Gestão de tempo: organizando seus horários para atendimento e para atividades pessoais

Gestão de tempo é uma das qualidades mais valiosas nos dias de hoje, e algo que tem se tornado cada vez mais difícil de alcançar com a correria do dia a dia, principalmente para médicos, cujo dia está altamente sujeito a imprevistos e situações de emergência.

Um bom gerenciamento de tempo não apenas deixará sua rotina mais simples, mas lhe permitirá uma melhor qualidade de vida, equilibrando sua vida pessoal e profissional e ainda ajudando a evitar o burnout.

Veja nossos artigos: "15 dicas para alcançar equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal" e "Burnout: entenda o que é e como evitar".

Listamos abaixo 6 dicas para gerir melhor seu tempo e assim organizar seus dias:

Horários definidos para os atendimentos

O primeiro passo para que consiga um bom gerenciamento de seu tempo é definir bem quais serão seus horários de atendimento. Não apenas definir um horário para começo e fim do dia, mas considerar realisticamente o tempo que será dedicado a cada consulta, de modo a garantir que não serão agendados mais pacientes do que você pode atender no dia.

Ao estabelecer estes horários, lembre-se de levar em consideração outras atividades que fazem parte de sua rotina, fazendo um planejamento que atenda a todos seus interesses. Também é muito importante fazer de tudo para manter a pontualidade. Imprevistos podem sempre surgir, e claro que uma vez ou outra será necessário abrir exceções em seu planejamento, só não vale deixar que a exceção vire regra e afete seus demais compromissos.

Intervalos e margem de tempo

Pequenos intervalos durante o dia são essenciais tanto para melhorar a qualidade de vida quanto para aumentar sua produtividade. O trabalho ininterrupto por longos períodos de tempo prejudica o foco. Pesquenas pausas de 5 ou 10 minutos para tomar um café, caminhar ou ler um pouco já permitem um descanso e fazem com que você volte às suas atividades com ânimo renovado.

Já quanto à margem de tempo, ela é muito importante de considerar pois pode interferir diretamente no seu planejamento e pontualidade. Não adianta ter seus horários do dia todos organizados se você não considerou por exemplo os tempos de deslocamento, os pequenos intervalos, etc. Leve em consideração todas estas questões, de modo que não interfiram nos horários reservados para atividades específicas. É interessante ainda considerar uma margem a mais de tempo, onde possa acomodar imprevistos, assim eles não bagunçam seu planejamento atrasando o restante dos compromissos.

Agenda organizada

Tenha uma agenda organizada, não apenas do consultório, mas também uma agenda pessoal. Ambas estas agendas devem estar disponíveis para consulta a qualquer momento e passíveis de fácil edição caso seu planejamento precise ser alterado.

Um bom software médico irá lhe oferecer uma agenda eficiente, que pode ser gerenciada por sua secretária para marcações de consultas e ainda assim você tenha acesso fácil em seu smartphone para se manter informado dos horários que tem pacientes agendados.

Lazer também é compromisso

Para garantir que sua qualidade de vida e bem-estar não sejam deixados de lado, é importante assumir uma postura na qual você define e respeita também seus horários de lazer e descanso. Uma forma fácil de desequilibrar suas vidas pessoal e profissional é dar total prioridade ao trabalho e responsabilidades e só ter lazer quando "sobrar" tempo.

Adote um hobby, faça planos em família e cumpra os horários reservados para tais atividades com a mesma responsabilidade que cumpre os horários de seus compromissos. O seu momento de praticar o hobby e ter lazer é a chance que seu corpo e mente têm para relaxar e renovar energias, permitindo que você volte ao trabalho com maior foco e produtividade.

Delegação de tarefas

Para melhor funcionamento da rotina do consultório, deleque tarefas para sua equipe, de modo que não fique sobrecarregado de atividades. Você pode e deve acompanhar todos os processos de seu consultório, mas você não precisa fazer tudo sozinho. Confie em sua equipe e coloque seu foco no atendimento aos pacientes em primeiro lugar.

Prioridades

Na hora de organizar sua agenda, observe a prioridade de cada atividade. Fique atento a prazos e emergências, bem como tempo de realização de cada tarefa, de modo a definir aquelas que merecem atenção mais imediata e quais não tem tanta pressa de realização.

Mas cuidado para não empurrar sempre as tarefas com menor prioridade para fazer em outro momento e acabar não fazendo nunca. Estipule prazos máximos para realização e busque sempre concluir tarefas iniciadas ou pendentes antes de começar outras.

Outro ponto importante é evitar distrações, realmente focando nas tarefas a serem realizadas. Se você tenta fazer várias coisas ao mesmo tempo, ou checa seus emails e redes sociais a cada 10 minutos, você irá demorar muito mais para terminar a atividade que deveria ser o foco no momento. Evite os ladrões da produtividade e aguarde até seus intervalos para olhar notificações recebidas.

Você conhece os 4 principais ladrões da produtividade de médicos? Leia nosso artigo e aprenda a evitá-los!