onde a maioria das pessoas já voltadas para esta área estarão procurando por vagas. Sites de vagas em geral podem fazer com que muitas pessoas sem experiência e fora do perfil procurado se candidatem, dando mais trabalho para selecionar aqueles currículos que realmente devem ser considerados.

4. Considere contratar um recrutador especializado

O processo de contratação de uma secretária exige certa dedicação e tempo, tanto para esperar pelas candidaturas, analisar os currículos e realizar entrevistas. Principalmente considerando que muitas candidaturas devem ser recebidas, um bom tempo será gasto apenas fazendo a seleção inicial.

Se você acredita que não possui o tempo necessário para dedicar a esta tarefa de modo que lhe permita realizar uma boa seleção, pode ser o caso de considerar os serviços de um recrutador. Esta pessoa ficaria responsável pela divulgação e uma primeira seleção, repassando para você uma lista mais seletiva e já com candidatos em potencial para a vaga, para que aí então você participe da etapa de entrevista e possa escolher aquela pessoa que melhor corresponde às suas expectativas. Se você nunca fez uma contratação antes, um recrutador também pode ser interessante para lhe orientar sobre o que observar ao fazer sua escolha.

5. Atraia os candidatos certos

Procure passar a imagem correta de seu consultório, deixando claro qual seu perfil e os valores pelos quais preza, o que espera da secretária em questões de colaboração, participação e proatividade. Enalteça as qualidades e vantagens do consultório para que os candidatos se sintam motivados a conseguir a vaga, mas estando cientes de que de fato se encaixam no perfil esperado.

6. Comunique suas expectativas por escrito

Todas as características do consultório devem ser comunicadas por escrito – horário de funcionamento, número de pacientes atendidos diariamente, responsabilidades de gerenciamento de pessoas, sistemas utilizados, funcionamento dos processos de atendimento – de modo que as expectativas sejam claras para ambos os lados.

Candidatos devem saber previamente à entrevista qual é a oferta e o que o consultório espera, de modo que a entrevista seja mais uma confirmação, e não um momento para descobrir do que se trata a oportunidade.

Se o consultório ou clínica conta com mais de um sócio, estes devem determinar previamente como será o processo de tomada de decisão sobre o candidato a contratar e qual é o prazo para uma decisão. Sem um processo sequencial e organizado, com boa comunicação entre os envolvidos, a busca por uma secretária pode se estender mais que o necessário e ainda assim não trazer resultados satisfatórios.

7. Ofereça benefícios

Bons funcionários não são assim tão fáceis de encontrar. Tenha em mente que um bom candidato está tentando a vaga não só em seu consultório, mas em outros também. Para garantir que você consiga o melhor profissional, o acordo deve ser vantajoso para ambas as partes. Vá além do básico e ofereça benefícios extra, como vale alimentação, plano odontológico e outros, tornando sua oferta mais interessante.

8. Fique atento às regulações e leis trabalhistas

Se você está abrindo seu primeiro consultório e nunca antes teve experiência com contratação de pessoal, antes de iniciar o processo é importante que você esteja ciente das leis, regulações e todas as formalidades que serão necessárias para a contratação. Escolher um excelente candidato, mas no momento de fechar o acordo não atender às devidas regulações pode fazer você perder uma secretária que seria ideal. Procure um advogado, contador ou outros profissionais para lhe ajudarem nesta questão.

Para tornar o trabalho da secretária ainda mais eficiente, seu consultório deve contar com o melhor software médico, capaz de otimizar os processos, facilitando sua rotina e a da secretária e oferecendo um atendimento ainda melhor aos pacientes. Conheça o HiDoctor e veja todos os benefícios que ele oferece.

 

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