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3 recursos essenciais em um sistema de gestão para consultórios para economizar tempo

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Qual é o maior erro que um consultório médico independente pode cometer ao procurar um novo sistema de gestão de consultórios? Não pesquisar completamente antes de tomar uma decisão final, diz Fred Maher, consultor de transformação da United Physicians, Inc., nos Estados Unidos. "Muitos médicos apenas perguntam a um ou dois colegas sobre sugestões, e é isso", diz ele.

No entanto, a escolha de um sistema de gestão para consultórios é uma das decisões mais importantes que o médico deve tomar e pode influenciar bastante o sucesso dos negócios a curto e longo prazo, diz Maher. Também pode aumentar ou diminuir a produtividade do médico e da equipe. Com um sistema de gestão adequado, a equipe tem acesso a informações na ponta dos dedos – informações que podem ser usadas para atendimento ao paciente de alta qualidade, controle financeiro preciso, relatórios de qualidade e muito mais.

Considere esses três recursos que economizam tempo e que podem fazer uma grande diferença para ajudar os consultórios médicos:

1. Integra-se ao sistema de prontuário eletrônico

Um sistema de gestão de consultórios concentra-se em tarefas administrativas (por exemplo, agendamento, guias, controle financeiro) enquanto o sistema de prontuário eletrônico fornece ferramentas para o registro completo de dados clínicos dos pacientes. No entanto, a integração perfeita entre os dois é fundamental, pois permite aos consultórios reduzir esforços duplicados, minimizar erros de dados e registrar dados financeiros rapidamente em integração com os registros clínicos, diz Maher.

Alguns softwares médicos oferecem uma solução integrada com ferramentas de prontuário eletrônico e de gestão do consultório, mas não são todos, então é preciso estar atento. Escolher uma empresa que desenvolve um software médico completo e com ferramentas totalmente integradas significa menos problemas, mais eficiência e maior produtividade, de modo que o médico e a equipe podem se concentrar no atendimento ao paciente para oferecer a melhor experiência – ao invés de gastar a maior parte do tempo com o gerenciamento de desafios técnicos e com tarefas administrativas repetitivas.

2. Oferece painéis de dados e relatórios

Os painéis de dados são importantes porque fornecem informações em tempo real, sucintas e que podem ser traduzidas em ações, incluindo tendências ao longo do tempo (por exemplo, tendências de receita ou número de pacientes atendidos), diz Maher.

Os painéis que integram dados clínicos e administrativos permitem que os consultórios gerem relatórios e possam analisar os dados periodicamente para identificar tendências, pontos fortes, pontos fracos, e assim buscar melhorias constantemente. Um software médico com um bom sistema de controle financeiro integrado irá gerar os principais painéis e relatórios necessários para o acompanhamento do desempenho de seu consultório.

Quando todos os dados financeiros são devidamente registrados, isso irá permitir que outras estatísticas sejam analisadas a partir disso, como as informações básicas do número de atendimentos mensais, o retorno que cada convênio gera e os que possuem mais pacientes, a taxa de retorno dos pacientes, as fontes de referências com mais indicações, os exames e/ou procedimentos mais realizados, etc.

Todos esses dados podem ser registrados automaticamente quando o sistema de gestão, incluindo controle financeiro, se integra perfeitamente ao prontuário eletrônico. Isso garante que não seja necessário esforço extra para fazer o registro dos dados nem para gerar relatórios, que são criados automaticamente. Com essas informações organizadas de modo prático então, se torna muito mais simples a tarefa do médico de analisar as informações e tomar as atitudes necessárias.

3. A funcionalidade vai além do básico

Analise se o sistema de gestão do consultório também inclui, por exemplo, um site médico, agendamento online, acesso online e offline ao sistema, inclusive aos prontuários e à agenda, app de celular para consulta aos dados com agilidade, biblioteca de textos para gerar documentos com praticidade, anexo de documentos ao prontuário, prescrição eletrônica com assinatura digital, envio de e-mails e Whatsapp aos pacientes, entre outras funcionalidades.

"Você precisa ter todos os recursos e todas as possibilidades se quiser economizar tempo e energia", diz Maher. Ainda que opte por não utilizar todas as ferramentas do software médico, tê-las disponíveis permite que você possa testar e considerar a adoção de cada uma quando surgir a necessidade, sem ter dor de cabeça ou custos adicionais para isso.

Escolhendo sabiamente

Ao escolher um sistema de gestão para o consultório, peça a opinião de sua equipe. Quais são os desafios diários que cada um enfrenta e o que eles esperam que um novo sistema possa abordar ou executar? Essa etapa é essencial para garantir que você escolha um sistema que funcione a longo prazo, sem a necessidade de fazer transições adicionais no futuro.

Maher diz que o gestor precisa se fazer esta pergunta: o que o software fará em última instância pelo consultório? Em outras palavras, que valor acrescentará para o médico, funcionários e pacientes?

Pergunte também: o que há no planejamento do consultório em termos de melhorias ou atualizações no curto e médio prazos? Quais metas o consultório está buscando atingir?

Se a ideia é adotar um software que irá ficar com você por muito tempo, é importante optar por uma empresa desenvolvedora que esteja comprometida com inovações e atualizações constantes de seu software. Não basta escolher um sistema que atenda às suas necessidades atuais, mas nos próximos meses ou anos não acompanhará as inovações, de modo a impedir que você continue evoluindo e alcançando seus objetivos e metas.

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A melhor opção que incluiu todos esses recursos é o software médico HiDoctor®, que oferece uma plataforma médica completa com as mais diversas tecnologias funcionando integradas para otimizar a prestação de cuidados, os fluxos de trabalho e o engajamento do paciente, garantindo ao médico independência em sua prática médica e acesso a todas as possibilidades.

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