Estratégias para reduzir os custos organizacionais no consultório médico

Não é mito que os custos possam ser reduzidos nas organizações de saúde, sem comprometer a qualidade dos serviços prestados. Pelo contrário, algumas estratégias que reduzem os custos também permitem aumentar a eficiência ao mesmo tempo.

Veja algumas estratégias que você pode empregar e assim alcançar melhores resultados financeiros e maior produtividade.

Uso da tecnologia de forma integrada e centralizada

Trabalhar com várias ferramentas de diferentes desenvolvedores tende a aumentar os custos.

Mesmo em casos em que algumas dessas ferramentas permitem certa interoperabilidade, isso provavelmente irá gerar mais despesas. Ao invés disso, o ideal é o uso de um sistema médico completo que ofereça todas as ferramentas necessárias funcionando integradas e centralizadas, no mesmo banco de dados. Isso permite reduzir os recursos necessários para utilizar as ferramentas e economiza dinheiro.

Além da economia, a integração total dos dados em um software completo traz diversos benefícios, como a possibilidade de automatizar processos, maior agilidade para acessar os dados, disponibilidade das informações para acesso online ou por app de celular, etc.

Redução da variabilidade em processos e práticas

A variabilidade está inversamente relacionada à eficiência. Quanto mais variável um processo, menos eficiente ele é e mais recursos ele requer.

Você pode economizar custos diminuindo a variabilidade em seus materiais e processos. Usar modelos prontos e padronizados para os documentos que são emitidos com frequência, além de trazer maior organização, economiza tempo no momento de criar e emitir esses documentos.

A padronização em processos, como a confirmação de consultas, também traz economia. Realizando todas as confirmações com envio automático de mensagens de texto, por exemplo, significa uma conta de telefone menor e mais tempo para a secretária realizar outras tarefas importantes, deixando a recepção muito mais eficiente.

Outro exemplo é adotar a prática de já realizar os lançamentos devidos no sistema de controle financeiro sempre que um valor é recebido ou uma despesa é paga. Esse processo é facilitado com uma ferramenta que seja integrada ao software médico, como citado no item anterior, sendo assim mais fácil e automático para fazer lançamentos e não esquecer de contabilizar nenhum valor.

Redução da carga sobre a equipe

Uma equipe sobrecarregada de trabalho será menos produtiva. Atender às motivações de cada um e manter boa comunicação é a chave.

Isso vale tanto para o médico, quanto para a secretária, assistentes, enfermeiras, etc. Quando há uma carga de trabalho excessiva, as pessoas tendem a trabalhar com pior humor, estão mais propensas a cometer erros e perdem a motivação com seu trabalho. No contexto de um consultório ou clínica médica, tudo isso impacta diretamente na qualidade do atendimento oferecido aos pacientes.

É importante que haja comunicação aberta entre todos da equipe, deixando espaço para que as pessoas expressem suas preocupações sobre a carga das tarefas e exponham suas necessidades. Motivar sua equipe e buscar maneiras de otimizar a rotina poderá permitir uma carga de trabalho mais leve, com maior eficiência nas tarefas e maior produtividade geral.

Reduzir a carga não significa que o consultório deverá trabalhar menos, e sim de forma mais inteligente, usando a tecnologia a seu favor para se desenvolver sem prejudicar os colaboradores, nem a qualidade dos serviços prestados.

Importante lembrar ainda que o custo financeiro devido à perda de um funcionário é grande e a minimização da rotatividade de funcionários, combinando as motivações de cada membro da equipe às responsabilidades do trabalho, pode diminuir a rotatividade e, consequentemente, os custos.

Durante qualquer esforço de redução de custos, a comunicação é fundamental. O principal obstáculo para reduzir os custos da organização são mudanças que foram mal executadas pelo gestor. Você precisa ser transparente sobre como as mudanças afetarão seus objetivos e a rotina de cada pessoa envolvida, fornecendo as ferramentas necessárias para que todos possam colaborar e ser parte ativa da mudança.

Quando há boa comunicação e liderança, todos podem caminhar juntos buscando o objetivo comum de crescimento, melhoria do consultório e excelência do atendimento aos pacientes.

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