Melhore seu atendimento evitando estes erros comuns no gerenciamento da agenda médica

A agenda médica é a base para o bom funcionamento de um consultório. Uma pesquisa recente¹ concluiu que 96% dos pacientes que reclamam do atendimento médico tem sua insatisfação baseada não na consulta em si, mas em problemas no pré-atendimento, como agendamento, má comunicação, desorganização e atrasos excessivos.

Para garantir a satisfação dos pacientes e tornar todo o processo do atendimento médico mais fluido e de mais qualidade, é preciso estar atento a alguns erros comuns que ocorrem no gerenciamento da agenda em consultórios e evitá-los.

Veja quais são esses erros:

Desorganização

Uma agenda organizada significa eficiência na leitura e no registro de informações. Ligar para marcar uma consulta e perder vários minutos no telefone enquanto a secretária tenta encontrar o próximo horário vago pode deixar uma má impressão do consultório logo no primeiro contato. Também é necessária uma boa organização da programação dos horários, de modo a comportar retornos, novos pacientes, emergências, etc.

São muitos os detalhes envolvidos no gerenciamento de uma agenda médica, e caso o modelo utilizado ainda seja uma agenda física, as coisas se complicam mais ainda. Um software com um bom sistema de agendamento é peça-chave nos consultórios eficientes, garantindo organização e consequentemente um atendimento de alta qualidade, graças às várias ferramentas que facilitam as rotinas de agendamento.

Falta de flexibilidade

Na rotina de um consultório médico, muitos imprevistos podem acontecer, sendo atrasos, por exemplo, algo quase inevitável. Pacientes podem atrasar, o que ocasionaria que o médico então atrasasse também um pouco as próximas consultas, gerando um acúmulo difícil de acertar ao longo do dia.

Se a agenda é programada de modo a comportar certa flexibilidade, problemas como este são evitados. As consultas devem ser agendadas já considerando uma margem de imprevistos, de modo que se um atraso de fato ocorre, as demais consultas não são todas afetadas por conta disso.

A flexibilidade da agenda pode ainda ser útil em casos de emergência, quando pacientes ligam solicitando um encaixe. Normalmente este tipo de consulta é mais rápida, de modo que se a agenda possui uma margem extra de tempo, é possível encaixar um paciente para atendimento entre dois horários já agendados, não deixando um paciente na mão em momento de necessidade.

Mal gerenciamento

Além dos pacientes que atrasam, existem ainda as desmarcações de última hora, os pedidos de adiantamento de consulta e inclusive aqueles que simplesmente faltam sem nem mesmo avisar.

Em uma agenda mal gerenciada, essas situações resultam em horários ociosos e pacientes insatisfeitos por não conseguirem atendimento em curto prazo. É necessário estar preparado para lidar com qualquer situação, encontrando alternativas que resolvam o problema. Organizar uma lista de espera de pacientes que necessitam adiantamento, por exemplo, é uma ótima forma de preencher com facilidade um horário vago que apareça. Se há organização, um problema pode ser convertido em um benefício.

Gastos desnecessários

Você já parou para analisar quanto dinheiro pode ter perdido por conta da agenda médica? Aquele paciente que desmarcou e não foi possível preencher o horário a tempo; aquele que esqueceu da consulta e não apareceu; aqueles pacientes perdidos para outro consultório pois não tiveram atendimento satisfatório e desistiram.

É claro que nem sempre será possível resolver todas as situações, mas quando há uma preocupação especial com o agendamento, os problemas são minimizados. Buscar sempre novas formas de melhorar deve ser prioridade. Adote um sistema de confirmação de consultas, por exemplo. Grande parte das faltas são devido a esquecimento. Um simples SMS ou um telefonema podem evitar um paciente perdido.

Analise todas as opções, teste ferramentas e veja aquelas que melhor se adaptam à sua rotina, trazendo um bom custo-benefício. A rentabilidade de seu consultório verá uma grande melhoria.

A melhor solução para organizar o processo de agendamento de seu consultório é investir na tecnologia. Os sistemas médicos tem melhorado cada vez mais, trazendo ferramentas que tornam o consultório mais organizado e eficiente.

 

Referências

1. Pew Research Center, 2015. Health Online 2013. Disponível em http://www.pewinternet.org/files/old-media/Files/Reports/PIP_HealthOnline.pdf - Acesso em: 25 nov. 2016.

 

A agenda inteligente do HiDoctor traz programação de horários, lista de adiantamentos, envio de lembrete automático para os pacientes, confirmação por SMS, programação de horários, entre muitas outras funcionalidades. Conheça o software certo para organizar seu consultório.