A gestão do seu consultório médico pode ser ainda mais eficiente

Muitas vezes, mesmo com tudo aparentemente funcionando no consultório, é provável que haja alguns processos e pequenos problemas que poderiam ser melhorados para oferecer experiências ainda melhores aos pacientes.

Você pode e deve explorar ao máximo o uso de ferramentas que visem facilitar as atividades do dia a dia e tornem a gestão do consultório mais eficiente. Em meio à rotina de atendimentos, não é fácil dar conta de tudo que está acontecendo no consultório, mas o uso da tecnologia possibilita que haja maior organização e controle das tarefas, resolvendo problemas relacionados à agenda, registro de dados, fidelização de pacientes, e outros.

Veja abaixo alguns problemas comuns de consultórios médicos que podem ser resolvidos com o uso das ferramentas certas:

Agenda

Já falamos em publicação anterior sobre os principais erros da agenda médica em um consultório. Problemas como desorganização, faltas e dificuldades no agendamento, entre outros, podem ser solucionados com o uso de um sistema com agenda eletrônica, que permita programação dos horários e facilidade para gerenciar os pacientes, seja fazendo marcações, desmarcações ou adiantamentos.

Um bom sistema oferecerá ainda possibilidade de confirmação das consultas por SMS e envio de lembrete por email, que ajudam a reduzir as faltas e podem ser facilmente incorporados à rotina, já que funcionam de modo automatizado.

Também a possibilidade de agendamento online é interessante para facilitar a marcação da consulta pelo paciente, que não precisa lidar com linha de telefone ocupada ou ficar restrito a agendar apenas durante o horário de funcionamento do consultório. Outra vantagem é que com o agendamento online os dados do paciente já chegam preenchidos para a secretária, evitando erros e tornando o cadastro do paciente mais eficiente.

Tempo de espera

Quando ocorrem atrasos que fazem com que os próximos pacientes tenham um maior tempo de espera, normalmente a causa pode estar na programação da agenda ou também no próprio atendimento.

Apesar de ser uma situação mais difícil de controlar, se o tempo de espera for devido a pacientes chegando atrasados ou adiantados, as consequências podem ser amenizadas: a agenda deve ser programada com certa flexibilidade, de modo que pequenos atrasos não afetem muito os próximos atendimentos, e o tempo da consulta pode ser otimizado, para que não leve mais tempo do que o previsto, o que é possível com o uso de um software médico que garanta praticidade e agilidade no registro dos dados no prontuário, na impressão de receitas e em outros processos da consulta.

Insatisfação

Para manter um bom gerenciamento do consultório, é necessário estar atento às opiniões dos pacientes para perceber os erros e saber onde melhorar. Muitas podem ser as causas de insatisfação dos pacientes, mas de modo geral, em sua maioria as reclamações não estão relacionadas com a consulta médica propriamente, e sim com o atendimento pré-consulta, o que pode englobar má comunicação, desorganização, dificuldade de agendamento e atrasos.

Em um consultório informatizado, a tecnologia permite que todos os processos ocorram de forma mais fluida, evitando erros e confusões, tornando o consultório mais organizado e ainda proporcionando mais tempo a toda a equipe para que dedique maior atenção aos pacientes. Como consequência, com certeza haverá menos pacientes insatisfeitos.

Registros dos pacientes

Os dados dos pacientes são o bem de maior importância em seu consultório. Manter os prontuários em papel não é prático nem do ponto de vista de registro dos dados, nem de armazenamento e acesso aos mesmos, além de gerar prontuários mais desorganizados e não oferecer a segurança necessária quanto a perdas e danos aos registros.

Para um gerenciamento eficiente dos prontuários dos pacientes o ideal é o uso de sistema de prontuário eletrônico. O acesso a qualquer dado, de qualquer paciente, pode ser feito em segundos, com apenas alguns cliques; o registro durante a consulta é rápido e ainda facilitado pela busca e inclusão automática de informações como diagnósticos, exames e medicamentos; a segurança dos dados é garantida não apenas por estar armazenado no computador, mas pela facilidade de fazer cópias de segurança para o caso de qualquer eventualidade; os dados são padronizados e registrados em fichas próprias para cada tipo de informação, tornando o prontuário mais organizado. E estas são apenas algumas das vantagens.

Acompanhamento

Uma boa gestão do consultório médico deve ter uma visão voltada para o futuro, com objetivos definidos de crescimento e alcance de metas de qualidade. Deste ponto de vista, é fundamental o trabalho de acompanhamento e manutenção do relacionamento com os pacientes após uma primeira consulta, em um esforço de fidelizá-los.

O modo mais fácil para manter este relacionamento é pelo meio digital, tanto através de envio de emails (como no aniversário, ou lembrando da aproximação da data de retorno) quanto pela presença online, com site, perfil em redes sociais, onde o paciente poderá 'manter contato' acessando e interagindo com conteúdos disponibilizados por você.

Gerenciar um consultório médico não é tarefa tão simples, em meio a consultas e às correrias do dia a dia, mas com o uso das ferramentas certas os processos podem ser facilitados e garantir assim uma gestão ainda mais eficiente, trazendo melhores resultados.

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