Controle financeiro - como os dados podem melhorar o desempenho do consultório

O gerenciamento eficaz de um consultório médico inclui rastrear e relatar os resultados dos pacientes e gerenciar efetivamente o ciclo de receita, além de ficar atento às mudanças do mercado e às oportunidades de crescimento.

Os dados financeiros do consultório são úteis para determinar o que aconteceu financeiramente em um período definido e qual é a posição financeira do consultório naquele momento. No entanto, com algumas modificações, eles também são úteis na gestão do consultório no dia-a-dia.

É um axioma comum nos negócios que o que é medido e relatado é feito. Portanto, a chave para transformar os dados em informações úteis está em analisá-los de modo mais aprofundado, realizando medições e comparações que permitam conhecer melhor seu consultório e desenvolver então estratégias para melhorar o desempenho.

Esta talvez seja a maior importância do controle financeiro do consultório: ir além de manter as contas em dia para oferecer uma visão geral do funcionamento do consultório, que irá orientar a tomada de decisões conscientes e informadas para buscar alcançar as metas que traçou para seu negócio.

O controle financeiro do consultório

Controlar as finanças do consultório é necessário e não precisa ser algo trabalhoso. Aproveitar a tecnologia é a melhor forma de garantir que você tanto terá um controle completo, quanto não precisará gastar tanto tempo para registrar dados e gerar os relatórios necessários. A melhor opção é o uso de um sistema de controle financeiro integrado ao seu software médico.

Com essa integração, os dados dos valores recebidos no consultório, por exemplo, podem ser lançados no sistema de modo prático, bastando 1 clique no registro da consulta que foi realizada, ou da guia que foi gerada sobre um procedimento realizado. Também os lançamentos das despesas do consultório podem ser devidamente programados, com lançamento automático de valores recorrentes, por exemplo. Essas facilidades ajudam para que nenhum valor de receita ou despesa seja esquecido, o que compromete a exatidão do controle financeiro e a respectiva análise dos dados.

Além disso, feitos os lançamentos, o sistema se encarregará de gerar automaticamente relatórios importantes com a análise das despesas e das receitas, e também o fluxo de caixa. São esses relatórios que irão lhe fornecer material para análise, informando convênios mais lucrativos, despesas que podem ser reduzidas, entre muitos outros dados.

A análise dos dados

Com os dados coletados e os relatórios gerados, vem então a parte principal de interpretar o que todas essas informações significam no contexto do desempenho do consultório. Para isso, não basta apenas ver os dados puros e isolados: saber que a receita do convênio X no último mês foi de R$2.000,00 informa algo, mas não conta toda a história. A interpretação do que esse valor significa depende de comparações. Em relação ao mês anterior, esse valor aumentou? E em relação ao mesmo mês no ano anterior, o valor diminuiu? Esse valor representa uma boa receita em relação a outros convênios? E em comparação com a concorrência, o que esse valor significa?

Esse é um exemplo de análise que é válido para todos os demais dados, para investigar como tem sido a evolução de cada um, dos procedimentos que realiza, dos convênios que atende, das despesas com materiais e com contas, etc.

É essa análise comparativa que permitirá identificar o que está dando certo no consultório e merece investimento para que continue assim, bem como o que tem apresentado resultados ruins e merece atenção para que seja dada uma solução.

Para guiar a análise dos dados, pode-se tomar como base os princípios da análise SWOT, que é uma forma de conhecer os pontos fortes e fracos, bem como as oportunidades e ameaças de um negócio. Abordamos anteriormente sobre o uso da análise SWOT em consultórios médicos, inclusive disponibilizando uma planilha para realizá-la. Pode ser interessante conferir esse artigo e usar os conceitos da análise SWOT para analisar também os dados financeiros:

» Como a análise SWOT ajuda na administração do seu consultório

Importante manter sempre em mente durante a análise dos dados suas metas e objetivos. O que você percebeu na análise o coloca no caminho certo para alcançar o que deseja? Ou você precisa repensar algumas coisas e realizar mudanças? Essa parte é fundamental para orientar as estratégias que irá traçar.

Estratégias para melhorias e crescimento

Uma vez que você tenha analisado a fundo os dados, terá uma imagem clara das oportunidades que pode explorar e dos pontos que precisa melhorar. O próximo passo então seria definir estratégias para tal.

As estratégias podem incluir, a título de exemplo, corte de gastos desnecessários para otimizar o faturamento, investimento em divulgação de algum serviço que presta e não está apresentando bons retornos, reorganização da agenda para disponibilizar mais horários para a realização de algum procedimento que esteja trazendo ótimos resultados, etc.

Conhecendo as particularidades do seu consultório e do momento atual em que ele se encontra, será muito mais fácil tomar as decisões necessárias em prol de aumentar a produtividade, a eficiência e assim o desempenho geral e financeiro, se mantendo no caminho para alcançar suas metas e continuar sempre crescendo.

O controle financeiro de seu consultório vai muito além de cuidar apenas da saúde das finanças, ele é uma ferramenta para entender todo o funcionamento do consultório e como funcionam – ou não – as estratégias que implementa. Investir tempo para manter um controle completo e realizar a análise periódica dos dados é indispensável para os médicos que desejam continuar sempre evoluindo em direção ao sucesso.

Contar com um sistema que auxilie no controle financeiro e na geração dos relatórios necessários é a melhor forma de otimizar o tempo e a eficiência, principalmente quando o sistema já funciona integrado ao seu software médico, centralizando toda a gestão do consultório.

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