Os principais erros dos consultórios que não lucram

Como anda a saúde financeira de seu consultório? Se você acha que não está tendo o retorno esperado, é importante analisar quais podem ser as causas por trás da baixa rentabilidade.

Muitos consultórios que começam a perceber lucros abaixo do esperado cometem os mesmos erros. Veja quais são alguns destes principais erros e trace uma estratégia para melhorar estes aspectos:

Má gestão financeira

Grande parte dos profissionais da área de saúde não recebe nenhuma preparação financeira e de gestão antes de começar a atuar na área médica. Porém, estes conhecimentos são indispensáveis para aqueles que querem seguir carreira com um consultório próprio.

Sem um conhecimento financeiro adequado, o resultado é uma má gestão das contas do consultório. Sem um fluxo de caixa organizado, por exemplo, pode haver descontrole dos ganhos e gastos, impossibilitando que haja um planejamento financeiro que já preveja as despesas que o consultório terá nos próximos meses. Sem planejamento, consequentemente, gasta-se mais que o necessário, reduzindo a margem de lucro no final do mês.

Outro erro a ser evitado é misturar as contas pessoais e profissionais. Tenha contas bancárias separadas para cada fim e não misture os gastos. Sem esta clara divisão, fica quase impossível ter um controle financeiro correto do consultório, impossibilitando que sejam feitas análises a fim de sempre melhorar os rendimentos.

Esteja atento também ao valor que cobra por suas consultas. Como você chegou a este valor? Você considerou todos os fatores necessários no momento de definir quanto iria cobrar pelos atendimentos? O valor cobre todos os gastos da consulta ainda deixando uma margem de lucro? Se você não tem certeza, é bom repensar.

Falta de organização

A base do atendimento de excelência está na organização do consultório. Uma rotina desorganizada se reflete em um atendimento ruim aos pacientes. E quando um paciente sai do consultório insatisfeito, não só ele não voltará, mas com certeza irá compartilhar a experiência com familiares e conhecidos, fazendo com que você perca não apenas 1 paciente, mas também vários outros pacientes em potencial, que de outra forma teriam sido recomendados ao seu consultório, ao invés de ouvir uma crítica.

Negligenciar a recepção é um erro que poderá custar caro ao sucesso do consultório. Invista em ferramentas que tornem mais práticas e eficientes as atividades da secretária, de modo que ela consiga dar a devida atenção aos pacientes. É também essencial que os funcionários recebam um bom treinamento, estando aptos a lidar com as mais diversas situações que possam surgir e a resolver os eventuais problemas.

A organização vale não só para os processos de atendimento, mas também para o espaço físico. Cuide para que tudo esteja sempre limpo e arrumado e a decoração seja agradável. Principalmente na sua sala de consultas, evite papéis espalhados, remédios ou equipamentos fora dos devidos lugares, etc.

Mal gerenciamento do agenda

A agenda é o ponto principal que irá garantir a eficiência do consultório. A falta de um bom gerenciamento pode gerar atrasos (com consequente insatisfação dos pacientes), horários ociosos, impossibilidade de realizar encaixes de emergência, entre outros problemas. O que todos estes problemas têm em comum é o fato de que representam perda de tempo e dinheiro para o consultório.

O mal gerenciamento da agenda é um dos erros observados com mais frequência nos consultórios, o que impressiona, já que é também um dos mais simples de resolver. Esqueça o papel e o lápis! Investir em uma boa ferramenta de agendamento eletrônico tornará todos os processos mais simples e organizados, garantindo a eficiência do atendimento.

Os horários ociosos ocasionados por faltas, por exemplo, podem ser reduzidos drasticamente adotando-se uma rotina de confirmação das consultas por SMS, o que ainda economiza o tempo da secretária, já que não precisará ligar um a um para todos os pacientes do dia.

Na programação dos horários, não se esqueça de sempre considerar uma pequena margem de tempo a mais do que realmente dura cada consulta. Desta forma, a agenda fica mais flexível, diminuindo as chances de atraso e permitindo que encaixes sejam feitos, quando necessário, sem que todas as consultas do dia sejam prejudicadas.

Falta de investimento em marketing

Seja investimento financeiro ou simplesmente investimento de tempo, é essencial que o consultório seja divulgado. A saúde de um consultório não pode depender apenas de antigos pacientes, é necessário estar sempre renovando e aumentando a base de pacientes, alcançando mais pessoas, e sem divulgação esta tarefa se torna bem difícil.

Marcar sua presença online é o primeiro passo para ser encontrado. Quando da necessidade de um médico, atualmente a maioria dos pacientes utiliza a pesquisa web antes de agendar uma consulta. Aqueles profissionais que não estiverem presentes, seja com um website, blog ou através de redes sociais, estarão dependentes apenas de recomendações ou catálogos de convênios, se for o caso de atender algum.

Ao começar a investir em marketing, criando sua imagem online e principalmente se for através da disponibilização de conteúdos importantes sobre sua área de atendimento, rapidamente irá notar o aumento no fluxo de pacientes, consequentemente aumentando o faturamento do consultório.

Falta de planejamento

Por fim, é difícil andar pra frente se não se sabe onde está indo. Estabelecer objetivos de curto e longo prazo para o consultório é a chave para o crescimento. Quando se tem metas, é possível fazer um planejamento do que será necessário para alcançá-las. Isto vale não apenas para você, mas para toda a equipe. Funcionários que visualizam um objetivo maior naquilo que fazem se sentem mais motivados. O desafio por si só é um grande impulsionador.

Reflita sobre o que você espera para o seu consultório. Deseja atender uma maior quantidade de pacientes? Deseja focar em um atendimento mais detalhista, com consultas mais longas? Deseja ampliar o consultório? Seja qual for a meta, uma vez estabelecida, você poderá definir claramente as atitudes a adotar para aos poucos caminhar para o futuro que espera.

Cada consultório pode apresentar problemas específicos, necessitando melhorias nas mais diversas áreas. O essencial é fazer uma análise de tudo que poderia ser melhorado, e começar a trabalhar para que as melhorias necessárias ocorram. Com processos mais fluidos e uma rotina mais organizada é natural que os ganhos aumentem.

O uso de um bom software médico pode ser uma ótima alavanca para otimizar a organização e colocá-lo no caminho do sucesso. Conheça o HiDoctor e todas as vantagens que ele pode lhe oferecer.